Management assistent

Gielissen Group; Helmond; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

8,33% vakantiegeld

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Laptop & telefoon

Opleidingsbudget

24 verlofdagen + 12 ATVdagen

Job summary

Gielissen Helmond zoekt een management assistent die de operationeel en commercieel managers van Interiors en Turnkey ontzorgt, zodat zij zich op hun projecten en klanten kunnen richten, terwijl jij alles eromheen soepel laat lopen.

Je back- end werkzaamheden bestaan uit mailboxen en agenda’s beheren, afspraken voorbereiden, rapportages opstellen en KPI's bewaken. Je stuurt het receptieteam aan en coördineert facilitaire zaken, events en de introductieweek voor nieuwe medewerkers.

Qualifications

• Proactief en initiatiefrijk handelen.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Thuisbasis in Helmond met vier dagen per week op kantoor aanwezig.”

Responsibilities

• Beheren van mailboxen en agenda's van het managementteam en prioriteiten bewaken.
• Afspraken en overleggen voorbereiden, documenten verzamelen en acties opvolgen.
• Managementrapportages opstellen en KPI's bewaken.
• Functioneel aansturen van het receptieteam van drie collega's en taakverdeling bewaken.
• Coördineren van facilitaire zaken op kantoor (schoonmaak, kantine, klimaat en kantoorartikelen).
• Interne en externe events organiseren van planning tot uitvoering.
• Introductieweek voor nieuwe medewerkers organiseren.

Skills

Proactief

Initiatief nemen

Teamspeler

Flexibel

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Job description

Een probleem dat niemand had zien aankomen, heb jij al opgelost voordat iemand ernaar hoefde te vragen. Als management assistent in Helmond zorg jij dat de operationeel en commercieel managers van Interiors en Turnkey hun aandacht kunnen richten op hun projecten en klanten, terwijl jij alles eromheen soepel laat lopen.

Je ondersteunt het management team van Interiors en Turnkey en zorgt dat het kantoor achter de schermen goed draait. Het is een hands-on functie: naast je vaste taken schakel je moeiteloos mee met wat de dag ad hoc van je vraagt.

Jij houdt je onder andere bezig met:

Het beheren van de mailboxen en agenda's van het managementteam en het bewaken van prioriteiten.

Het voorbereiden van afspraken en overleggen, inclusief het verzamelen van documenten en het opvolgen van actiepunten.

Het opstellen van management rapportages en het bewaken van KPI's.

Het functioneel aansturen van het receptieteam van drie collega's en zorgen voor een goede taakverdeling.

Het coördineren van facilitaire zaken op kantoor, van schoonmaak en kantine tot klimaatbeheersing en kantoorartikelen.

Het organiseren van interne en externe events, van planning tot uitvoering.

Het organiseren van de introductieweek voor nieuwe medewerkers.

Bij Gielissen krijg je de ruimte om deze nieuwe rol naar je eigen hand te zetten, in een omgeving waar interieurs tot leven komen.

Een bruto maandsalaris op basis van jouw ervaring.

8,33% vakantiegeld.

Een goede pensioenregeling, waarvan wij de helft van jouw premie betalen.

24 verlofdagen plus 12 atv-dagen per jaar, waarvan maximaal 5 dagen collectief worden ingepland tussen kerst en oud & nieuw.

Een vergoeding voor je reiskosten.

Ruimte en budget voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling.

Een laptop en telefoon om je werk soepel te kunnen doen.

Wat breng je mee?

Je bent proactief: als iemand je iets vraagt, heb jij het vaak al geregeld. Je staat stevig in je schoenen en durft het managementteam te challengen als dat nodig is. Je neemt initiatief en voelt je thuis in een omgeving waarin flexibiliteit en diversiteit vanzelfsprekend zijn.

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante of vergelijkbare achtergrond.

Je hebt minimaal 5 jaar ervaring opgedaan in een soortgelijke ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een commercieel bedrijf en/of in de maakindustrie.

Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal.

Je maakt deel uit van ons team in Helmond, waar we inspirerende interieurs realiseren voor klanten in binnen- en buitenland. Als management assistent ben je het gezicht van ons kantoor in Helmond en ben je minimaal 4 dagen per week aanwezig op kantoor zodat iedereen je makkelijk weet te vinden en naar jou komen met vragen als de managers op project- / klantlocaties zijn. Regelmatig worden er uitjes en borrels georganiseerd binnen het team maar ook Gielissen-breed. Daarnaast heerst er een informele sfeer waar er tussen de middag bijvoorbeeld vaak samen gegeten of gewandeld wordt. Tijdens je inwerkperiode zorgen we voor een goede begeleiding, zodat jij je snel thuis voelt bij Gielissen.

Jouw team is onderdeel van Gielissen Interiors | Exhibitions | Events, dat al bijna 90 jaar met een team van ruim 400 medewerkers onvergetelijke ontmoetingen, verhalen en merkbelevingen creëert. Dat doen we voor, door en met onze aansprekende klanten. Dit doen we in Nederland vanuit de vestigingen in Amsterdam, Eindhoven en Helmond. En internationaal vanuit Duitsland, België, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten. Gielissen hoort bij de top van Europa.