Executive Assistant (tijdelijk - 6 maanden)

Mediq; Utrecht; On-site; EUR 60,000 - 88,000; Full time

Job summary

Mediq zoekt een ervaren Executive Assistant voor medio december 2026 tot medio juni 2027. Je ondersteunt vier directors (CHRO, CPO, CXO en CScO) in een internationale en dynamische omgeving en fungeert als sparringpartner met oog voor prioriteiten en discretie.

Je beheert complexe agenda's, coördineert taken, verzorgt communicatie en bereidt presentaties voor. Reizen wereldwijd organiseer je volledig en bewaak je deadlines en opvolging.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Een afgeronde secretariële opleiding of gelijkwaardige achtergrond.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur internationaal/commercieel.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (schrift en mondeling).
• Ruime ervaring met MS Office en moderne communicatiekanalen.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en meetings organiseren.
• Coördineren en prioriteren van afspraken en verzoeken.
• Verzorgen van communicatie namens directors.
• Voorbereiden van presentaties en vergaderstukken.
• Internationale reizen volledig organiseren.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Organisatie

Prioriteiten stellen

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Ben jij een ervaren Executive Assistant die moeiteloos overzicht houdt in complexe agenda's, vooruitdenkt en op senior managementniveau weet wat er nodig is? Voor een tijdelijke vervanging zoeken wij bij Mediq een zelfstandige en proactieve Executive Assistant voor de periode van medio december 2026 tot medio juni 2027.

In deze rol ondersteun je vier directors binnen Mediq: de CHRO, CPO, CXO en CScO. Je werkt in een internationale en dynamische omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt en waarin jouw organisatietalent, gevoel voor prioriteiten en discretie essentieel zijn.

Jouw rol

Als Executive Assistant ben je veel meer dan alleen verantwoordelijk voor agenda- en secretariële ondersteuning. Je bent een belangrijke sparring- en organisatiepartner voor de directors die je ondersteunt. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, acties en prioriteiten goed worden opgevolgd.

Je bent gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan en weet goed in te schatten welke zaken direct aandacht nodig hebben. Daarbij fungeer je als een effectieve filter voor de directors: je beoordeelt prioriteiten en gevoeligheden en zorgt ervoor dat hun tijd zo effectief mogelijk wordt ingezet.

Je rapporteert in deze tijdelijke functie aan de CHRO.

Wat ga je doen?

Je krijgt een breed en verantwoordelijk takenpakket. Onder andere:

• Beheren van complexe agenda's en afstemmen met interne en externe assistants om afspraken en meetings te organiseren.
• Coördineren en prioriteren van verschillende afspraken, verzoeken en werkzaamheden die tegelijkertijd lopen.
• Beheren van inkomende en uitgaande communicatie namens de directors.
• Proactief beheren en opvolgen van acties en berichten vanuit mailboxen.
• Voorbereiden en ondersteunen bij presentaties, correspondentie, agenda's en vergaderstukken.
• Signaleren van belangrijke interne en externe ontwikkelingen en ervoor zorgen dat de directors tijdig geïnformeerd zijn.
• Bewaken van gemaakte afspraken, acties en deadlines en zorgen voor tijdige opvolging.
• Organiseren van activiteiten, trainingen, bijeenkomsten en internationale events.
• Volledig organiseren van internationale reizen, waaronder vluchten, hotels, taxi's, treinen, visa en benodigde registraties.
• Beheren en bijhouden van de travel calendar.
• Verwerken van declaraties en controleren en goedkeuren van facturen.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe collega’s.
• Waar nodig optreden als back-up voor de PA van de Board.

Wat breng je mee?

Voor deze tijdelijke opdracht zoeken we iemand die snel zelfstandig kan instappen en gewend is te functioneren in een complexe, internationale organisatie.

Je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbare achtergrond.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een internationale en commerciële omgeving.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ruime ervaring met MS Office.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere senior stakeholders of directors is een sterke pré.

Daarnaast ben je accuraat, stressbestendig en integer. Je bent empathisch, maar durft tegelijkertijd prioriteiten te stellen en grenzen te bewaken. Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren: je signaleert, denkt vooruit en pakt zaken zelfstandig op.

Wat kun je verwachten?

Je komt terecht in een dynamische en internationale organisatie waarin je gedurende ongeveer zes maanden een belangrijke rol vervult in de ondersteuning van vier directors. Omdat het om tijdelijke vervanging gaat, zoeken we iemand die snel zijn of haar weg vindt, verantwoordelijkheid pakt en vanaf het begin structuur en continuïteit kan bieden.

Over Mediq

Mediq ondersteunt zorgprofessionals en patiënten met medische hulpmiddelen, zorgoplossingen en diensten. Als internationale organisatie zijn we actief in verschillende Europese markten en werken we iedere dag aan ons doel om de zorg toegankelijk, betaalbaar en van hoge kwaliteit te houden.