Frontdesk Finance adm. support

Element Materials Technology Ltd.; Netherlands; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Element Materials Technology Breda zoekt een Frontdesk Finance & Administrative Support Officer die opereert op het snijvlak van finance, administratie en dagelijkse bedrijfsvoering. Je zorgt voor correcte facturatie, opvolging van openstaande posten en juiste registratie van informatie tussen teams en klanten.

Je werkt nauw samen met Operations, Finance en Sales, behandelt mailboxen en telefoonverkeer, en draagt bij aan rapportages en procesverbeteringen.

Qualifications

• Bij voorkeur een MBO 4+ opleiding in administratieve, commerciële of bedrijfseconomische richting.
• Enige jaren ervaring in financiële administratie, orderadministratie, customer service of vergelijkbare business support.
• Affiniteit met facturatie, debiteurenbeheer en administratieve workflows.
• Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ERP-, finance- of facturatiesystemen.
• Nauwkeurige en gestructureerde manier van werken.
• Voldoende beheersing van Nederlands én Engels om met collega's, klanten en leveranciers te communiceren.

Responsibilities

• Ondersteunen van administratieve verwerking van klantorders tot facturatie.
• Opvolgen van openstaande facturen en debiteurenbeheer.
• Verzamelen van informatie bij betwiste facturen en doorsturen naar juiste collega.
• Bijhouden van openstaande facturen en achterstallige betalingen.
• Ondersteunen van Finance- en Global Business Services-teams.
• Controleren van administratieve gegevens, PO-nummers en orderinformatie.
• Aanmaken en onderhouden van goedgekeurde purchase orders.
• Ondersteunen van collega's met rapportages en overzichten.
• Front-office ondersteuning: mailboxen, telefoontjes en bezoekers.

Skills

Nauwkeurige werkwijze

Structuur in werk

Nederlands & Engels communicatie

Education

MBO 4+/equivalent in administrative/commercial/business

Tools

Microsoft Office

ERP-/Finance-/Facturatiesystemen

Job description

Overview

Frontdesk Finance & Administrative Support Officer | Breda

Wil jij graag werken op het snijvlak van finance, administratie en dagelijkse business support? Vind je het prettig als facturen kloppen, openstaande posten worden opgevolgd en informatie op de juiste plek terechtkomt? En schakel je makkelijk tussen collega's, klanten en verschillende systemen?

Dan zoeken wij jou voor ons team bij Element Materials Technology in Breda.

Responsibilities

Wat ga je doen?

In deze functie ben je een belangrijke schakel in onze administratieve en financiële workflows. Je ondersteunt het proces vanaf de administratieve verwerking van klantorders tot en met facturatie en opvolging van openstaande facturen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• verwerken en verzenden van facturen zodra orders gereed zijn voor facturatie;
• beantwoorden en uitzoeken van eerstelijnsvragen over facturen;
• verzamelen van informatie bij betwiste of onduidelijke facturen en zorgen dat deze bij de juiste collega terechtkomen;
• monitoren van openstaande facturen en opvolgen van achterstallige betalingen;
• bijhouden en delen van duidelijke debtor- en betalingsstatussen;
• ondersteunen van onze Finance- en Global Business Services-teams;
• controleren van administratieve gegevens, PO-nummers en orderinformatie;
• aanmaken en onderhouden van goedgekeurde purchase orders;
• ondersteunen van collega's met rapportages, overzichten en andere administratieve werkzaamheden.

Daarnaast ben je onderdeel van onze dagelijkse front-office ondersteuning. Je helpt bij algemene mailboxen, telefoontjes en bezoekers en zorgt ervoor dat vragen snel bij de juiste persoon terechtkomen.

Wat maakt deze functie interessant?

Dit is geen functie waarin je de hele dag alleen facturen invoert of achter een receptiebalie zit.

Je zit juist midden in de operationele organisatie. Je hebt contact met Operations, Work Planning, Finance, GBS, Sales, leveranciers en klanten en ziet daardoor direct waar administratieve processen goed lopen - of waar iets dreigt vast te lopen.

Binnen de afgesproken procedures werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen workflows. Complexe financiële, technische of commerciële beslissingen liggen bij de betreffende specialist of manager.

Skills / Qualifications

Wat breng je mee?

Je hebt bij voorkeur:

• een MBO 4+ opleiding in administratieve, commerciële of bedrijfseconomische richting;
• enige jaren ervaring in financiële administratie, orderadministratie, customer service of vergelijkbare business support;
• affiniteit met facturatie, debiteurenbeheer en administratieve workflows;
• ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ERP-, finance- of facturatiesystemen;
• een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken;
• voldoende beheersing van Nederlands én Engels om met collega's, klanten en leveranciers te communiceren.

Maar minstens zo belangrijk: je ziet wanneer informatie ontbreekt, zoekt zaken uit, houdt overzicht en laat een probleem niet liggen omdat het toevallig "bij een andere afdeling hoort".

In Breda werk je in een technische omgeving waarin jouw administratieve werk direct bijdraagt aan een soepel proces voor onze klanten én collega's.

Company Overview

Element is een van de snelst groeiende test-, inspectie- en certificeringsbedrijven ter wereld. Wereldwijd werken er bij Element meer dan 9.000 experts vanuit ruim 270 locaties in 30 landen. Samen delen we een ambitieus doel om 'morgen veiliger te maken dan vandaag'.

Wanneer een storing tijdens gebruik geen optie is, helpen we klanten ervoor te zorgen dat hun producten, materialen, processen en diensten veilig, conform en geschikt voor het beoogde doel zijn. Van de ontwikkelingsfase tot de complexe wettelijke goedkeuringen en productie, ons wereldwijde laboratoriumnetwerk van wetenschappers, ingenieurs en technici ondersteunt klanten bij het verkrijgen van zekerheid over productkwaliteit, duurzame resultaten en markttoegang.

Hoewel we trots zijn op ons wereldwijde bereik, voelt werken bij Element alsof je deel uitmaakt van een kleiner bedrijf. Wij geven u de mogelijkheid om uw carrière in eigen hand te nemen en belonen uitmuntendheid en integriteit met groei en ontwikkeling.

Industrieën over de hele wereld zijn afhankelijk van onze zorg, aandacht voor detail en de absolute nauwkeurigheid van ons werk. De rol die wij te spelen hebben in het creëren van een veiliger wereld is veel breder dan onze organisatie.

Diversity Statement

Bij Element zijn we er altijd trots op onze mensen op de eerste plaats te zetten. Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en diversiteit en inclusie beschouwt als fundamenteel voor onze visie om "the world's most trusted testing partner" te worden.

Alle geschikte kandidaten worden in aanmerking genomen voor een dienstverband op basis van objectieve werkgerelateerde criteria en zonder rekening te houden met de volgende kenmerken: leeftijd, handicap, etnische afkomst, geslacht, burgerlijke staat, ras, religie, verantwoordelijkheid voor afhankelijke personen, seksuele geaardheid, of genderidentiteit of andere kenmerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.