Domein Secretaresse Samenleving - Gemeente Zoetermeer

Incipias B.V.; Zoetermeer; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een Domein Secretaresse Samenleving ter ondersteuning van het management binnen het Domein Samenleving. Je werkt met collega's aan maatschappelijke opgaven die inwoners van Zoetermeer raken, met onderdelen als Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, en Inkomen en Bestaanszekerheid.

Je taken omvatten agenda's beheren, notuleren, voorbereidende vergaderstukken en coördinatie van correspondentie.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-niveau in secretariële ondersteuning of vergelijkbaar.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of secretaresse.
• Ervaring met voorbereiden/organiseren van overleggen, agenda's en vergaderstukken, notuleren en bewaken van acties.
• Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams)
• Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
• Accuraat, discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Snel schakelen, zelfstandig prioriteiten stellen en overzicht houden

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van agenda's en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief agenda's, uitnodigingen en stukken.
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Ondersteunen bij klachtenafhandeling en administratieve processen.
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken van verzoeken.
• Onderhouden van contacten met collega's, leidinggevenden en externe partijen

Skills

Communicatief sterk

Discreet

Betrouwbaar

Plannen en prioriteren

Teamspeler

Education

MBO 4 richting secretariële ondersteuning of vergelijkbaar

Tools

Outlook

Word

Teams

Job description

Reageren kan tot 19 oktober 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Zoetermeer, zijn wij op zoek naar een Domein Secretaresse Samenleving. In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor de inwoners van Zoetermeer, met onderdelen als Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, en Inkomen en Bestaanszekerheid. Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. Samen met drie collega-secretaresses vorm je een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.

Wat ga je doen?

• Beheren en prioriteren van agenda's en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda's, uitnodigingen en vergaderstukken.
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs.
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten.
• Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen.
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken.
• Onderhouden van contacten met collega's, leidinggevenden en externe partijen.

Jouw profiel

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, het opstellen en verspreiden van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams.
• Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.
• Je werkt accuraat, bent discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie.
• Je kunt snel schakelen, stelt zelfstandig prioriteiten en houdt overzicht bij meerdere gelijktijdige werkzaamheden.
• Je bent communicatief sterk en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden en andere gesprekspartners.

Wat bieden wij?

• Een opdracht van 9 maanden bij de Gemeente Zoetermeer binnen het maatschappelijk relevante Domein Samenleving, met mogelijkheden tot verlenging.
• Een werkweek van 32 tot 36 uur per week; werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
• Standplaats is het Stadhuis van Zoetermeer; thuiswerken is in overleg mogelijk.
• Salaris op basis van schaal 7 (CAO Gemeenten): een bruto maandsalaris van 2.875 tot 4.065 euro bij fulltime dienstverband, aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
• Een dynamische werkomgeving met veel afwisseling in werkzaamheden en gesprekspartners.