Afdelingssecretaresse

Bright-Professionals; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Part time

Job summary

Gemeente 's-Hertogenbosch zoekt een afdelingssecretaresse binnen de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) om het afdelingshoofd en collega’s op secretarieel gebied te ondersteunen. Je werkt breed en pakt praktische taken en administratieve werkzaamheden op binnen de gemeentelijke organisatie.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen en maakt notulen. Ervaring is niet strikt noodzakelijk; snel kunnen oppakken en discreet omgaan met informatie zijn belangrijker. 32 uur per week, mogelijk ZZP?

Qualifications

• MBO+/hbo werk- en denkniveau.
• Goede organisatorische vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden.
• Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel.
• Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Responsibilities

• Secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden op de afdeling oppakken.
• Agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen beheren.
• Vergaderingen plannen, voorbereiden en organiseren.
• Notuleren en afspraken en actiepunten bijhouden.
• Administratieve ondersteuning aan verschillende clusters binnen RIOZ verlenen.
• Gegevens verzamelen, controleren en verwerken.
• Overzichten bijhouden, onder andere in Excel.
• Terugkerende administratieve werkzaamheden uitvoeren.
• Ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden oppakken.

Skills

Organisatorisch sterk

Proactief

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Betrouwbaar en discreet

Flexibel

Stressbestendig

Leergierig

Dienstverlenend ingesteld

Education

MBO+/ HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Voor Gemeente 's-Hertogenbosch zoeken wij een Afdelingssecretaresse. Binnen de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling ondersteun je het afdelingshoofd en ben je breed inzetbaar binnen verschillende clusters. Je voert meer uit dan alleen agenda- en vergaderbeheer; naast vaste secretariële taken ondersteun je collega’s bij administratieve werkzaamheden, verwerk je gegevens en pak je praktische of ad-hocvragen op, waardoor je een breed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen?

Je zorgt ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt.

• Je beheert en houdt agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen bij.
• Je plant, bereidt voor en organiseert vergaderingen en afspraken.
• Je notuleert overleggen en houdt gemaakte afspraken en actiepunten bij.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Je verleent administratieve ondersteuning aan verschillende clusters binnen RIOZ.
• Je verzamelt, controleert en verwerkt gegevens.
• Je maakt en houdt overzichten bij, onder andere in Excel.
• Je voert terugkerende administratieve werkzaamheden uit.
• Je pakt ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling op.

Jouw profiel

Je bent iemand die graag ondersteunt, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. De functie is ook geschikt voor wie relatief aan het begin van zijn of haar loopbaan staat en ervaring wil opdoen binnen een gemeentelijke organisatie.

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Goede organisatorische vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden.
• Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel.
• Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Ervaring binnen een gemeente is niet noodzakelijk; belangrijker is dat je snel nieuwe werkzaamheden oppakt, nauwkeurig werkt en initiatief toont.

Competenties

• Organisatorisch sterk
• Proactief
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Betrouwbaar en discreet
• Flexibel
• Stressbestendig
• Leergierig
• Dienstverlenend ingesteld

Functie-eisen

• Je beschikt over mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden
• Je beschikt over basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel
• Je kunt zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie omgaan
• Je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat je kunt overleggen

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO, HBO