Implementatie- & Contractcoördinator

VPS Leegstandbeheer; Den Haag; À distance; EUR 31 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Laptop van de zaak

Telefoon van de zaak

Ontwikkelingsmogelijkheden

Impact op dienstverlening

Résumé du poste

VPS Leegstandbeheer zoekt een Implementatie- & Contractcoördinator in Den Haag. Je bent de administratieve spil binnen het accountteam en bewaakt planning, overleggen en dossiers.

Daarnaast bewaak je de kwaliteit van dienstverlening tijdens de contractfase en lever je periodieke rapportages. Je beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau en minstens 2 jaar ervaring in een administratieve/coördinerende of PMO-functie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een administratieve en coördinerende of PMO-functie.
• Ervaring met het bewaken van planningen, actielijsten en implementatieprocessen.
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van overleggen.
• Ervaring met databeheer in systemen en/of klantenportals.
• Digitale vaardigheden en snelle systeemintroductie.
• Affiniteit met kwaliteitsborging, compliance en contractbeheer.
• Ervaring in vastgoed, facilitair beheer of projectmatige dienstverlening is een pré.

Responsabilités

• Borgen van een zorgvuldige overdracht van de gewonnen tender en vertalen naar de operatie.
• Vertalen en inregelen van de eisen naar een operationeel actieplan.
• Regisseren en bewaken van de implementatieplanning en acties.
• Stroomlijnen van de overlegstructuur en notuleren van overleggen.
• Aanspreekpunt voor opdrachtgever gedurende contractperiode.
• Monitoren van KPI's en bijsturen bij afwijkingen.
• Beheren van klantportaal en dossiers op volledigheid.
• Opstellen van voortgangs- en managementrapportages.
• Bewaken van administratieve en financiële processen binnen contracten.
• Zorg voor correcte vastlegging conform contractafspraken.

Connaissances

HBO/WO-niveau

2+ jaar ervaring PMO/administratie

Planner/actielijsten

Notuleren/voorbereiden overleggen

Databeheer in klantportalen

Kwaliteitsborging/compliance

Prestatiebewaking KPI's

Formation

HBO werk- en denkniveau

Outils

Klantportals

Description du poste

Niveau: HBO werk- en denkniveau

Dienstverband: 32-40 uur per week

Standplaats: Den Haag

Werkgebied: Landelijk

Wanneer VPS Leegstandbeheer een nieuwe opdrachtgever verwelkomt, begint een intensief implementatietraject. In deze fase komen veel verschillende disciplines samen: projectleiders, accountmanagers, leveranciers, opdrachtgevers en collega’s uit de operatie. Ben jij de persoon die het overzicht bewaart en ervoor zorgt dat iedereen op het juiste moment de juiste acties uitvoert? Dan zoeken wij jou!

Als Implementatie- & Contractcoördinator ben jij de administratieve spil binnen het accountteam. Je bewaakt de planning, volgt actiepunten op, beheert de overlegstructuur en zorgt ervoor dat alle objectdossiers volledig, actueel en correct zijn ingericht. Je controleert of alle benodigde documenten aanwezig zijn en zorgt ervoor dat informatie nauwkeurig wordt verwerkt in onze klantenportal.

Ook nadat de implementatie is afgerond blijf je betrokken. Tijdens de contractfase bewaak je de kwaliteit van onze dienstverlening, verzorg je rapportages en zorg je ervoor dat opdrachtgevers altijd beschikken over actuele en complete informatie.

Kortom: jij bent de spin in het web die ervoor zorgt dat wij onze afspraken nakomen en onze opdrachtgevers volledig ontzorgen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Borgen van een zorgvuldige overdracht van de gewonnen tender, door het ophalen van alle toezeggingen bij het betrokken aanbestedingsteam en deze te vertalen naar de operatie;
• Vertalen en inregelen van de vastgestelde eisen uit het Programma van Eisen en het gegunde implementatieplan naar een concreet operationeel actieplan;
• Regisseren en bewaken van de implementatieplanning, inclusief het proactief aansturen en opvolgen van acties binnen het accountteam en bij externe projectleiders;
• Stroomlijnen van de overlegstructuur. Het inhoudelijk voorbereiden, leiden en/of notuleren van operationele, tactische en strategische overleggen én het strak opvolgen van de actiepunten;
• Fungeren als eerste operationeel en tactisch aanspreekpunt voor de opdrachtgever gedurende de gehele contractperiode;
• Monitoren en evalueren van de geformuleerde KPI’s en het proactief bijsturen van de dienstverlening wanneer prestaties achterblijven bij de contractafspraken;
• Beheren en controleren van het klantportaal en objectdossiers op volledigheid van onder andere contracten, nulmetingen, keuringen, foto’s en overige objectinformatie;
• Opstellen van voortgangs- en managementrapportages voor opdrachtgevers;
• Bewaken van administratieve en financiële processen binnen de contracten;
• Zorgdragen voor een correcte vastlegging conform contractafspraken, kwaliteitsrichtlijnen en interne procedures.

Wat verwachten wij van jou?

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een administratieve en coördinerende of PMO-functie;
• Ervaring met het bewaken van planningen, actielijsten en implementatieprocessen;
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van (externe) overleggen;
• Ervaring met databeheer in systemen en/of klantenportals;
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• Affiniteit met kwaliteitsborging, compliance en contractbeheer;
• Ervaring binnen vastgoed, facilitair beheer of projectmatige dienstverlening is een pré.

Wie ben jij?

• Je werkt zeer gestructureerd en nauwkeurig;
• Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen;
• Je bent proactief en durft collega’s en externe partijen aan afspraken te houden;
• Je communiceert professioneel en klantgericht;
• Je bent organisatorisch sterk en weet prioriteiten te stellen;
• Je voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en een correcte administratieve afhandeling;
• Je bent een echte verbinder die graag samenwerkt met verschillende disciplines.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en eigen regie;
• Werken binnen een professionele en groeiende organisatie;
• Salaris tussen € 2.800,- en € 4.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur (afhankelijk van werkervaring)
• Een betrokken en informeel team waarin samenwerking centraal staat;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding;
• Een functie waarin je daadwerkelijk impact hebt op de kwaliteit van onze dienstverlening;

VPS is specialist in leegstandbeheer, onderhoud en tijdelijke beveiliging. Het bedrijf bestaat uit twee business units. Vanuit de business unit VPS Leegstandbeheer beheren we leegstaande panden door er mensen tijdelijk te laten wonen of werken. VPS Beveiliging is onderverdeeld in VPS Site Security | Bouw & Infra en VPS Site Security | Vastgoed.

Vanuit VPS Site Security Vastgoed bieden we verschillende oplossingen voor vastgoedbeheer, vastgoedbeveiliging en onderhoud. Ook verzorgen we huismeester- en portiersdiensten en voeren we vastgoedinspecties uit. Vanuit VPS Site Security Bouw & Infra zijn we gespecialiseerd in tijdelijke camera- en brandbeveiliging op diverse locaties.

Als Implementatie- & Contractcoördinatorwerk je binnen de business unit Leegstandbeheer.

VPS Nederland maakt onderdeel uit van de internationale VPS Group. Meer weten? Bezoek: