Management Assistent

Goede Doelen Nederland; Den Haag; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Flexibele werktijden

Pensioenregeling

Zorgverzekering

Studiekostenregeling

Job summary

Hartstichting zoekt een management assistent voor de afdeling Onderzoek en Programma’s. Je ondersteunt het hoofd Onderzoek en teams op operationeel niveau, bewaakt de agenda en verzorgt verslaglegging.

Je werkt hybride van kantoor en externe locaties, met bereidheid om af en toe op locatie te zijn. We bieden een jaarcontract voor 32 of 40 uur, met uitzicht op een vast dienstverband.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en mailbeheer.
• Goede beheersing van MS Office en Outlook.
• Nauwkeurig, discreet en betrouwbaar.
• Kennis van medische terminologie is een voordeel.
• Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
• Beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en het plannen van complexe afspraken met interne en externe partners.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, ontvangen van gasten en bewaken van acties.
• Ondersteunen van de Wetenschappelijke Adviesraad en het College van Ervaringsdeskundigen.
• Verwerken van Nederlandse en Engelse correspondentie en dossiers op orde houden.
• Bijdragen aan samenwerking met DCVA en Hartstichting.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Organisatie/Planning

Nederlands & Engels

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Iedereen een gezond hart; voor nu en later.

Dat is waar de Hartstichting voor de staat. Met 1,8 miljoen mensen met een hart- of vaatziekte is onze ambitie groot. Daarom zetten we alles op alles om mensen hartgezond te houden en mensen met een hart- en vaatziekte beter te kunnen behandelen en te ondersteunen in het leven met de gevolgen.

De afdeling Onderzoek bestaat uit twee teams en is verantwoordelijk voor het opzetten, financieren en begeleiden van wetenschappelijk onderzoek naar hart- en vaatziekten. De afdeling Programma’s bestaat uit vier teams en werkt onder andere aan goede voorlichting, preventie, het tijdig opsporen van en zorgen voor snelle spoedhulp bij hart- en vaatziekten. Sinds de fusie met patiëntenorganisatie Harteraad behartigt de afdeling ook de belangen van patiënten en hun naasten.

Taken

Je maakt als management assistent deel uit van de afdeling onderzoek waar ongeveer 20 collega's iedere dag samenwerken aan het selecteren, financieren en verder brengen van onderzoek naar hart- en vaatziekten. Je ondersteunt het hoofd Onderzoek en de teams Onderzoeksbeleid en Onderzoeksprogramma’s. Daarnaast ondersteun je ongeveer één dag per week het hoofd van de afdeling Programma’s. Je zorgt dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt en krijgt zo inzicht in wetenschappelijk onderzoek, preventie en zorg bij hart- en vaatziekten.

In deze veelzijdige rol combineer je organisatietalent met gevoel voor het onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie. Je stemt af met directies en secretariaten van onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, beroepsverenigingen en de overheid. En je onderhoudt contact met onze adviseurs, commissieleden, en andere vrijwilligers. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst bij de Hartstichting, bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, houdt overzicht en volgt openstaande vragen en acties actief op. Door je zorgvuldige en nauwkeurige aanpak laten collega’s met een gerust hart taken aan jou over.

Jouw taken:

• Je beheert agenda’s en plant complexe afspraken met interne en externe samenwerkingspartners.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten; je ontvangt gasten, regelt de praktische zaken, vergaderstukken, tot verslaglegging en het bewaken van acties en deadlines.
• Je ondersteunt de Wetenschappelijke Adviesraad, die de Hartstichting adviseert op het gebied van wetenschap en zorginnovatie, en het College van Ervaringsdeskundigen, dat onderzoek vanuit patiëntenperspectief bekijkt.
• Je verwerkt Nederlandse en Engelse correspondentie, stelt brieven en e-mails op en houdt dossiers op orde.
• Je blijft goed op de hoogte van ontwikkelingen en bijeenkomsten binnen de Dutch CardioVascular Alliance (DCVA) en draagt bij aan een naadloze samenwerking met de Hartstichting.
• Je hebt aandacht voor lief en leed van vrijwilligers en medewerkers en oog voor een attent gebaar op het juiste moment.
• Je verbetert administratieve processen en draagt, afhankelijk van je ervaring en ambitie, bij aan teamoverstijgende projecten.

Functie-eisen en profiel

Je bent een doortastende regelaar; zorgvuldig, flexibel en attent. Je hebt de ambitie om vanuit jouw hart bij te dragen aan de missie van de Hartstichting, waarbij wij jou de kans bieden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je onderhoudt makkelijk contact op alle niveaus en je krijgt energie van plannen en organiseren. Bij de Hartstichting werken we hybride. In jouw rol is aanwezigheid op kantoor of vergaderlocatie vaak gewenst. Dat doe je, als dat nodig is, met plezier.

• Je hebt ervaring met agenda en mailbeheer. Als nodig pak je de telefoon, zoek je naar oplossingen en laat je je niet ontmoedigen als het een keer tegenzit.
• Je hebt bij voorkeur enige jaren werkervaring in een functie als secretaresse, project of bestuurssecretaris of een procesgerichte functie. Of hebt deze ervaring en vaardigheden opgedaan met de vaardigheden in andere soortgelijke rollen.
• Je bent handig met MS Office en Outlook. Waar passend zet je genAI zorgvuldig en vertrouwelijk in om je werk slimmer te organiseren.
• Je werkt nauwgezet, je bent zorgvuldig en betrouwbaar en kan goed omgaan met vertrouwelijke wetenschappelijke of persoonlijke informatie.
• Je staat open voor het leren van nieuwe begrippen en organisaties op het gebied van wetenschappelijk onderzoek en de gezondheidszorg. Kennis van medische terminologie of ervaring in onderzoek of zorg is behulpzaam bij deze functie.
• Je hebt goede communicatieve- en schriftelijke vaardigheden; je beweegt je makkelijk in verschillende omgevingen en voelt aan wat contact met mensen met een hart- of vaatziekte vraagt.
• Onderzoek is bij uitstek internationaal. Je beheerst daarom zowel Nederlands als Engels goed.

Ons aanbod

Wij bieden je de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen in een professionele organisatie die zich permanent doorontwikkelt. Je begint met een jaarcontract voor 32 of 40 uur per week en we hopen dat het van twee kanten zo goed bevalt dat een contract voor onbepaalde tijd daarna vanzelfsprekend is. Wij werken in een hybride werkvorm, zowel thuis als op kantoor en kennen flexibele werktijden.

• Een salaris afhankelijk van je profiel en werkervaring tussen € 3.063,- en doorgroeimogelijkheid tot € 4.296,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (40 uur) afhankelijk van relevante werkervaring
• Je krijgt per jaar 240 verlofuren en 22 vitaliteitsuren op basis van een fulltime aanstelling (40 uur).
• Ook krijg je een eindejaarsuitkering, reiskosten- en thuiswerkvergoeding, gunstige pensioenregeling, collectieve zorgverzekering, studiekostenregeling en een flexibele feestdag.

Informeren en solliciteren

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anne-Lieke Wildeboer, HR adviseur op telefoonnummer 070-3155656.

Procedure

Naar aanleiding van je reactie bekijken wij of er een kennismakingsgesprek wordt ingepland. Onderdeel van de selectieprocedure is het kunnen overleggen van Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij indiensttreding. Een assessment kan eveneens onderdeel van de procedure uitmaken.