Document Controller

Royal IHC; Netherlands; Hybrid; EUR 39,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Netto thuiswerkvergoeding

Winstdelingsregeling

Zorgverzekering VGZ

Pensioen PME

Sociaal Fonds Royal IHC

Opleidingsbudget €1.500

IHC Academy

Onbeperkt sporten

Job summary

Royal IHC zoekt een proactieve en nauwkeurige Document Controller voor onze projectorganisatie. Je beheert alle projectdocumenten gedurende de volledige levenscyclus, registreert, beoordeelt, goedkeurt, verspreidt en archiveert documenten en zorgt voor een traceerbare audittrail.

Je zet en beheert het documentmanagementsysteem, bewaakt workflows, versies en distributie, en levert regelmatig documentcontrol-rapportages.

Qualifications

• Minimaal MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig).
• Sterke administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving.
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren).

Responsibilities

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen.
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren.
• Beheren van versie-en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd.
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen.
• Zorgen voor naleving van project-, organisatie- en contractuele documentatiestandaarden.
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document- en goedkeuringshistorie.
• Opstellen van document control rapportages en signaleren van knelpunten.

Skills

Administratieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Klantgerichte houding

Nederlands in woord en schrift

Engels in woord en schrift

Projectervaring

Education

MBO niveau 4 of gelijkwaardig

Tools

Documentmanagementsysteem

Job description

Bij Royal IHC werken we aan complexe, internationale projecten in de maritieme sector. Voor onze projectorganisatie zijn wij op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Document Controller die zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid in projectdocumentatie. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden vastgelegd, beoordeeld, goedgekeurd, verspreid en gearchiveerd. Daarmee ondersteun je het projectteam, borg je compliance en draag je bij aan een volledige en traceerbare audittrail.

Wat ga je doen?

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren
• Beheren van versie-en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen
• Zorgen voor naleving van project-, organisatie- en contractuele documentatiestandaarden
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document- en goedkeuringshistorie
• Opstellen van document control rapportages (zoals documentstatus, openstaande reviews en voortgang t.o.v. planning) en signaleren van knelpunten

Typische opleveringen

• Documentregisters (masterlijsten)
• Transmittals en verzendingsrapportages
• Review comment logs
• Goedkeurings- en revisieregistraties
• Beheerde templates
• Gearchiveerde as-built of as-delivered documentatiepakketten

Wat breng je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig)
• Sterke administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren)

Wat bieden wij jou?

• Een bruto maandsalaris tussen €3.459 en €3.963, passend bij jouw kennis en ervaring
• 40 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (inclusief 13 ADV-dagen), met de mogelijkheid om verlof te kopen of verkopen
• Richtlijn: tot 60% thuiswerken mogelijk
• Reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer en een passende netto thuiswerkvergoeding
• Winstdelingsregeling en korting op aanvullende zorgverzekering via VGZ
• Pensioenregeling via PME
• Deelname aan het Sociaal Fonds van Royal IHC
• Een opleidingsbudget van €1.500 per drie jaar en toegang tot de IHC Academy
• Onbeperkt sporten in onze eigen fitnessruimte (op inzet van de duurzame inzetbaarheidsdag)

Selectieprocedure

Na ontvangst van je sollicitatie vindt er een eerste cv-selectie plaats. Wanneer jouw profiel voldoende aansluit bij de functie, word je uitgenodigd voor een telefonische intake met de recruiter. De selectieprocedure bestaat vervolgens uit twee gesprekken. Bij een wederzijdse positieve indruk volgt een gesprek over de arbeidsvoorwaarden.

Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Brigitte Wesenbeek (Corporate Recruiter) via [e-mail].

Bedrijf & Cultuur

Royal IHC is a leading supplier of maritime technology and expert craftsmanship. Driven by innovation, our dedicated experts provide a competitive edge to our worldwide customers in the dredging, offshore, mining and defence industries. However, Royal IHC is much more than vessels, equipment and services. We deliver reliable, integrated solutions that improve operational efficiency and create a platform for a more sustainable performance. As we navigate new waters, our aim remains unchanged: to discover the smartest and safest way forward for both our customers and our people. Together, we create the maritime future. In 2042 (when we exist 400 years) Royal IHC will be a fully sustainable company with a net-zero portfolio. www.linkedin.com/company/royalihc