Informatiebeheerder

Zeeland; Middelburg; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Duurzaam inzetbaarheidsbudget

Individueel keuzebudget

Doorgroeimogelijkheden

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een informatiebeheerder die dossiers en registers nauwkeurig beheert en collega’s ondersteunt bij digitaal en zaakgericht werken. Je bewaakt de kwaliteit, verzorgt documenten en draagt bij aan de continuïteit van informatieprocessen binnen de organisatie.

Je combineert inhoudelijk informatiebeheer met praktische uitvoering en werkt mee aan vragen bij GS/PS en Woo-verzoeken. Een mbo+/hbo-niveau en kennis van relevante regelgeving zijn vereist.

Qualifications

• Mbo+/Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met opleiding in informatiebeheer, informatiemanagement of een vergelijkbare richting.
• Kennis van informatie- en documentbeheer; ervaring met zaakgericht werken is een pluspunt.
• Kennis van relevante regelgeving zoals Archiefwet en AVG of bereidheid hierin bij te spijkeren.
• In staat digitale systemen snel eigen te maken en prioriteiten te stellen bij veranderende omstandigheden.

Responsibilities

• Adviseren van collega’s over informatiebeheer, digitaal en zaakgericht werken en het gebruik van het Zaaksysteem.
• Controleren en verbeteren van dossiers en registraties en signaleren waar informatie ontbreekt of onjuist is.
• Beheren van digitale en papieren informatie en verantwoordelijk voor bewaren, vernietigen en overbrengen volgens regels.
• Ondersteunen van informatie- en besluitvormingsprocessen, bijvoorbeeld GS/PS stukken.

Skills

Nauwkeurig

Overzicht

Adviesvaardig

Flexibel

Samenwerken

Education

MBO+/ HBO werk- en denkniveau met opleiding in informatiebeheer

Job description

Goede informatie is nodig om als provincie betrouwbaar en transparant te werken. In deze vacature voor informatiebeheerder werk je binnen de unit Functioneel- en Informatiebeheer (FIB) aan een geordende en toegankelijke informatiehuishouding. Je controleert dossiers en registraties, helpt collega’s met digitaal en zaakgericht werken en zorgt dat documenten goed worden verwerkt en bewaard. Ook ondersteun je bij bestuurlijke stukken en spring je bij in de uitvoering als termijnen of de werkvoorraad daarom vragen. Zo combineer je inhoudelijk informatiebeheer met zichtbaar, praktisch werk en werk je met veel verschillende soorten informatie en processen. De combinatie van inhoudelijk informatiebeheer, kwaliteitsbewaking, advisering én praktische uitvoering maakt deze functie breed en afwisselend. Je weet wanneer je moet verdiepen, wanneer je moet adviseren en wanneer de uitvoering simpelweg voorrang vraagt.

Wat ga je doen?

Als informatiebeheerder zorg je dat provinciale informatie goed wordt vastgelegd, beheerd en teruggevonden. Je adviseert collega’s, bewaakt de kwaliteit van dossiers en voert ook zelf werkzaamheden uit, zodat informatieprocessen zorgvuldig en op tijd blijven verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Adviseren van collega’s over informatiebeheer, digitaal en zaakgericht werken en het gebruik van het Zaaksysteem.
• Controleren en verbeteren van zaken, dossiers en registraties en signaleren waar informatie ontbreekt of niet klopt.
• Beheren van digitale en papieren informatie, waaronder bewaren, vernietigen en overbrengen volgens de geldende regels.
• Het zorgdragen voor de administratie van onze organisatiebrede abonnementen op o.a. vakbladen en het gebruikersbeheer op onze juridische database;
• Ondersteunen van informatie- en besluitvormingsprocessen, bijvoorbeeld bij de stukkenstroom voor Gedeputeerde Staten (GS) en Provinciale Staten (PS).
• Verwerken en toegankelijk maken van documenten, waaronder inkomende en uitgaande stukken, ondertekening en anonimiseren, en helpen bij het terugvinden van informatie voor onder andere Woo- en AVG-verzoeken.

Je schakelt mee met wat nodig is

Geen werkdag is hetzelfde. Binnen deze functie kan het accent in je werkzaamheden verschuiven afhankelijk van de prioriteiten, werkvoorraad en bezetting van het team.

Soms ligt het zwaartepunt bij kwaliteitsbewaking, advisering en verbetering van het informatiebeheer. Op andere momenten vragen operationele werkzaamheden tijdelijk meer aandacht. Bijvoorbeeld bij piekbelasting, ziekte of uitval van collega's. Processen met harde termijnen, zoals de verwerking van brieven en stukken voor GS en PS, krijgen dan voorrang.

Je overziet wat nodig is, kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden en vindt het vanzelfsprekend om samen met je collega's verantwoordelijkheid te nemen voor de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening.

Kort samengevat: je houdt informatie op orde, helpt collega’s verder en pakt de uitvoering op wanneer dat nodig is.

Wie ben jij?

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en begrijpt waarom goed informatiebeheer belangrijk is voor de provincie.

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in informatiebeheer, informatiemanagement of een vergelijkbare richting.
• Je hebt kennis van en ervaring met informatie- en documentbeheer; ervaring met zaakgericht werken is een pluspunt.
• Je kent relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Archiefregeling en de AVG, of bent bereid je hierin verder te verdiepen.
• Je maakt nieuwe digitale systemen snel eigen, stelt prioriteiten en blijft zorgvuldig werken wanneer de werkvoorraad of omstandigheden veranderen.
• Je kunt collega’s duidelijk adviseren, ziet waar werkprocessen beter kunnen en bent bereid aanvullende training of opleiding op het gebied van informatiebeheer te volgen.

Doordat jij zorgvuldig en praktisch bent, krijg jij energie van deze functie.

Competenties die jou succesvol maken in deze rol zijn: kwaliteitsbewust, adviesvaardig, flexibel en samenwerken.

Wat bieden we jou

Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen.

Daarnaast mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de €3.167,68 en €4.447,31 (schaal 8, cao Provincies) bij een fulltime dienstverband;
• Een dienstverband van 32 uur per week, met mogelijk na één jaar uitbreiding naar 36 uur.
• Een jaarcontract met zicht op verlenging;
• Een individueel keuzebudget van 22,37% van je salaris;
• Een afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid;
• Doorgroeimogelijkheden binnen Provincie Zeeland.

In je element bij Provincie Zeeland

Wil jij werken op een plek waar je écht in je element bent? Bij Provincie Zeeland krijg je die kans! Al ruim vierhonderdvijftig jaar zet Provincie Zeeland zich in voor Zeeland. Samen met inwoners, andere overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken we elke dag weer aan de uitdagingen die op ons afkomen. Met ons ambtelijk vakmanschap, onze betrokkenheid en liefde voor de delta zorgen we ervoor dat Zeeland een plek is waar mensen graag willen leven. Verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht werken we samen aan het Zeeland van 2050.