Management Assistant Schiphol

Cibeo; Apeldoorn; On-site; EUR 34,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Goede arbeidsvoorwaarden

Volledige reiskostenvergoeding

Job summary

Een toonaangevende luchthaven is op zoek naar een Management Assistant. In deze rol ondersteun je de (Deputy) Company Secretary met vergaderingen en coördineer je vergaderstukken. Je hebt HBO werk- en denkniveau met minimaal 5 jaar ervaring als assistente in een dynamische omgeving. Kennis van MS Office en vloeiende beheersing van Nederlands en Engels zijn vereist. De functie biedt flexibele uren en goede arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als assistente van een vennootschapssecretariaat, directie of senior management.
• Uitgebreide kennis van MS-Officepakketten.
• Ervaring met juridische processen en werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week, bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag.

Responsibilities

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij vergaderingen.
• Coördineren van vergaderstukken en documentatie.
• Complex agendabeheer en correspondentie met RvC-leden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen en organisatie van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Actiepunten opvolgen.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken met diverse in- en externe partijen en instanties.

Skills

Organisatietalent

Communicatie

MS Office

Taalvaardigheid Nederlands en Engels

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Functie-omschrijving
Voor Schiphol Group is Cibeo op zoek naar een Management Assistant:

Nice to know (you)
• Wil jij met jouw organisatietalent en ondernemende karakter een belangrijke bijdrage leveren aan onze professionele en efficiënte organisatie van de Executive Committee-, de Raad van Commissarissen- en Commissievergaderingen in samenwerking met de Deputy Company Secretary?

In de rol van Assistant to the Company Secretariaat kom je terecht in een ambitieus team waar veel eigen initiatieven worden genomen.

Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Responsibilities

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van vergaderingen van het Executive Committee, de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen.
• Coördineren van alle binnengekomen vergaderstukken, voorbereiden van agenda’s en uploaden van documentatie in de digitale board portal.
• Verrichten van alle voorkomende taken waaronder e-mailcorrespondentie met RvC- en ExCom-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en het plannen van afspraken voor RvC-leden met derden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen en organisatie van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Actiepunten opvolgen.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken met diverse in- en externe partijen en instanties.

You´ve got this

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop je volledig focust op jouw doelen. Dit lukt je ook als afleidingen of tegenslagen aan de orde zijn en hoe jij soepel sterke banden met anderen opbouwt.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistente van een vennootschapssecretariaat, directie of senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• Uitgebreide kennis van MS-officepakketten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week, bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag.
• Een flexibele, stressbestendige instelling en gevoel voor humor.

Klantinformatie

Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat en het corporate legal team van Royal Schiphol Group.

Arbeidsvoorwaarden

Goede arbeidsvoorwaarden (schaal 8 CAO Schiphol) en een volledige reiskostenvergoeding.