Management Assistent

Hartstichting; Den Haag; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Pensioenregeling

Eindejaarsuitkering

Flexibele werktijden

Job summary

Hartstichting zoekt een management assistant voor de afdeling Onderzoek in Den Haag. Je ondersteunt het hoofd Onderzoek en teams, verzorgt gastvrijheid en plant complexe afspraken met interne en externe partners.

Je stemt af met directies en secretariaten van onderzoeksfinanciers en overheidsinstanties. Een jaarcontract voor 32 of 40 uur per week met hybride werken en flexibele werktijden wordt geboden.

Qualifications

• Nederlandse en Engelse correspondentie kunnen opstellen en bewerken.
• Enige jaren werkervaring als secretaresse, project- of bestuurssecretaris of vergelijkbare rol is gewenst.
• Goede communicatieve- en schriftelijke vaardigheden; kunnen werken met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheer van agenda’s en planning van complexe afspraken met interne en externe partners.
• Organiseren van vergaderingen; ontvangen gasten en regelen vergaderstukken, verslaglegging en acties.
• Ondersteunen van de Wetenschappelijke Adviesraad en het College van Ervaringsdeskundigen.
• Dossierbeheer en correspondentie in Nederlands en Engels.
• Onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie en afstemmen met directies en secretariaten.

Skills

Agenda beheer

Mailbeheer

Communicatieve vaardigheden

Verzorgd en nauwkeurig

Contact met stakeholders

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Ben jij degene die graag zorgt dat alles goed geregeld is; dat nieuwe medewerkers, commissieleden en bezoekers zich welkom en gezien voelen, en overleggen resulteren in heldere afspraken? Houd je makkelijk overzicht en wil je meer leren over het financieren van wetenschappelijk onderzoek? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Iedereen een gezond hart; voor nu en later.

Dat is waar de Hartstichting voor de staat. Met 1,8 miljoen mensen met een hart- of vaatziekte is onze ambitie groot.Daarom zetten we alles op alles om mensen hartgezond te houden en mensen met een hart- en vaatziekte beter te kunnen behandelen en te ondersteunen in het leven met de gevolgen.

De afdeling Onderzoek bestaat uit twee teams en is verantwoordelijk voor het opzetten, financieren en begeleiden van wetenschappelijk onderzoek naar hart- en vaatziekten. De afdeling Programma’s bestaat uit vier teams en werkt onder andere aan goede voorlichting, preventie, het tijdig opsporen van en zorgen voor snelle spoedhulp bij hart- en vaatziekten. Sinds de fusie met patiëntenorganisatie Harteraad behartigt de afdeling ook de belangen van patiënten en hun naasten.

Ter ondersteuning van de afdelingen Onderzoek en Programma’s zoeken wij een attente, doortastende en proactieve

• Werkdagen in overleg
• Standplaats Den Haag (hybride in overleg)

Je maakt als management assistent deel uit van de afdeling onderzoek waar ongeveer 20 collega's iedere dag samenwerken aan het selecteren, financieren en verder brengen van onderzoek naar hart- en vaatziekten. Je ondersteunt het hoofd Onderzoek en de teams Onderzoeksbeleid en Onderzoeksprogramma’s. Daarnaast ondersteun je ongeveer één dag per week het hoofd van de afdeling Programma’s. Je zorgt dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt en krijgt zo inzicht in wetenschappelijk onderzoek, preventie en zorg bij hart- en vaatziekten.

In deze veelzijdige rol combineer je organisatietalent met gevoel voor het onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie. Je stemt af met directies en secretariaten van onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, beroepsverenigingen en de overheid. En je onderhoudt contact met onze adviseurs, commissieleden, en andere vrijwilligers. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst bij de Hartstichting, bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, houdt overzicht en volgt openstaande vragen en acties actief op. Door je zorgvuldige en nauwkeurige aanpak laten collega’s met een gerust hart taken aan jou over.

Jouw taken:

• Je beheert agenda’s en plant complexe afspraken met interne en externe samenwerkingspartners.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten; je ontvangt gasten, regelt de praktische zaken, vergaderstukken, tot verslaglegging en het bewaken van acties en deadlines.
• Je ondersteunt de Wetenschappelijke Adviesraad, die de Hartstichting adviseert op het gebied van wetenschap en zorginnovatie, en het College van Ervaringsdeskundigen, dat onderzoek vanuit patiëntenperspectief bekijkt.
• Je verwerkt Nederlandse en Engelse correspondentie, stelt brieven en e-mails op en houdt dossiers op orde.
• Je blijft goed op de hoogte van ontwikkelingen en bijeenkomsten binnen de Dutch CardioVascular Alliance (DCVA) en draagt bij aan een naadloze samenwerking met de Hartstichting.
• Je hebt aandacht voor lief en leed van vrijwilligers en medewerkers en oog voor een attent gebaar op het juiste moment.
• Je verbetert administratieve processen en draagt, afhankelijk van je ervaring en ambitie, bij aan teamoverstijgende projecten.

