Functioneel beheerder zaaksysteem en DMS

Werkmaatschappij 8KTD; Burgum; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 9

IKB 17,05%

Hybride werken

Pensioen ABP

Job summary

Werkmaatschappij 8KTD zoekt een Functioneel Beheerder zaaksysteem en DMS om de aansluiting tussen gebruikers, processen en applicaties te optimaliseren. Je beheert Corsa/Liber DMS en ondersteunt bij digitale werkprocessen zoals bezwaar- en beroepsprocedures en samenwerking met iBabs.

Je vertaalt gebruikersbehoeften naar functionele veranderingen, bewaakt gegevenskwaliteit en voert tests uit. Er is ruimte voor ontwikkeling en hybride werken; VOG is vereist.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Ervaring met functioneel beheer van DMS of soortgelijke applicaties.
• Inzicht in documentstromen en procesondersteuning.
• Ervaring met ophalen van gebruikersbehoeften en het implementeren van wijzigingen.
• Ervaring met functioneel testen en UAT.
• Kennis van autorisaties, logging en gegevenscontroles.
• Oog voor privacy en informatiebeveiliging.

Responsibilities

• Gebruikers ondersteunen en optimaal gebruik stimuleren.
• Functionele inrichting beheren en bewaken van werkprocessen, dossiers en metadata.
• Verbeteringen realiseren en digitalisering versterken.
• Beheer van DMS (Corsa/Liber) en applicaties zoals iBabs en inwonersportaal.
• Begeleiden van functionele tests en gebruikersacceptatietesten.
• Samenwerken met privacy- en beveiligingsexperts en leveranciers.

Skills

HBO niveau

DMS functioneel beheer

Gebruikersbehoeften inventariseren

Functioneel testen

Privacy en beveiliging

Gegevenskwaliteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Corsa/Liber DMS

iBabs

Autorisaties en logging

Job description

Functioneel beheerder zaaksysteem en DMS

Als Functioneel Beheerder ben jij de schakel tussen gebruikers, processen en applicaties. Je zorgt ervoor dat onze systemen optimaal aansluiten bij de

Functioneel beheerder zaaksysteem en DMS

Werkmaatschappij 8KTD | 36 uur | Schaal 9

Werkmaatschappij 8KTD is de gezamenlijke ICT-organisatie van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. We verzorgen digitale werkplekken, systemen en applicatieondersteuning voor beide gemeenten. Jij werkt samen met gebruikers, proceseigenaren, collega’s van informatiemanagement (IM), Informatiebeheer, ICT en leveranciers.

Samen met IM verbind je gebruikersbehoeften en procesverbeteringen met de inrichting van applicaties. Daarmee versterk je de verbinding tussen processen, Informatiebeheer en ICT. Je komt terecht in een omgeving waar de lijnen kort zijn, de werkzaamheden afwisselend zijn en jouw inzet direct zichtbaar verschil maakt voor collega’s, inwoners en ondernemers.

Jouw bijdrage: digitaal werken dat de praktijk ondersteunt

Dankzij jouw inzet ondersteunt Corsa/Liber collega’s bij het beheren van documenten en dossiers en bij de uitvoering van specifieke werkprocessen. Zo blijft informatie betrouwbaar, vindbaar en toegankelijk.

Als Functioneel Beheerder ben jij de schakel tussen gebruikers, processen en applicaties. Je zorgt ervoor dat onze systemen optimaal aansluiten bij de dagelijkse praktijk en ondersteunt collega's bij vragen, wijzigingen en verbeteringen.

Je beheert Corsa/Liber, ons documentmanagementsysteem (DMS), dat wordt gebruikt voor onder andere bezwaar- en beroepsprocedures, subsidieverlening en bestuurlijke besluitvorming. Daarnaast beheer en ondersteun je applicaties zoals iBabs, digitale formulieren, het inwonersportaal, documentcreatie en digitaal ondertekenen. Ook werk je mee aan projecten waarmee we de digitalisering van beide gemeenten verder uitbreiden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Gebruikers ondersteunen en optimaal gebruik stimuleren

• Ondersteunen van gebruikers bij vragen en incidenten en waar mogelijk structurele oplossingen realiseren.
• Begeleiden van kerngebruikers bij het optimaal gebruik van documenten, dossiers en digitale werkprocessen.
• Ontwikkelen en verzorgen van instructies, handleidingen en trainingen om gebruikers effectief te ondersteunen.

