Head of Operations (NGO)

JEK recruitment B.V.; Amsterdam; On-site; EUR 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

Head of Operations bij een onafhankelijke Nederlandse NGO (ANBI-status) is verantwoordelijk voor het operationele hart van het kantoor en fungeert als strategisch sparringpartner voor de directeur. Je zet plannen om in concrete resultaten en zorgt dat alles soepel loopt, zodat het team zich kan richten op hun kerntaken in een veeleisende omgeving.

De rol is nieuw en veel vormgeving ligt bij jou. Binnen een jaar kun je het kantoor zelfstandig draaien, ook als de directeur afwezig is.

Qualifications

• 7+ jaar ervaring in senior operationele rollen zoals Head of Finance, Operations, People of Programma Manager.
• Kennis van budgetten, subsidiebeheer, fondsenwerving en compliance.
• Goede kennis van AVG/GDPR en beveiligingspraktijken.
• Ervaring met discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Zet strategische plannen om in operationele resultaten en draai het kantoor zelfstandig.
• Beheer facilitaire zaken, IT, leveranciers en inkoop.
• Leid cross-functionele projecten in samenwerking met partners en financiers.
• Stuur operationeel personeel aan, incl. HR-administratie en onboarding.
• Voer werving en selectie end-to-end uit en bouw de interne organisatie uit.

Skills

Strategisch denken

Systeem & structuur bouwen

Heldere communicatie

Leiderschap

Stakeholder management

Discretie & vertrouwelijkheid

Taalvaardigheid Nederlands/Engels

Job description

Aanstelling: Start als zzp/contractbasis, met uitzicht op loondienst

Wij zoeken een Head of Operations voor een kleine, onafhankelijke Nederlandse NGO (ANBI-status) die zich inzet voor de bescherming van democratie en de rechtsstaat. De organisatie onderzoekt en bestrijdt actoren en netwerken die open samenlevingen ondermijnen via desinformatie en manipulatie.

Vertrouwelijkheid: verplicht - een VOG en achtergrondcheck maken onderdeel uit van de procedure

Over de organisatie

Een hecht team dat snel schakelt en hoge eisen aan zichzelf stelt. De aandacht voor hun werk - en daarmee de werkdruk - is het afgelopen jaar snel gegroeid. Op dit moment loopt bijna alles nog via de directeur, en dat is niet langer houdbaar. Ze zoeken iemand die de organisatie draaiende houdt, zodat de rest van het team zich volledig kan richten op het werk, vaak in het veld.

De rol

Als Head of Operations ben je strategisch sparringpartner van de directeur én het operationele hart van het kantoor. Jij zet plannen om in resultaten en zorgt dat alles soepel loopt, zodat het team zich kan focussen op waar het goed in is. Dit is een nieuwe rol - een groot deel mag je zelf vormgeven. Veel staat al, veel ook niet. Binnen een jaar moet jij het kantoor zelfstandig kunnen draaien, ook als de directeur een tijdje onbereikbaar is.

Wat je gaat doen

Strategische ondersteuning

• Vertaalt visie naar kwartaalplannen, scherpe notities en heldere adviezen
• Bereidt leiderschapsoverleggen, bestuursvergaderingen en strategische sessies voor en leidt ze
• Schrijft en redigeert belangrijke communicatie
• Onderhoudt contact met donoren en ondersteunt fondsenwerving en bestaande relaties
• Ontwerpt en onderhoudt het operationele ritme van het kantoor: agenda's, overlegstructuur, workflows
• Leidt cross-functionele projecten van begin tot eind, in afstemming met partners, financiers en adviseurs
• Beheert facilitaire zaken, IT, leveranciers en inkoop
• Signaleert vroegtijdig wanneer iets vastloopt en grijpt in voordat het een probleem wordt

Financiën, subsidies & compliance

• Bewaakt budget, cashflow en financiële gezondheid van de organisatie, maandelijks - niet alleen wanneer een rapportage moet
• Stelt donor- en subsidierapportages op en houdt audit-ready documentatie bij richting alle financiers
• Werkt samen met de accountant aan het jaarverslag en de jaarrekening
• Ondersteunt subsidieaanvragen en verantwoording, en onderhoudt de relatie met financiers
• Ondersteunt data classificatie, toegangsbeheer en beveiligingsprotocollen; schakelt waar nodig met de juridisch adviseur
• Stuurt operationeel personeel aan: werkverdeling, rollen, contracten, onboarding en basale HR-administratie
• Voert werving en selectie end-to-end uit, zodat het team kan groeien
• Regelt reizen, logistiek en events

Wat we zoeken

• Iemand die strategisch denkt, maar het liefst gewoon dingen voor elkaar krijgt
• Je bouwt systemen en structuur die gewoon werken, en hebt daar weinig aansturing bij nodig
• Je schrijft helder, leidt effectieve vergaderingen en durft leiderschap respectvol tegen te spreken wanneer dat nodig is
• Je bent rustig, integer en sterk in de omgang met stakeholders, intern en richting financiers
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• De missie - democratie en de rechtsstaat - motiveert je meer dan het salaris

Wat we vragen

• 7+ jaar ervaring in een rol als Head of Finance, Operations, People of Programma Manager.
• Trackrecord in het opleveren van complexe projecten met meerdere stakeholders
• Praktijkervaring met budgetten, subsidiebeheer, fondsenwerving en compliance
• Goede kennis van AVG/GDPR en beveiligingspraktijken
• Ervaring in een omgeving waar discretie vanzelfsprekend is - overheid, veiligheid, inlichtingen, politie, journalistiek, onderzoek of ngo's - is een sterke plus
• Vloeiend Nederlands (moedertaal of C1/C2) en vloeiend Engels
• Maatschappelijke betrokkenheid als core business, een rol met echte verantwoordelijkheid, in werk dat er toe doet.
• Een klein, betrokken team in Amsterdam waar jouw bijdrage direct zichtbaar effect heeft
• Volledige ruimte om de interne organisatie op te bouwen en vorm te geven
• Deze rol is voor iemand voor wie de missie de belangrijkste reden is om te komen, niet het salaris.
• On-site, fulltime in Amsterdam. Om veiligheidsredenen is thuiswerken voor dit team niet mogelijk - dat maken we goed met veel gezelligheid