Executive Assistant | Stichting De Kindertelefoon | 32 - 36 uur

Pienk | Office Professionals; Utrecht; Hybrid; EUR 41,000 - 47,000; Part time

Job summary

Stichting De Kindertelefoon in Utrecht zoekt een Executive Assistant die de Directeur-Bestuurder en het MT ondersteunt. De functie kan parttime of fulltime worden ingevuld, 32 of 36 uur per week. Je combineert secretariële taken met strateegische ondersteuning en fungeert als schakelfiguur tussen directie, MT en interne/externen.

Je werkt zowel op secretariair als organisatorisch niveau en draagt bij aan groei en procesverbeteringen. Er wordt vanuit kantoor gewerkt met ruimte voor hybride werken.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• 4

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning voor Directeur-Bestuurder en MT.

Skills

Secretariële ervaring

Complexe agendabeheer

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Stressbestendig

Nederlands (schrift/woord)

Education

HBO niveau

Tools

MS Office

Job description

Voor Stichting De Kindertelefoon in Utrecht zoeken we een Executive Assistantdie zowel de Directeur-Bestuurder als het MT gaat ondersteunen! De functie is zowelparttime of fulltime, 32 of 36 uur per week in te vullen.

In deze secretariële rol combineer je de klassieke verantwoordelijkheid van een Directiesecretaresse met de moderne invulling van een Executive Assistant. Je bent binnen deze maatschappelijk betrokken organisatie een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de Directeur haar werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Daarnaast fungeer je als de spin in het web tussen directie, MT-leden, interne teams en externe stakeholders.

Een mooie én uitdagende functie voor een Executive Assistant met een hart voor de wereld van kinderen en jongeren.

Je werkt op zowel secretarieel, administratief als organisatorisch niveau samen met verschillende managers en collega's. Deze veelzijdigheid maakt de rol uitdagend: het is aan jou om overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en optimale ondersteuning te bieden. De organisatie wil zich graag verder ontwikkelen, en zou het fijn vinden als jij hierin mee kunt groeien. Als je hier gaat werken liggen er veel zaken die opgepakt moeten worden, je krijgt de ruimte om je het speelveld eigen te maken en mee te bouwen aan de ontwikkelingen die de organisatie door wil maken. Handson dus, met ruimte om je input te geven en een bijdrage te leveren aan groei!

Wat ga je doen?

Hoe zien jouw dagen als Executive Assistant | Directiesecretaresse eruit? Tot jouw verantwoordelijkheden behoren:

Secretariële ondersteuning:

• Beheer van de algemene mailbox en die van de Directeur-Bestuurder;
• Complex agendabeheer en e-mailbeheer voor de Directeur-Bestuurder;
• Beheer van de algemene mailbox en telefoon;
• Alle overige voorkomende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.

Vergaderingen en planning:

• Voorbereiden en organiseren van OR-, RvT- en MT-vergaderingen (3 leden);
• Opstellen van agenda's en indien nodig notuleren;
• Opstellen van het centrale organisatieoverzicht van alle afdelingsoverleggen.

Procesondersteuning:

• Faciliteren van diverse interne werkprocessen;
• Bewaken van deadlines, signaleren van knelpunten en schakelen met stakeholders;
• Ondersteuning op het gebied van HR, Office Management, Facilitair en Financieel;
• Meewerken aan interne projecten zoals teamdagen, optimalisatietrajecten en organisatiebrede initiatieven.

Wat maakt deze rol bijzonder?

Naast het feit dat je werkt voor een maatschappelijk betrokken organisatie, bevind je je in een dynamische omgeving die zich verder zal ontwikkelen. Jij vervult hierin een sleutelrol als betrouwbare rechterhand van de Directeur-Bestuurder en het MT. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, bewaart overzicht en voelt je sterk betrokken bij je werk en de organisatie.

Interesse?

Functie-eisen

Dit breng jij mee

We zijn op zoek naar een assistant die graag binnen een maatschappelijk betrokken organisatie aan de slag gaat. Daarnaast ben je pro-actief, stressbestending en werk je gestructureerd.Je hebt oog voor kwaliteit en verder voldoe je aan de volgende functie eisen:

• HBO werk- denkniveau;
• Recente ervaring in een soortgelijke secretariële functie zoals (directie) secretaresse, management assistent, executive assistant;
• Ervaring met zeer complex agendabeheer;
• Goede kennis van het Microsoft Office pakket;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de procedure);
• Je bent 32 of 36 uur per week beschikbaar, er wordt vanuit kantoor gewerkt, in overleg kun je op termijn vanuit huis zaken oppakken;
• Je bent woonachting in de omgeving van Utrecht.

Daarnaast ben je communicatief vaardig, maak je gemakkelijk verbinding en ben je goed in staat overzicht te behouden en processen te stroomlijnen!

Wat maakt deze rol bijzonder?

Bij deze organisatie maak je écht impact. Je ondersteunt niet alleen de dagelijkse gang van zaken, maar draagt ook bij aan een organisatie die zich inzet voor het welzijn van anderen. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en je betrokkenheid te laten zien, er is ruimte om processen te optimaliseren en de rol uit te bouwen!

We zoeken iemand die handson is, die ziet wat er opgepakt moet worden en wat prioriteit heeft. Je bent heel erg welkom in het team, en als je start ligt het werk al op je te wachten. Als je meer wilt weten hoor ik graag van je!

Arbeidsvoorwaarden

Wat je kunt verwachten

Een interessante baan voor een executive assistant voor 32 tot 36 uur per week binnen een maatschappelijk betrokken stichting die zich hard maakt voor kinderen en jongeren; StichtingDe Kindertelefoon / In je bol!

Er heerst binnen de organisatie een positieve sfeer en men werkt nauw samen om optimale dienstverlening en kwaliteit na te streven. De sfeer op de werkvloer is informeel, men voelt zich betrokken bij elkaar en dat is voelbaar. Tegelijkertijd ligt de lat hoog, de organisatie heeft kwaliteit hoog in het vaandel!

Wat biedt de Stichting De Kindertelefoon jou?

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.640 euro per maand obv 40 uur (per 1 januari 2027 volgt een loonstijging van 3,4%);
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn en overige arbeidsvoorwaarden volgens de cao Jeugdzorg;
• Een OV-kaart voor het reizen naar je eigen of een andere locatie van De Kindertelefoon/In je bol. Voor het reizen naar je standplaats met de auto of fiets een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer tot 40 km enkele reis;
• Direct een contract bij De Kindertelefoon, een aanstelling van een jaar, met uitzicht op een vast contract;
• Er wordt vanuit kantoor gewerkt, in overleg kun je op termijn vanuit huis zaken oppakken.

Zoals je ziet een mooie combinatie van inhoud en arbeidsvoorwaarden!