Executive Management Assistant - Global Travel & Admin

Van Oord; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

32 vakantiedagen

Variabele bonusregeling

Pensioenregeling

Collectieve zorgverzekering

Hybride werkregeling

Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden

Job summary

Van Oord zoekt een Management Assistant die deel uitmaakt van het secretariaat van het Ship Management Department. Je werkt nauw samen met twee MT-leden, beheert hun agenda, plant vergaderingen en organiseert reizen, met aandacht voor details en professionaliteit.

Je bent verantwoordelijk voor documenten, archivering en als aanspreekpunt binnen de afdeling. Een proactieve instelling en leergierigheid zijn essentieel, met minimaal 36 uur per week beschikbaar.

Qualifications

• Minimaal 36 uur per week beschikbaar.
• Ervaring als Management Assistant is geen vereiste; motivatie en leergierigheid zijn belangrijk.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid in administratieve processen.

Responsibilities

• Coördineren van complexe agenda's voor twee MT-leden.
• Vergaderingen plannen en zorgen voor benodigde voorzieningen.
• Reizen (nationaal en internationaal) plannen, inclusief vluchten en visa.
• Voorbereiden en archiveren van correspondentie en documenten.
• Ondersteunen van collega's en fungeren als aanspreekpunt binnen de afdeling.
• Signaleren van verbeterkansen in administratieve processen.

Skills

Organisatie

Proactief

Dienstverlening

Education

MBO+ secretariële/administratieve opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Van Oord zoekt een Management Assistant die deel uitmaakt van het secretariaat van het Ship Management Department. Je werkt nauw samen met twee MT-leden, beheert hun agenda, plant vergaderingen en organiseert reizen, met aandacht voor details en professionaliteit.

Je bent verantwoordelijk voor documenten, archivering en als aanspreekpunt binnen de afdeling. Een proactieve instelling en leergierigheid zijn essentieel, met minimaal 36 uur per week beschikbaar.