Front- en Back-office Archiefbeheerder

Werken voor Nederland; Rijswijk; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Werken voor Nederland zoekt een Front- en Back-office Archiefmedewerker die bij Defensie werkt als burger. Je verzorgt de toegang tot medische- en personeelsdossiers en licht gevraagde dossiers aan bij interne en externe aanvragers, analoog of digitaal.

Je houdt archieven up-to-date, verplaatst en herschikt archieven, en onderhoudt diverse administraties zoals uitlening en vastlegging van productiegegevens voor managementrapportages.

Qualifications

• MBO-1 niveau en affiniteit met archiefwerkzaamheden.
• Affiniteit met archiefwerkzaamheden en ervaring in archiefroutines.
• Oplossingsgerichte manier van werken en oog voor details.

Responsibilities

• Draagt zorg voor verstrekken van juiste en volledige informatie uit dossiers.
• Verwerkt interne en externe informatieverzoeken en controleert AVG-naleving.
• Beheert archiefdepots en onderhoudt dossiers en kopieën voor verzending.
• Documenteert en onderhoudt administraties zoals uitlening en productiegegevens.

Skills

Word

Excel

Outlook

Education

MBO-1 niveau

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.

Uren per week - 38

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Facilitair / dienstverlening

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 51 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 25 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Front- en Back-office Archiefmedewerker draag je zorg voor het verstrekken van juiste en volledige informatie uit medische- en/of personeelsdossiers en correspondentiearchieven door het op verzoek lichten een aanleveren van gevraagde dossiergegevens. Je gaat de dossiers verzendklaar maken. Afhankelijk van de aanvraag/aanvrager gebeurt dit analoog of digitaal.

Fysiek houd jij je bezig met het (her)inrichten en onderhouden van de archiefdepots die onder medisch- en/of personeelsdossiers vallen. Hierbij moet je onder andere denken aan het herinrichten / (ver)plaatsen of verwijderen van archieven in/uit stellingen ten einde het archief prettig werkbaar en/of op orde te houden.

Verstrekken informatie
Er worden zowel interne- als externe informatieverzoeken gedaan. In beide gevallen worden de aanvragers door ons als klanten gezien en zo behandeld.
Je controleert of de aanvragen aan de gestelde wet en regelgeving (o.a. AVG) voldoen.
Om de informatieverzoeken te beantwoorden, ga je het fysieke archief en diverse digitale applicaties raadplegen om de aanvragen zo compleet mogelijk te kunnen beantwoorden.
Je gaat digitale documenten uitprinten en/of analoge documenten kopiëren ter verzending van kopie-dossiers aan externe klanten en/of op gemeenschappelijke schijf klaarzetten van digitale- en gedigitaliseerde dossier(onderdelen) voor interne aanvragers, maar ook het aanleveren en opbergen van laptops en externe schijven voor het Team Onderzoek en Toezicht.
Daarnaast houd je diverse administraties bij, waaronder die van uitlening, rappellering, (aangetekende) verzending en vastlegging van productiegegevens ten behoeve van managementrapportages.

Actief meedenken, voorstellen, deelname aan overleggen
We verwachten dat je actief meedenkt over mogelijke verbeteringen, het efficienter maken van de huidige- en eventueel nieuwe werkzaamheden. Je bent het aanspreekpunt van jouw subteam, zowel naar de collega’s binnen dat team als naar de Teamleider. Jij zal worden meegenomen naar overleggen over de werkzaamheden van het subteam.
Daarnaast lever je in voorkomend geval schriftelijk plannen en ideeen aan bij de Teamleider.

Wat vragen we?

• - Een overtuigende motivatie voor jouw sollicitatie naar dezfunctie
• - MBO-1 niveu
• - Affiniteit met archiefwerkzaamheden
• - Ervaring met archiefwerkzaamhede

Competenties

• - Je hebt opleiding gehad in het gebruik van tenminste Word, Excel en Outlook.
• -Je hebt ervaring met diverse applicaties en computerprogramma’s.
• - Je moet flexibel zijn omdat het afwisselend werk betreft en er regelmatig sprake is van ad hoc klussen. Daarnaast sta je open tegenover veranderingen en aanpassingen.
• - Je gaat integer met collega’s om en je bent open en eerlijk.
• - Je moet goed kunnen samenwerken, wat onder andere betekent dat je informatie met collega’s deelt, behulpzaam bent en een teamgeest hebt.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.

Maximaal aantal