Interim Bestuurssecretaresse

Rotterdam Incijfers; Rotterdam; On-site; EUR 27,000 - 40,000; Full time

Job summary

Secretary Plus zoekt een interim administratieve professional die het bestuur en directieteam ondersteunt in Rotterdam. Je beheert de telefooncentrale, mailbox, plant vergaderingen en verzorgt notulen en correspondentie met een klantgerichte, professionele houding.

Je werkt in een dynamische omgeving, waar je snel sfeer proeft, relaties bouwt en in verschillende opdrachtgeversomgevingen presteert. Een mbo-4 of havodiploma en 3–5 jaar relevante ervaring zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal een mbo-4 of havodiploma, bij voorkeur secretarieel of hospitality.
• 3–5 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en gebruik van digitale systemen en MS Office.
• Vlotte overstap naar verschillende organisaties en een snelle feel for the team.

Responsibilities

• Ondersteunen van het bestuur of directieteam in dagelijkse taken.
• Beheer van telefooncentrale en algemene mailbox; vragen professioneel afhandelen.
• Plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen inclusief ruimte, catering en techniek.
• Notuleren, opstellen van actiepuntenlijst en agenda.
• Verzorgen van algemene correspondentie.
• Signaleren van kantoorproblemen en afstemmen van facilitaire meldingen en bestellingen.

Skills

Organisatietalent

Gastvrijheid

Communicatieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Microsoft Office

Telefonie beheer

Education

MBO-4 of HAVO

Tools

Telefoniecentrale

Mailbeheer

Job description

Dit ga je doen

Ben jij iemand die energie krijgt van een dynamische werkomgeving en graag het verschil maakt met jouw servicegerichte aanpak? Als interim bestuurssecretaresse bij Secretary Plus werk je bij diverse opdrachtgevers, van internationale bedrijven tot maatschappelijke organisaties. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt. Dit doe je in een afwisselende omgeving waar je jezelf continu kunt ontwikkelen en waardevolle ervaring opdoet. Je werkt in een betrokken team en hebt toegang tot moderne faciliteiten zoals vergaderruimtes, focusplekken en flexwerkplekken.

Wat ga je doen?

• Je ondersteund het gehele bestuur of directieteam.
• Je beheert de telefooncentrale en algemene mailbox en handelt vragen professioneel af.
• Je plant en organiseert afspraken en vergaderingen, inclusief ruimte, catering en techniek.
• Notuleren, actiepuntenlijst en het opmaken van de agenda;
• Je verzorgt de algehele correspondentie.
• Je signaleert kantoorproblemen en stemt facilitaire meldingen en bestellingen tijdig af.

Dit ben jij

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, waar je jouw organisatietalent en gastvrije houding combineert met een professionele uitstraling.

Je hebt een mbo 4 of havo-achtergrond, bij voorkeur in een secretariële of hospitalityrichting, en 3-5 jaar ervaring in het ondersteunende vakgebied. De Nederlandse taal beheers je uitstekend en met digitale systemen en Microsoft Office werk je soepel. Je vindt het leuk om bij verschillende organisaties binnen te stappen, snel de sfeer aan te voelen en je plek in het team te vinden.

Je communiceert helder, schakelt makkelijk tussen verschillende gesprekspartners en helpt anderen graag vooruit. Je bent flexibel, servicegericht en haalt energie uit afwisseling, nieuwe werkomgevingen en het opbouwen van goede samenwerkingen.

Over het bedrijf

Secretary Plus is een gespecialiseerde dienstverlener in de zakelijke ondersteuning, met een sterk netwerk van opdrachtgevers in en rond Rotterdam. Vanuit een modern kantoor werk je voor uiteenlopende organisaties, vaak in goed uitgeruste panden met vergaderruimtes, bedrijfsrestaurant en fijne werkplekken. De missie: office professionals helpen groeien door afwisselende opdrachten, persoonlijke begeleiding en een werkomgeving waar je je snel thuis voelt.

Je sluit je aan bij een hecht interimteam van ongeveer 15-20 office assistants, met een informele, collegiale sfeer en veel onderling contact. Opdrachtlocaties verschillen, maar de cultuur is meestal open, professioneel en laagdrempelig.

Wat bieden wij jou?

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, waar je jouw organisatietalent en gastvrije houding combineert met een professionele uitstraling.

Je hebt een mbo 4 of havo-achtergrond, bij voorkeur in een secretariële of hospitalityrichting, en 3-5 jaar ervaring in het ondersteunende vakgebied. De Nederlandse taal beheers je uitstekend en met digitale systemen en Microsoft Office werk je soepel. Je vindt het leuk om bij verschillende organisaties binnen te stappen, snel de sfeer aan te voelen en je plek in het team te vinden.

Je communiceert helder, schakelt makkelijk tussen verschillende gesprekspartners en helpt anderen graag vooruit. Je bent flexibel, servicegericht en haalt energie uit afwisseling, nieuwe werkomgevingen en het opbouwen van goede samenwerkingen.