Directiesecretaris

Bright Professionals; Rotterdam; Sur place; EUR 70 000 - 100 000; Plein temps

Résumé du poste

Gemeente Rotterdam zoekt een ervaren Directiesecretaris voor de GGD, Preventie & Welzijn. Je bent sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn en beheert de procesregie van bestuurlijke dossiers.

Je werkt nauw samen met afdelingssecretarissen en directiesecretarissen, bereidt overleggen voor, bewaakt deadlines en levert tijdige, onderbouwde adviezen. Een stevige, diplomatieke aanpak is vereist.

Qualifications

• WO-bachelor in relevante studierichting vereist.
• WO-master wordt als pré gevraagd.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of vergelijkbare adviserende functie binnen een politiek-bestuurlijke organisatie.
• Ervaring met adviseren van directie, management of bestuur over politiek-bestuurlijke vraagstukken.
• Ervaring met voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Responsabilités

• Begeleiden en verzorgen van directie-, management- en bestuurlijke overleggen.
• Coördineren van concern- en clusterbrede verzoeken en bewaken van de voortgang van bestuurlijke dossiers.
• Samenwerken met afdelingssecretarissen en andere directiesecretarissen.
• Ondersteunen van de directeur en stakeholders met tijdige, onderbouwde adviezen.
• Beheren van bestuurlijke informatievoorziening en planning- en controlprocessen.

Connaissances

Analytisch sterk

Politiek-bestuurlijke inzicht

Communicatieve vaardigheden

Planmatig werken

Stressbestendigheid

Formation

WO bachelor

WO master

Outils

DIVA BB

Description du poste

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Directiesecretaris.

Jouw functie

Als Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je beweegt je op het snijvlak van directie, management en bestuur. Je stroomlijnt bestuurlijke processen, signaleert politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en adviseert over complexe vraagstukken. Je voert de procesmatige regie en bewaakt de politiek-bestuurlijke stukkenstroom. Je houdt zicht op wat er speelt binnen de organisatie, hebt oog voor uiteenlopende belangen en zorgt ervoor dat de directeur tijdig over de juiste informatie beschikt om goed onderbouwde besluiten te nemen.
Je bent een stevige en kritische gesprekspartner die verder kijkt dan de dagelijkse werkzaamheden. Je signaleert bestuurlijke en ambtelijke gevoeligheden, legt verbanden tussen dossiers en herkent wanneer onderwerpen bestuurlijke aandacht vragen. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken aan de directie, handelt deze waar mogelijk zelfstandig af en stelt waar nodig adviezen op. Ook ben je sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs bij bestuurlijke aangelegenheden. Je weet wanneer je zelf handelt, wanneer afstemming nodig is en wanneer je een vraagstuk aan de directeur voorlegt.
Je werkt in een omgeving waar bestuurlijke belangen, organisatiebrede opgaven en besluitvormingsprocessen samenkomen. Je bereidt directie-, management- en bestuurlijke overleggen voor, begeleidt ze en verzorgt de opvolging. Daarnaast coördineer je concern- en clusterbrede verzoeken, bewaak je de voortgang van bestuurlijke dossiers en stem je zorgvuldig af met de directie en betrokken bestuursondersteuning. Je werkt daarbij nauw samen met afdelingssecretarissen en andere directiesecretarissen.
Ook draag je bij aan organisatiebrede verantwoordingsprocessen, waaronder de programmarapportage VGZ en ZWW en andere uitvragen binnen de planning- en controlcyclus. Je haalt informatie op, coördineert processen en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig worden aangehaakt.
Daarnaast neem je waar op het gebied van bestuurszaken. Je bent aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden binnen de directie GGD, Preventie & Welzijn en stemt af met woordvoerders, politiek assistenten en bestuursadviseurs van de betrokken wethouders. Je ondersteunt de bestuurlijke informatievoorziening, verzorgt samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn de weekvoorbereidingen en begeleidt processen rondom commissie- en raadsbehandelingen.
Je houdt je onder andere bezig met:

