Executive Assistant

Pallasreactor; Petten; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen

8,33% eindejaarsuitkering

8% vakantietoeslag

Pensioen ABP 70% premie

Reiskostenvergoeding 0,23€/km

100% OV vergoeding

Mobiliteitsbudget

Verhuiskostenvergoeding

Job summary

NRG PALLAS zoekt een Executive Assistant die samen met een collega ExCo-ondersteuning biedt. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een bestuurlijke omgeving, werkt nationaal en internationaal en onderhoudt uitstekende relaties met diverse stakeholders.

Je bent pro actief, discreet en hebt sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail. Je beheert complexe agenda's, verzorgt notulen en draagt bij aan een professionele communicatie in het Nederlands en Engels.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving.
• Scherp, zorgvuldig en in staat om snel te schakelen tussen taken en stakeholders.
• Professionele houding met focus op dienstverlening en professionaliteit.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Proactieve administratieve ondersteuning (zoals tekenverzoeken en offertes).
• Complex agenda beheer en coördinatie van afspraken en overleggen.
• Ontvangen van gasten en afstemming met beveiliging rond bezoeken.
• Voorbereiden, plannen en notuleren van ExCo- en bestuurlijke vergaderingen.
• Bewaken van acties, besluiten, deadlines en opvolging.
• Opstellen en redigeren van correspondentie en documenten.
• Organiseren van (internationale) afspraken, bijeenkomsten en reizen.
• Coördineren van organisatiebrede events.
• Zorgdragen voor vertrouwelijke dossiers en archivering.

Skills

Proactief handelen

Organiseren

Discretie

Overzicht houden

Communicatieve vaardigheden

Engels (vloeiend)

Nederlands (vloeiend)

Microsoft 365

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Wil jij werken in een dynamische organisatie met maatschappelijke impact, waar jouw talent voor organiseren en ontzorgen écht het verschil maakt? Bij NRG PALLAS krijg je als Executive Assistant een sleutelrol in de ondersteuning van het Executive Committee (ExCo).

Jouw Rol

Samen met een collega Executive Assistant vorm je een sterk team dat het ExCo optimaal ondersteunt. Jullie zorgen voor structuur, overzicht en continuïteit in een complexe, bestuurlijke omgeving waar veiligheid, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan. Je beweegt je soepel binnen een nationaal en internationaal speelveld en weet precies wat er nodig is om alles op rolletjes te laten lopen. Met jouw proactieve houding, discretie en organisatorische sensitiviteit ben je een onmisbare schakel achter de schermen.

• Proactieve administratieve ondersteuning, zoals tekenverzoeken en offertes
• Complex agendabeheer en het coördineren van afspraken en overleggen
• Het professioneel ontvangen van gasten en afstemming met beveiliging rondom bezoeken
• Voorbereiden, plannen en notuleren van ExCo‑ en bestuurlijke vergaderingen
• Bewaken van acties, besluiten, deadlines en opvolging
• Opstellen, redigeren en verzorgen van correspondentie en documenten
• Organiseren van (internationale) afspraken, bijeenkomsten en reizen
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Coördineren van organisatiebrede events
• Zorgdragen voor correcte archivering en vertrouwelijke dossiervorming

Wie ben jij?

Jij krijgt energie van werken op bestuurlijk niveau en houdt moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving. Je bent scherp, zorgvuldig en schakelt snel.

• HBO werk- en denkniveau en ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Proactiviteit en organisatiesensitiviteit
• Het vermogen om soepel te schakelen tussen diverse taken en stakeholders
• Een servicegerichte, toegankelijke en professionele houding
• Een pragmatische instelling met focus op oplossingen en impact
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (Nederlands én Engels)
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Stressbestendigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen
• Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie

Waarom deze rol bij jou past

Deze functie biedt jou de kans om te werken in een omgeving met maatschappelijke betekenis en zichtbare impact. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt nauw samen met topmanagement en speelt een cruciale rol in het soepel laten draaien van de organisatie.

Arbeidsvoorwaarden

• 27 vakantiedagen en 12 ADV dagen
• 8,33% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag
• Pensioen bij het ABP; NRG PALLAS betaalt 70% van de premie
• Reiskosten voor woon‑werkverkeer vergoed met € 0,23 per km tot 50 km enkele reis; OV wordt 100% vergoed
• Mogelijkheid tot het bij‑ of verkopen van verlofdagen
• Mogelijkheid tot mobiliteitsbudget/verhuiskostenvergoeding

Persoonlijke ontwikkeling

• Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling in de vorm van uitgebreide trainings‑ en opleidingsprogramma’s.

Leuke activiteiten

• Regelmatig sociale en sportieve events
• Lunchen in het bedrijfsrestaurant

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) maken onderdeel uit van de selectieprocedure.