Financial Assistant/Office Manager

Vlotte Tantes; Rotterdam; Hybrid; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibel hybride werken

Reiskostenvergoeding

Team borrels en activiteiten

Job summary

Vlotte Tantes in Rotterdam zoekt een Financial Assistant & Office Manager die orde houdt, processen verbetert en de dagelijkse operationele ondersteuning verzorgt. Je zorgt voor correcte administratie, verwerk facturen en ondersteun de Head of Finance en Business Operations.

Je werkt nauw samen met kantoor- en facilitaire partijen, bent het eerste aanspreekpunt en tilt kantoorprocessen naar een hoger niveau met hands-on mentaliteit. Hybride werken en reiskostenvergoeding horen erbij.

Qualifications

• minimaal mbo4 werk- en denkniveau
• relevante ervaring in financiële administratie of een vergelijkbare rol
• gevestigd in Nederland en minimaal twee dagen per week op kantoor (Rotterdam)
• 32–40 uur per week beschikbaar
• goede communicatie in Nederlands en Engels
• hands-on mentaliteit en gestructureerde werkwijze

Responsibilities

• Administratie & facturatie: verwerken van inkomende en uitgaande facturen.
• Ondersteunen van de financiële administratie in samenwerking met de Head of Finance.
• Bijhouden van administratieve dossiers en documentatie.
• Opstellen van begrotingen, maandrapportages en jaarrekeningen.
• Zorgen voor kantoor- en facilitatiezaken en een gastvrije werkomgeving.

Job description

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, dingen regelen en ervoor zorgen dat alles achter de schermen goed loopt? Vind je het fijn wanneer de administratie klopt, het kantoor op orde is en collega’s gewoon hun werk kunnen doen omdat jij het geregeld hebt? Voel jij je prettig in een informele, energieke werkomgeving met een relatief jong team? Dan is dit misschien jouw nieuwe werkgever.

Deze opdrachtgever is actief in Education Technology en ontwikkelt een digitaal leerplatform waarmee organisaties hun leer- en ontwikkelprogramma’s slim, flexibel en schaalbaar kunnen inrichten. Zij zitten in een fase van groei en verandering; bouwen, verbeteren en opschalen tegelijk. Hun cultuur is informeel en ze zorgen goed voor elkaar, maar ze zijn ook een winstgevend bedrijf dat resultaat levert. Work hard, play hard: ze hebben plezier, en dat leidt tot hun succes. In deze rol lever je daar een concrete bijdrage aan door te zorgen dat de operationele basis op orde is.

Dit is een rol voor iemand die graag overzicht houdt, nauwkeurig werkt en het leuk vindt om te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Iemand die ziet wat er nodig is, het oppakt en ervoor zorgt dat alles soepel blijft draaien.

Als Financial Assistant & Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele ondersteuning van de organisatie. Je zorgt ervoor dat de administratie klopt, facturen worden verwerkt, het kantoor soepel draait en collega’s efficiënt kunnen werken.

Je werkt nauw samen met de Head of Finance en Business Operations en bent het eerste aanspreekpunt voor alles wat met kantoor, faciliteiten en dagelijkse praktische zaken te maken heeft. Relevante ervaring, accuratesse en een hands‑on mentaliteit zijn in deze rol essentieel.

Administratie & Facturatie

• verwerken van inkomende en uitgaande facturen;
• verwerken van declaraties;
• ondersteunen van de financiële administratie in samenwerking met de Head of Finance; dit is dagelijks terugkerend en inhoudelijk werk;
• bijhouden van administratieve dossiers en documentatie;
• bijdragen aan het opstellen van begrotingen, maandrapportages en jaarrekeningen;
• bijdragen aan het opstellen van interne rapportages.
• je bent verantwoordelijk voor het kantoor in de breedste zin van het woord;
• eerste aanspreekpunt voor alle kantoorgerelateerde zaken;
• zorgdragen voor een gastvrije, professionele en goed georganiseerde werkomgeving voor collega’s en bezoekers;
• contact onderhouden met leveranciers (schoonmaak, glazenwassers, onderhoud);
• bestellen van kantoorartikelen, boodschappen en praktische zaken.

Operationele ondersteuning

• regelen van werkmiddelen zoals telefoons (abonnementen), laptops en andere bedrijfsmiddelen;
• organiseren van cadeaus, locaties en andere ad hoc-verzoeken;
• ondersteunen bij agenda’s en planning waar nodig;
• snel schakelen tussen verschillende activiteiten; geen dag is hetzelfde

Wie ben jij?

• je hebt minimaal een mbo4 werk- en denkniveau;
• Je hebt relevante ervaring in financiële administratie of een vergelijkbare rol;
• je bent gevestigd in Nederland en minimaal twee dagen per week op kantoor (Rotterdam);
• je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar;
• je communiceert goed in Nederlands en Engels;
• je bent accuraat, betrouwbaar en werkt gestructureerd;
• je hebt een hands‑on mentaliteit; je zegt: ‘dit regelen we wel even’ en doet het dan ook;
• je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten;
• je bent praktisch, positief en denkt in oplossingen;
• je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• je voelt je prettig in een informele, resultaatgerichte omgeving waar hard werken en plezier hand in hand gaan;
• je vindt het geen probleem om taken op te pakken die misschien niet 100% binnen de functieomschrijving passen, maar wel nodig zijn.

Wat leer je & hoe groei je?

• hoe een dynamische SaaS-organisatie operationeel draait;
• hoe je rust en structuur brengt in een veranderende omgeving;
• hoe financiële en operationele processen in elkaar grijpen;
• hoe je jouw rol verder kunt laten groeien, passend bij jouw talenten en interesses.

Belangrijke waarden van deze organisatie

• eigenaarschap: je ziet wat nodig is en pakt verantwoordelijkheid;
• verantwoordelijkheid: je helpt zorgen dat plannen worden uitgevoerd en resultaten worden behaald;
• leren: je bent nieuwsgierig, reflecteert en blijft jezelf verbeteren.

Wat krijg je hiervoor terug?

• een rol met vertrouwen en verantwoordelijkheid;
• autonomie en ruimte om de rol verder vorm te geven;
• mogelijkheden om te leren en jezelf te ontwikkelen;
• flexibel en hybride werken, met een sterke basis op kantoor;
• reiskostenvergoeding en goede faciliteiten;
• leuke borrels en uitjes;
• een betrokken werkomgeving met korte lijnen en goede energie.