Junior Afdelingssecretaresse

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 26,000 - 33,000; Part time

Job summary

De gemeente ’s-Hertogenbosch zoekt een afdelingssecretaresse voor 32 uur per week ter ondersteuning van het afdelingshoofd binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling. Je voert breed secretariaats- en administratief werk uit en helpt collega’s bij diverse ad-hocvragen, waardoor je een breed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de organisatie.

Naast agenda- en vergaderbeheer voer je administratieve taken uit, verwerk je gegevens en maak je Excel-overzichten.

Responsibilities

• Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen
• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken
• Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden
• Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens
• Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling
• De werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om overzicht en flexibiliteit

Job description

Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch zoeken we een afdelingssecretaresse voor 32 uur per week. Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch is de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) verantwoordelijk voor de regionale inkoop van onder andere specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement rondom de ingekochte zorg. Voor RIOZ zoeken we een afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en daarnaast breed inzetbaar is binnen de verschillende clusters van de afdeling. De functie is breder dan alleen agenda- en vergaderbeheer. Naast de vaste secretariële werkzaamheden ondersteun je collega’s bij verschillende administratieve werkzaamheden, het verwerken van gegevens en andere praktische of ad-hocvragen. Hierdoor krijg je een breed beeld van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen?

Als afdelingssecretaresse zorg je ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt. Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen
• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken
• Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden
• Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens
• Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling
• De werkzaamheden zijn afwisselend. Op het ene moment organiseer je een overleg of beheer je agenda’s, terwijl je op een ander moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega binnen een ander cluster ondersteunt. We zoeken iemand die graag ondersteunt, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. De functie is ook geschikt voor iemand die nog relatief aan het begin van zijn of haar loopbaan staat en ervaring wil opdoen binnen een gemeentelijke organisatie.