Event Producer

DeFabrique; Utrecht; On-site; EUR 38,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Personeelsfeesten

Job summary

DeFabrique is op zoek naar een ervaren Event Producer die de wensen van opdrachtgevers omzet in een concreet draaiboek en plan. Je beheert de volledige coördinatie van uiteenlopende evenementen, van congres tot bedrijfsfeesten met honderden gasten.

Je onderhoudt afstemming met leveranciers en interne teams om een vlekkeloze uitvoering te garanderen. Je bent communicatief sterk, gestructureerd en werkt proactief samen met de opdrachtgever en interne teams.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring met organiseren van uiteenlopende evenementen.
• Gestructureerd plannen, onder druk klantgericht blijven en deadlines halen.
• Sterke communicatieve vaardigheden met opdrachtgevers en teams.

Responsibilities

• Coördineer het hele proces rondom de organisatie van een evenement, van opdracht tot uitvoering.
• Onderhoudt mondeling en schriftelijk contact met opdrachtgevers.
• Maakt afspraken met leveranciers (techniek, entertainment, inrichting) en zorgt voor interne afstemming.
• Op de dag zelf ontvang je de opdrachtgever en bereid je verdere details voor.
• Loop tijdens het evenement langs om alles te monitoren en zorg dat gasten tevreden zijn.

Skills

Eventmanagement

Planning

Klantencontact

Logistiek

Job description

Zodra opdrachtgevers bij onze sales afdeling hebben besloten dat hun evenement bij ons plaatsvindt, ben jij degene die zorgt dat al hun wensen worden waargemaakt. Op basis van jouw planning neem je de opdrachtgever stap voor stap mee bij de vormgeving, inrichting en tijdlijnen om tot een duidelijk draaiboek voor het event te komen. Van grote lijnen naar een gedetailleerd plan waarin van minuut tot minuut ieder detail van het evenement is vastgelegd en alle betrokkenen weten wat er van hen verwacht wordt. Jij weet precies hoe je jouw opdrachtgever kan ontzorgen bij de organisatie om van zijn of haar evenement een onvergetelijke herinnering te maken. Jij overtreft alle verwachtingen en zorgt dat zij zelf op de dag van uitvoer ook kunnen genieten van hun evenement.

Als Event Producer bij DeFabrique

• Ben jij de persoon die continu, zowel mondeling als schriftelijk, in contact staat met onze opdrachtgevers bij de organisatie van hun evenementen.
• Coördineer jij het hele proces rondom de organisatie van een evenement. Dit zijn zeer uiteenlopende zakelijke evenementen in omvang en inhoud. Denk hierbij aan congressen, beurzen, maar ook bedrijfsfeesten met 200 tot 3.500 gasten.
• Maak jij afspraken met onze leveranciers (techniek, entertainment, inrichting) en zorg je dat alles intern goed afgestemd wordt (o.a. met de eventmanager, catering, personeelsplanning & op- en afbouw).
• Op de dag zelf ontvang je samen met de Eventmanager de opdrachtgever om nog even de laatste details te bespreken, waarna jij met een gerust hart terug gaat naar kantoor om je andere evenementen verder voor te bereiden.
• Uiteraard loop je tijdens het evenement nog een keer langs om te kijken of alles naar wens is en zelf ook te genieten van het resultaat.

Wat bieden wij

• Een uitdagende functie voor 32 tot 40 uur per week waarbij je iedere dag het verschil kan maken voor onze opdrachtgevers en de ruimte krijgt om mee te denken en - werken aan de groei van het familiebedrijf
• Een gedreven klant- en prestatiegericht team vol humor, ook wanneer er keihard gewerkt moet worden.
• Een werkplek op een locatie met een bijzondere historie en de grootste bedrijven als opdrachtgever.
• Een marktconform salaris gebaseerd op jouw ervaring.
• Twee onvergetelijke personeelsfeesten per jaar.

Wie ben jij?

• Jij hebt minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van uiteenlopende klein- en grootschalige evenementen, waardoor je inmiddels zo goed kunt plannen dat je nooit een deadline mist.
• Je werkt gestructureerd, waardoor het je goed lukt om onder hoge druk klantgericht, gastvrij en flexibel te blijven zonder je doel uit het oog te verliezen.
• Jij kunt zowel met de assistent van- als met de directie van opdrachtgevers goed communiceren en weet door goed te luisteren precies hoe je hen kunt ontzorgen.
• Tot slot vinden we het belangrijk dat je op maximaal 30 minuten reizen van onze locatie woont omdat wij vinden dat dit bijdraagt aan een goede werk-privé balans.

DeFabrique Evenementenlocatie is oorspronkelijk een mengvoederfabriek, gerestaureerd om evenementen in te geven. Het plan dat in 2001 uitgevoerd werd door Jan en zijn vrouw Krijnie werd, zacht uitgedrukt, een groot succes. Met inmiddels ruim 200 collega’s wordt de locatie ingezet voor honderden evenementen (beurzen, congressen, bedrijfsfeesten en publieksevenementen) per jaar, met maximaal 3.500 personen in 30 silo's, loodsen en hallen.

DeFabrique Holding is een begrip in Utrecht, Enschede en Kalkar en bestaat uit acht merken

Op welke plek je ook komt, het doel is hetzelfde: het bieden van een unieke omgeving waar mensen samenkomen en blijvende herinneringen maken.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. We waarderen de interesse, maar we werven onze medewerkers graag rechtstreeks. Ook zijn we voor deze functie niet geïnteresseerd in samenwerken met een ZZP-er. Dank voor uw begrip.