Functionele inrichting beheren en bewaken

• Actueel houden van werkprocessen, dossiers, sjablonen en metadata.
• Bewaken van de kwaliteit, betrouwbaarheid en juistheid van gegevens.
• Inrichten van autorisaties, functiescheidingen en procescontroles conform gemaakte afspraken.
• Controleren van de werking van applicaties en vastleggen van bevindingen en verbeteracties.
• Bewaken van koppelingen met andere systemen en afstemmen met ICT en leveranciers.
• Vastleggen van beheerafspraken en wijzigingen en bijdragen aan kennisdeling binnen het team.

Verbeteringen realiseren en digitalisering versterken

• Meewerken aan digitaliseringsprojecten en de implementatie van nieuwe toepassingen.
• Vertalen van gebruikerswensen en knelpunten naar verbetervoorstellen en functionele eisen en het beoordelen van de impact op processen, gebruikers en systemen.
• Organiseren en begeleiden van functionele tests en gebruikersacceptatietesten.
• Begeleiden van de invoering van nieuwe functionaliteiten, inclusief communicatie, instructie en nazorg.
• Samenwerken met specialisten op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en archivering en bijdragen aan de verdere professionalisering van het functioneel beheer.

Wat breng je mee? I Wat bringsto mei? I

We zoeken vooral een collega die nieuwsgierig is, initiatief toont en graag de verbinding zoekt tussen gebruikers, processen en technieken.

De collega die we zoeken:

• Heeft Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met functioneel beheer van een DMS of een vergelijkbare proces ondersteunende applicatie.
• Inzicht in documentstromen, digitale dossiervorming en procesondersteuning.
• Ervaring met het ophalen van gebruikersbehoeften, het inrichten van functionaliteiten en het implementeren van wijzigingen.
• Ervaring met functioneel testen en gebruikersacceptatietesten.
• Kennis van autorisaties, functiescheidingen, logging en gegevenscontroles.
• Oog voor gegevenskwaliteit, privacy en informatiebeveiliging

Kennis van gemeentelijke processen, informatie- en archiefbeheer en BiSL is een pré. Je hoeft niet alles al te kennen; belangrijker vinden we dat je snel verbanden legt, eigenaarschap neemt en jezelf wilt blijven ontwikkelen.

Wat bieden wij jou? I Wat biede wy dy? I

Wij bieden jou een afwisselende functie waarin je zichtbaar verschil maakt voor collega’s. En waarbij je terecht komt in een betrokken ICT-team waarin samenwerking, kennisdeling en elkaar helpen vanzelfsprekend zijn.

• Een salaris tussen € 3.568,- en € 5.096,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek schaal 9, Cao SGO, salarispeil 1 juli 2026. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring, er kan sprake zijn van een aanloopschaal.
• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week voor een periode van een jaar met uitzicht op vast.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris, extra verlofuren en deelname aan de pensioenregeling bij het ABP.
• Ruimte voor opleiding, ontwikkeling en specialisatie.
• Mogelijkheden voor hybride werken.
• Een werkplek binnen Werkmaatschappij 8KTD waar jouw expertise daadwerkelijk het verschil maakt.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Werkmaatschappij 8KTD

De Werkmaatschappij 8KTD werkt voor de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en biedt een dynamische en moderne werkomgeving.

Motivatiebrief *

Ik wil graag mijn motivatiebrief uploaden en als bijlage toevoegen.

Motivatiebrief moet tussen de 20 en 10.000 tekens bevatten.

• Normaal

• Kop 2

• Kop 3

• Kop 4