Management assistent

Vebego; Voerendaal; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon voorzien

Thuiswerkmogelijkheid

Vast contract 28-32 uur per week

Maandsalaris vakantiegeld en eindejaar

Job summary

Vebego zoekt een Management assistent om het Board Support Team te versterken. Je werkt nauw samen met directors en stakeholders en rapporteert aan de Manager Board Support. De rol is 28–32 uur per week met ruimte voor thuiswerken en locatietoeslag.

Je taken omvatten agenda- en mailboxbeheer, actielijsten en projectondersteuning, met aandacht voor vertrouwelijkheid en proactieve communicatie. Hybrid werken en een prettige teamcultuur staan centraal.

Qualifications

• Hoogwaardig HBO-denkniveau met enkele jaren secretariële ervaring.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift; Duits is een plus.
• Goede kennis van Office 365 en affinity met nieuwe technologische ontwikkelingen zoals AI.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en mailboxen; knelpunten signaleren en tijdig handelen.
• Actielijsten bewaken en acties bespreken met stakeholders.
• Ondersteunen van projecten door informatie te verzamelen, structureren en verwerken.
• Organiseren van projectmatige en administratieve activiteiten, reizen en events, met juiste afstemming.
• Zorg voor tijdige, gedetailleerde uitvoering en vertegenwoordig de organisatie waar nodig.

Skills

Nederlandse taal

Engelse taal

Klantgerichtheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretarieel ervaring

Tools

Office 365

Laptop en telefoon

Job description

Werken in een dynamische omgeving waar je elke dag wordt uitgedaagd en blijft groeien? Check.

Een rol waarin je continu schakelt op hoog niveau en impact maakt achter de schermen? Check.

Krijg jij energie van plannen en organiseren, vooruitdenken en het ontzorgen van bestuurders en stakeholders – en houd je moeiteloos overzicht, ook als de druk toeneemt?

Dan is de vacature van Management assistent binnen het Board Support Team van Vebego echt iets voor jou!

Als Management assistent bij Vebego ben jij - samen met je collega’s van het Board Support Team - een onmisbare schakel in de ondersteuning van de Board of Directors en andere stakeholders. Je rapporteert aan de Manager Board Support.

Je takenpakket als Management assistent is breed:

• Je beheert proactief complexe agenda’s en mailboxen, signaleert knelpunten en acteert hier tijdig op. Je anticipeert op wat er speelt en neemt zelf initiatief om zaken te organiseren en af te stemmen, zodat alles soepel en tijdig verloopt.


• Je bewaakt actielijsten voor je stakeholder(s), bespreekt acties en lost op wat kan.


• Je ondersteunt stakeholders bij projecten door informatie te verzamelen, te verwerken en te structureren en diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden op te pakken.


• Samen met je collega’s organiseer je alle voorkomende werkzaamheden, zoals diverse projectmatige en administratieve activiteiten, (buitenlandse) reizen, bijeenkomsten en events. Je zorgt voor een goede voorbereiding en afstemming en betrekt daarbij de juiste stakeholders. Uiteraard worden de werkzaamheden tijdig en tot in detail uitgevoerd.


• Je bent een verbindende schakel en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek in de organisatie terechtkomt, vaak nog voordat hier expliciet om gevraagd wordt.


• Je bewaakt acties, signaleert verbeterpunten en draagt actief bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening, waarbij je ook gebruikmaakt van slimme technologische oplossingen zoals A.I. om het werk efficiënter en effectiever te maken.

Dit bieden we jou

• Direct een vast contract voor 28-32 uur per week, salaris tussen € 2.847,- en € 4.068,- per maand (op basis van 40 uur per week), een maandsalaris vakantiegeld en eindejaarsuitkering, een variabele beloning en een flexibele verlofregeling.


• Vrijheid en zelfstandigheid, korte lijnen, informele werksfeer en fijne collega’s die altijd voor elkaar klaar staan.


• Veel werkplezier (we werken hard, maar vergeten zeker ook niet om te lachen).


• Je krijgt uiteraard een laptop en telefoon ter beschikking.

Daarbij krijg je de flexibiliteit om zowel op locatie als vanuit huis te werken, waarbij natuurlijk alle facilitaire middelen voor een fijne thuiswerkplek worden verzorgd. Het team werkt één keer per week samen vanuit onze locatie in Voerendaal.

Wij zijn Vebego. Met bijna 39.000 collega’s werken wij elke dag aan een betere leef- en werkomgeving. Een omgeving waarin mensen zich thuis voelen en het beste uit zichzelf halen. Wij geven onze medewerkers de ruimte, dagen ze uit hun talenten te ontwikkelen en moedigen ze aan vindingrijk te zijn. Om zo hun beste werk te leveren, met een glimlach op hun gezicht.

Wij leveren schoonmaakdiensten, zorgdiensten, facility management en groenvoorziening aan klanten in onze kernmarkten België, Duitsland, Nederland en Zwitserland. De thuisbasis van Vebego ligt in Voerendaal, Zuid-Limburg, vlakbij de plek waar in 1943 het internationale familiebedrijf zoals we dat vandaag de dag zijn, werd opgericht. Sinds die tijd is er veel veranderd. Maar het voornaamste is gebleven: onze toewijding aan mensen.

Als Management assistent binnen Vebego ben je in staat om op verschillende niveaus te communiceren en je weet wat complex stakeholdermanagement van je vraagt. Je hebt aan een half woord genoeg en houdt nauwlettend in de gaten dat er niets over het hoofd gezien wordt. Als het in jouw handen ligt, wordt het geregeld. Je werkt namelijk gestructureerd, hebt kwaliteit hoog in het vaandel staan en streeft steeds naar een optimale dienstverlening. Hiervoor zet je graag dat extra stapje. Als het nodig is, ben je flexibel beschikbaar (ook wel eens buiten kantoortijden en indien nodig vanuit andere locaties). Jouw enthousiasme en energie werken aanstekelijk en collega’s werken graag met jou samen. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt zaken zelfstandig op, je weet de juiste prioriteiten te stellen, bent communicatief sterk, hebt een luisterend oor, vraagt door en beschikt indien nodig over engelengeduld. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologieën. Je bent een teamspeler en draagt actief bij aan een omgeving waarin collega’s van elkaar leren, kennis delen en elkaar versterken. Vanzelfsprekend ga je integer om met vertrouwelijke informatie.

Als Management assistent breng je verder mee:

• HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren werkervaring op secretarieel gebied. Je functioneert zelfstandig, toont eigenaarschap en weet een stevige positie te houden in een dynamische omgeving. Je bent nieuwsgierig en wilt je ook graag nog verder ontwikkelen.


• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is een must. Beschik je bovendien over een goede beheersing van de Duitse taal, dan heb je absoluut een streepje voor.


• Goede kennis van Office 365 en affiniteit met nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals A.I.

Interesse om aan de slag te gaan als Management assistent?