Interim Officemanager | 8 - 16 uur

Pienk | Office Professionals; Amsterdam; On-site; EUR 69,000 - 83,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Job summary

Pienk | Office Professionals zoekt een ervaren Interim Office Manager voor 8 tot 16 uur per week in Amsterdam Centrum. Je ondersteunt directie en bestuur, combineert secretariaat, kantoororganisatie, financiële administratie en administratieve processen.

De opdracht duurt 3 maanden met optie tot verlenging. Je werkt zelfstandig, ziet wat er nodig is en houdt overzicht in een kleine organisatie.

Qualifications

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als Office Manager of vergelijkbare brede ondersteunende functie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office en CMS-ervaring.

Responsibilities

• Secretariaat en kantoororganisatie: beheren correspondentie, e-mail, telefoon; archief en leverancierscontact; kantoor, vergaderingen en voorraad regelen; CMS-ondersteuning.
• Ondersteuning bestuur en directeur: vergaderingen plannen en voorbereiden; vergaderverslagen opstellen; actiepunten bewaken; ondersteuning bestuur en commissies.
• Financiële administratie: voorbereid en klaarzetten van betalingen; controleert rekeningafschriften; aanleveren van financiële stukken; begrotingen en overzichten bijhouden.
• Administratie en dossiers: aanvragen en dossiers verwerken; database bijhouden; correspondentie verzorgen; deadlines bewaen.

Skills

Office management

Organisatie

Nederlands (schriftelijk)

Engels (mondeling)

Proactief

Zelfstandig werken

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

CMS

Job description

Een compacte interim-opdracht met een verrassend breed takenpakket

Voor een kleinschalige en maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij per direct een ervaren, parttime Interim Office Manager voor 8 tot 16 uur per week.

In deze veelzijdige opdracht zorg jij ervoor dat de organisatie achter de schermen soepel blijft draaien. Je ondersteunt de directeur en het bestuur en bent verantwoordelijk voor een combinatie van secretariaat, kantoororganisatie, financiële administratie en administratieve processen.

Omdat de organisatie klein is, is jouw bijdrage direct zichtbaar. Je werkt grotendeels zelfstandig, houdt overzicht en ziet wat er nodig is. Geen uitgebreid team waarin werkzaamheden over verschillende functies zijn verdeeld, maar juist een brede rol waarin jouw ervaring goed van pas komt.

De opdracht duurt in eerste instantie 3 maanden, met een optie tot verlenging.

Wat ga je doen?

Als Interim Office Manager krijg je een breed pakket aan verantwoordelijkheden. Je bent het organisatorische en administratieve aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd en opgevolgd.

Secretariaat en kantoororganisatie

• Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mail;
• Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken;
• Beheren en bijhouden van het deels digitale archief;
• Bewaken van administratieve en organisatorische processen;
• Onderhouden van contact met leveranciers;
• Regelen van praktische zaken rondom kantoor, vergaderingen en voorraad;
• Ondersteunen bij het beheer en actualiseren van de website via een CMS.

Ondersteuning van bestuur en directeur

• Plannen en voorbereiden van vergaderingen;
• Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken;
• Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
• Bewaken van actiepunten en afspraken;
• Ondersteunen van het bestuur en verschillende commissies;
• Bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur.

Financiele administratie

• Voorbereiden en klaarzetten van betalingen;
• Controleren van rekeningafschriften en saldi;
• Aanleveren van financiële stukken aan de administrateur en accountant;
• Ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van begrotingen en financiële overzichten.

Administratie en dossiers

• Verwerken en registreren van aanvragen en dossiers;
• Bijhouden en actualiseren van de database;
• Verzorgen van bijbehorende correspondentie;
• Bewaken van deadlines en zorgen voor tijdige opvolging.

Wat maakt deze rol bijzonder?

Met slechts 8 tot 16 uur per week krijg je een behoorlijk brede verantwoordelijkheid. Juist binnen deze kleine organisatie ben jij degene die ervoor zorgt dat veel verschillende zaken achter de schermen goed geregeld blijven.

Je werkt rechtstreeks samen met de directeur en ondersteunt daarnaast het bestuur. Daardoor zijn de lijnen kort en kun je zelfstandig handelen. Er wordt vertrouwd op jouw ervaring en vermogen om snel te zien wat aandacht nodig heeft.

De combinatie van secretariaat, bestuursondersteuning, administratie en financiële werkzaamheden maakt dit een interessante opdracht voor een ervaren Office Manager die graag breed inzetbaar is.

Een compacte parttime interim-opdracht waarin jouw ervaring vanaf de eerste dag direct van waarde is.

Interesse

Je stapt tijdelijk in, creëert snel overzicht en zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie professioneel blijft draaien.

Een mooie opdracht voor een ervaren Office Manager die op korte termijn beschikbaar is en graag zelfstandig werkt binnen een maatschappelijk betrokken organisatie.

Waarom is deze opdracht interessant?

Een veelzijdige opdracht waarin je binnen een kleine organisatie direct van betekenis bent. Je werkt nauw samen met de directeur en hebt veel zelfstandigheid. Omdat het team klein is, zie je snel wat er moet gebeuren en krijg je de ruimte om zaken zelfstandig op te pakken.

Deze parttime opdracht vraagt om iemand die snel overzicht creëert, zorgvuldig werkt en zich nieuwe processen gemakkelijk eigen maakt.

Dit breng jij mee

Voor deze interimopdracht zijn we op zoek naar een ervaren Office Manager die snel zelfstandig kan instappen.

Je beschikt over:

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau;
• Ruime rvaring als Office Manager, Management Assistant, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare brede ondersteunende functie;
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding;
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van het Engels;
• Uitstekende kennis van Microsoft Office, ervaring met een CMS is mooi meegenomen;
• Beschikbaarheid voor 8 tot 16 uur per week;
• Beschikbaarheid op korte termijn.

Je bent nauwkeurig, integer en betrouwbaar en voelt je prettig in een kleine organisatie waarin je veel zelfstandig werkt. Je houdt het overzicht, ook wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen.

Ben jij de ervaren Office Manager die snel kan instappen en zelfstandig de organisatie ondersteunt? Dan horen we graag van je!

Arbeidsvoorwaarden

Een mooie interim opdracht voor een ervaren Office Manager binnen een kleinschalige en maatschappelijk betrokken stichting in Amsterdam Centrum.

Je kunt rekenen op:

• Een interim opdracht van 8 tot 16 uur per week, uren zelf in te delen waarbij vrijdag geen werkdag is;
• Een opdracht voor 3 maanden met optie tot verlenging;
• Start zo snel mogelijk;
• Een uurtarief van €50 - €60 exclusief BTW;
• Reiskosten worden vergoed (parkeren is niet mogelijk);
• De werkzaamheden vinden volledig op locatie in Amsterdam Centrum plaats.