Directiesecretaresse

Schiedam; Schiedam; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Pensioenopbouw ABP

Vakantiedagen en verlof

Ontwikkelmogelijkheden

Job summary

De gemeente Schiedam zoekt een flexibele directiesecretaresse ter ondersteuning van twee directieleden op alle secretariële onderwerpen. Je zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd zijn om optimaal in te spelen op bestuur en organisatie.

Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en managementassistenten en levert proactieve input. De werkzaamheden omvatten agendabeheer, vergaderingsvoorbereiding, e-mailbeheer, voortgang van actiepunten en onboarding van nieuwe managers.

Qualifications

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of managementassistent, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Spreekt en schrijft foutloos Nederlands en beheert Outlook, Word en Teams uitstekend.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Responsibilities

• Agendabeheer: plannen van afspraken, prioriteren van verzoeken en informeren van collega’s.
• Voorbereiden van vergaderingen: reserveren van locatie en tijdige verstrekking van informatie en vergaderstukken.
• E-mailbeheer: prioriteren en ordenen van e-mails en acties.
• Actief bewaken van voortgang op afgesproken actiepunten binnen het directieteam.
• Faciliteren van onboarding voor nieuwe managers.
• Afhandelen van facturen en ondertekening van brieven namens de directie.
• Meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ontwikkelingen bijhouden.

Skills

Dienstverlening

Stressbestendig

Oplossingsgericht

Proactief

Nauwkeurig

Samenwerken

Representatief

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Teams

Job description

Als directiesecretaresse m/v ondersteun jij de twee directieleden van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd worden om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven.

Ben jij een flexibele, taakvolwassene en servicegerichte secretaresse? Heb jij ervaring als secretaresse en zit ontzorgen jou in het bloed?

De ondersteuning van de directie is bij jou in goede handen. Je werkt nauw samen met de twee directeuren, de directiesecretaris en de managementassistenten van de teams. Zo wordt de optimale support van de directie gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Agendabeheer: van het plannen van afspraken tot het prioriteren van meerdere verzoeken en het informeren van betrokken collega’s. Onderdeel van het agendabeheer is ook het doornemen van de agenda met de algemeen directeur (gemeentesecretaris) en de concerndirecteur;
• Voorbereiden van vergaderingen van de directeuren: onder andere het reserveren van een geschikte locatie, het tijdig verstrekken van informatie en vergaderstukken;
• E-mailbeheer: door onder andere het prioriteren en ordenen van e-mails en acties;
• Actief bewaken van de voortgang op afgesproken actiepunten binnen het directieteam;
• Het faciliteren van een goede onboarding voor nieuwe managers;
• Het afhandelen van facturen en ondertekening va brieven namens de directie;
• Meedenken over verbeteringen in de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent. Bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare systemen zoals Outlook, Word en Teams;
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Wat bieden wij jou?

Naast een brutosalaris tussen € 3052,- en € 4297,- op basis van een 36-urige werkweek, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Reiskostenvergoeding: Per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer.
• Thuiswerkvergoeding: Een tegemoetkoming voor thuiswerkkosten.
• Pensioenopbouw: Bij het ABP-pensioenfonds.
• Vakantiedagen en verlof: Regelingen passend bij diverse levensgebeurtenissen.
• Ontwikkelmogelijkheden: Toegang tot opleidingen en trainingen om jouw vaardigheden en passies verder te ontwikkelen, of je nu geïnteresseerd bent in duurzaamheid, stadsontwikkeling, technologie of sociale projecten.

Je start met een tijdelijk contract van 12 maanden. Bij een positieve evaluatie en wederzijdse tevredenheid is het voornemen om dit om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Over het team

Je komt te werken binnen het team Concern-en Bestuurszaken. Samen dragen we bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit ongeveer 20 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie, onder leiding van een teammanager. Zij werken allemaal op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Onlangs is team Communicatie ook aan het team toegevoegd. Dit team wordt aangestuurd door een eigen teamleider.

Bijzonderheden

• De eerste gesprekken vinden plaats op 3 en 5 november 2026. Ben je op deze data verhinderd, geef dit dan aan in je sollicitatiebrief. Bij geschikte kandidaten kunnen we besluiten om eerder een gesprek in te plannen.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te krijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Mogelijk vragen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties op bij je huidige en/of vorige werkgever(s).
• De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en relevante ervaring.
• Het heeft onze voorkeur als je grotendeels op kantoor je werkzaamheden verricht.

Werken voor Schiedam?

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente, waar je de kans krijgt om binnen jouw functie van begin tot eind verantwoordelijkheid te dragen. We bieden je de mogelijkheid om zowel op vakinhoudelijk gebied als op het gebied van competenties en vaardigheden te blijven groeien. We zijn op zoek naar gedreven collega's die samen met ons willen bouwen aan de ambities voor de stad.

Bij de gemeente Schiedam geloven we in diversiteit en inclusie. Een inclusieve stad verdient een inclusieve gemeente. Bij ons ben je onderdeel van een organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie de norm zijn. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen, waarbij we barrières actief wegnemen om te zorgen dat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen, ongeacht hun achtergrond. We werken met elkaar aan een duurzame, diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich gewaardeerd, gehoord en gesteund voelt.