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: je signaleert bestuurlijke en ambtelijke ontwikkelingen en gevoeligheden, beoordeelt en handelt directieverzoeken af en stelt waar nodig adviezen op. Je bent sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs.
• Secretariaat en procesregie van bestuurlijke overleggen: je vervult de secretarisrol bij het directieoverleg ZWW, de staven Jeugdwelzijn en Preventie, Preventie en Welzijn en Sociale Basis, de gecombineerde staf Sociale Basis, het portefeuilleoverleg Postma, teamoverleg Segers en portefeuilleoverleg Juridische zaken. Je bereidt deze overleggen voor, verzorgt de opvolging en stemt de werkzaamheden af.
• Directie- en managementoverleggen: je neemt deel aan het DT/MT GGD, P&W en waar nodig aan het MT P&W of MT GGD.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: je bent betrokken bij de doorlopende accordering van bestuurlijke dossiers via DIVA BB.
• Concern- en clusterbrede coördinatie: je zet binnen de directie organisatiebrede verzoeken uit over bijvoorbeeld organisatieopgaven en -ontwikkelingen.
• Rapportages en planning- en controlprocessen: je draagt bij aan de programmarapportage VGZ en ZWW en coördineert binnen de directie uitvragen die verband houden met de planning- en controlcyclus.
• Procesbegeleiding van commissie- en raadsbehandelingen: je begeleidt bestuurlijke processen rondom commissie- en raadsbehandelingen, inclusief de actualiteitenraad. Je verzorgt de periodieke uitvraag van de lange termijnagenda, coördineert begrotingsbehandelingen en zet voorbereidende uitvragen uit. Daarbij werk je nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Wel.
• Samenwerking en onderlinge vervanging: je werkt nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Wel en vervangt elkaar waar nodig tijdens afwezigheid.

Jouw profiel

Je bent een stevige, analytisch sterke professional met een uitstekend gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ook onder hoge werkdruk, met deadlines en meerdere gelijktijdige verzoeken, bewaar je het overzicht. Je stelt de juiste prioriteiten, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat bestuurlijke processen zorgvuldig en tijdig verlopen.
Je begrijpt hoe besluitvormingsprocessen binnen een complexe bestuurlijke organisatie werken en beweegt je effectief tussen verschillende belangen, verantwoordelijkheden en organisatieniveaus. Je doorgrondt complexe vraagstukken snel, legt verbanden en vertaalt ontwikkelingen naar heldere, goed onderbouwde adviezen. Met jouw bestuurlijke en organisatorische inzicht weet je hoe je een directeur goed positioneert en ondersteunt.
Je bent een kritische en onafhankelijke sparringpartner die gevraagd en ongevraagd advies geeft, ook wanneer belangen uiteenlopen of onderwerpen bestuurlijk gevoelig liggen. Je combineert overtuigingskracht met diplomatie en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en uiteenlopende belangen. Je werkt gestructureerd en zorgvuldig en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
Je houdt regie op processen waarin verschillende partijen en deadlines samenkomen. Wanneer prioriteiten veranderen, schakel je snel en zorg je ervoor dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd en aangehaakt. Je legt gemakkelijk contacten en onderhoudt die op verschillende niveaus binnen de organisatie. Je communiceert helder en overtuigend, bent bestuurlijk sensitief en weet wanneer je moet adviseren, afstemmen of zelfstandig handelen.
Je werkt nauw samen met afdelingssecretarissen, directiesecretarissen en andere betrokken collega’s. Je bent toegankelijk in de samenwerking en stevig genoeg om kritisch door te vragen, verwachtingen bespreekbaar te maken en waar nodig tegengas te geven. Met jouw bestuurlijke inzicht, stressbestendigheid, organisatiesensitiviteit en sterke procesmatige vaardigheden ben je een betrouwbare gesprekspartner voor de directie. Je zorgt voor overzicht, continuïteit en een zorgvuldige voortgang van bestuurlijke processen, ook wanneer de druk hoog is.

De organisatie

De Directie GGD, P&W maakt deel uit van het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. De GGD vormt binnen de gemeenschappelijke regeling van 13 gemeenten een aparte entiteit met een regionale functie op het gebied van publieke gezondheid.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde WO-bacheloropleiding in Bestuurskunde, Politicologie, Rechtsgeleerdheid, Bestuurs- en Organisatiewetenschap of een aantoonbaar vergelijkbare relevante studierichting.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan als directiesecretaris, bestuursadviseur, strategisch adviseur of in een vergelijkbare adviserende functie binnen een politiek-bestuurlijke organisatie.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het adviseren van directie, management of bestuur over politiek-bestuurlijke vraagstukken.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren en begeleiden van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde WO-masteropleiding in een voor de functie relevante studierichting
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar als directiesecretaris of bestuursadviseur binnen een gemeentelijke organisatie
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke advisering binnen het sociaal domein, de publieke gezondheid of het welzijnsdomein
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en begeleiden van commissie- en raadsbehandelingen, waaronder bestuurlijke dossiers en besluitvormingsprocedures

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau WO