Management assistent

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK); Assen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget 16,5% van salaris

Flexibele verlofregelingen

Hybride werken mogelijk

RV B Academy en loopbaanbegeleiding

OV-kaart woon-werkverkeer

Job summary

Het Rijksvastgoedbedrijf zoekt een managementassistent die zorgt voor een soepele secretariële ondersteuning aan een afdelingshoofd en MT-leden. Je beheert agenda's, mailboxen en vergaderstukken, stelt verslagen op en ondersteunt collega’s op verschillende locaties.

Een flexibele werkhouding met hybride werken past bij deze rol. Je werkt aan diverse administratieve taken, zorgt voor tijdige communicatie en draagt bij aan een efficiënte organisatie.

Qualifications

• Notuleren bij vergaderingen en verslaglegging.
• Organiseren van agenda's, vergaderingen en processen.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands (basis Engels).
• Ervaring in een vergelijkbare secretariële functie is handig.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van een afdelingshoofd en aflopende afspraken plannen.
• Beheren van mailbox, vergaderruimtes en indiensttreding van nieuwe collega’s.
• Notuleren van vergaderingen en opstellen van verslagen of actielijsten.
• Ondersteunen van collega’s op andere locaties en deels vanuit huis werken.

Skills

Notuleren

Organiseren

Communicatieve vaardigheden

Teamwerk

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Van paleizen en rechtbanken tot kazernes, gevangenissen en ministeries: het Rijksvastgoedbedrijf beheert de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Achter al dat vastgoed werken duizenden collega's iedere dag aan een veilig, duurzaam en goed onderhouden Nederland. Als managementassistent lever jij daar een onmisbare bijdrage aan.

Jij zorgt ervoor dat leidinggevenden en teams hun werk goed kunnen doen, doordat jij de organisatie achter de schermen soepel laat verlopen. Geen dag is hetzelfde. De ene keer organiseer je een belangrijk overleg, de andere keer regel je een last-minute afspraak of ondersteun je bij de komst van een nieuwe collega. Juist die afwisseling, de samenwerking met veel verschillende mensen en het gevoel dat jouw werk écht het verschil maakt, maken deze functie zo leuk.

In deze rol verzorg je de secretariële ondersteuning van een afdelingshoofd en/of andere leidinggevenden binnen de directie Vastgoedbeheer. Je bent een belangrijke schakel binnen de afdeling en zorgt ervoor dat alles organisatorisch op rolletjes loopt.

Concreet houd je je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van een afdelingshoofd, plant afspraken in en stemt de planning regelmatig af.
• Je beheert de mailbox en pakt de acties op die daaruit voortkomen, zoals het regelen van vergaderruimtes, het ondersteunen bij de indiensttreding van nieuwe collega's en het aanvragen van autorisaties.
• Als secretaris van een overleg stel je samen met de voorzitter de agenda op, verstuur je de vergaderstukken en zorg je voor een verslag of actielijst.
• Je ondersteunt, waar nodig en in goed overleg, collega's op andere locaties, zoals Arnhem, Utrecht en Eindhoven.
• Je kunt deels vanuit huis werken. Daarnaast vinden we een prettige werksfeer belangrijk en organiseren we regelmatig (digitale) koffiemomenten met de afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid.

Meer weten?

Heb je vragen of wil je meer weten over de functie van managementondersteuner? Neem dan contact op met coördinator Bedrijfsvoering Sanne Switzar via 06 - 50738307 of [e-mail].

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we aan het fundament van Nederland. Aan projecten die zichtbaar impact maken op de samenleving. En dat doe je in een organisatie die oog heeft voor jouw groei, werkplezier en goede arbeidsvoorwaarden om zo ook jouw eigen fundament te verstevigen.

• Individueel Keuzebudget (IKB). Gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets, extra verlofuren, verduurzaming van je woning of andere fiscaal vriendelijke doelen
• Flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof). Je kunt betaald (75% tot 100%) en onbetaald ouderschapsverlof opnemen tot je kind 8 jaar wordt.
• Hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak
• Persoonlijke groei - opleidingen, loopbaanbegeleiding, RVB Academy en persoonlijke leerlijnen
• Je hebt al enige ervaring in een soortgelijke functie.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en beheerst de basis van de Engelse taal.
• Goede vaardigheden in het notuleren van vergaderingen.
• Je bent handig met Word, Excel en PowerPoint.

Hier kom je te werken

Meer over Afdeling Bedrijfsvoering & Uitvoeringsstrategie

Directie Vastgoedbeheer
De directie Vastgoedbeheer is verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand. Bij specialties betreft dit panden, terreinen en gronden die onlosmakelijk verbonden zijn met het primaire proces. Bij kantoren betreft dit panden waar het primaire proces in kan worden uitgevoerd. Daarnaast realiseert de directie de kleinere projecten die het gevolg zijn van (her)ontwikkeling, transformatie of transacties.

Afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid

De afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid van de directie Vastgoedbeheer zorgt voor de (secretariële) ondersteuning van de directeur en andere leden van het MT van de directie Vastgoedbeheer. Wij verzorgen onder andere de inhoudelijke voorbereiding van besluitvorming, overleggen en van het opstellen van directieplannen. Tot slot verzorgt deze afdeling de ondersteuning van facilitaire zaken, ICT en de administratie van projecten.

Over Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

• Gesprekken vinden plaats in de week van 16 september
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.