Je bent een doortastende regelaar; zorgvuldig, flexibel en attent. Je hebt de ambitie om vanuit jouw hart bij te dragen aan de missie van de Hartstichting, waarbij wij jou de kans bieden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je onderhoudt makkelijk contact op alle niveaus en je krijgt energie van plannen en organiseren. Bij de Hartstichting werken we hybride. In jouw rol is aanwezigheid op kantoor of vergaderlocatie vaak gewenst. Dat doe je, als dat nodig is, met plezier.

• Je hebt ervaring met agenda en mailbeheer. Als nodig pak je de telefoon, zoek je naar oplossingen en laat je je niet ontmoedigen als het een keer tegenzit.
• Je hebt bij voorkeur enige jaren werkervaring in een functie als secretaresse, project of bestuurssecretaris of een procesgerichte functie. Of hebt deze ervaring en vaardigheden opgedaan met de vaardigheden in andere soortgelijke rollen.
• Je bent handig met MS Office en Outlook. Waar passend zet je genAI zorgvuldig en vertrouwelijk in om je werk slimmer te organiseren.
• Je werkt nauwgezet, je bent zorgvuldig en betrouwbaar en kan goed omgaan met vertrouwelijke wetenschappelijke of persoonlijke informatie.
• Je staat open voor het leren van nieuwe begrippen en organisaties op het gebied van wetenschappelijk onderzoek en de gezondheidszorg. Kennis van medische terminologie of ervaring in onderzoek of zorg is behulpzaam bij deze functie.
• Je hebt goede communicatieve- en schriftelijke vaardigheden; je beweegt je makkelijk in verschillende omgevingen en voelt aan wat contact met mensen met een hart- of vaatziekte vraagt.
• Onderzoek is bij uitstek internationaal. Je beheerst daarom zowel Nederlands als Engels goed.

Wat bieden wij

Wij bieden je de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen in een professionele organisatie die zich permanent doorontwikkelt. Je begint met een jaarcontract voor 32 of 40 uur per week en we hopen dat het van twee kanten zo goed bevalt dat een contract voor onbepaalde tijd daarna vanzelfsprekend is. Wij werken in een hybride werkvorm, zowel thuis als op kantoor en kennen flexibele werktijden.

• Een salaris afhankelijk van je profiel en werkervaring tussen € 3.063,- en doorgroeimogelijkheid tot € 4.296,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (40 uur) afhankelijk van relevante werkervaring
• Je krijgt per jaar 240 verlofuren en 22 vitaliteitsuren op basis van een fulltime aanstelling (40 uur).
• Ook krijg je een eindejaarsuitkering, reiskosten- en thuiswerkvergoeding, gunstige pensioenregeling, collectieve zorgverzekering, studiekostenregeling en een flexibele feestdag.

De organisatie

Werken bij de Hartstichting is meer dan alleen een baan. We zijn ambassadeurs van onze missie: Iedereen een gezond hart, voor nu én voor later. Dit vertaalt zich in een werkwijze die zich kenmerkt door ondernemerschap, samenwerking en daadkracht. Precies díe ambitie vragen wij als je bij de Hartstichting komt werken. We streven ernaar onze organisatie even divers te laten zijn als onze samenleving, ook in de werving van nieuwe collega’s. Daarom is iedereen bij ons welkom, ook als je bijvoorbeeld een arbeidsbeperking hebt en er aanpassingen nodig zijn.

Ons pand is gevestigd in Den Haag, direct aan de A12 en op loopafstand van station Ypenburg. We roken niet bij de Hartstichting en streven een gezonde en actieve leefstijl na. Door te luisteren naar de feedback en ideeën van patiënten, onze donateurs én van onze medewerkers proberen we ons elke dag te verbeteren.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anne-Lieke Wildeboer, HR adviseur op telefoonnummer 070-3155656.

Naar aanleiding van je reactie bekijken wij of er een kennismakingsgesprek wordt ingepland. Onderdeel van de selectieprocedure is het kunnen overleggen van Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij indiensttreding. Een assessment kan eveneens onderdeel van de procedure uitmaken.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.