Directieassistent HR Amsterdam

Stichting GGZ inGeest; Amsterdam; On-site; EUR 3,800 - 4,600; Full time

Job summary

GGZ inGeest zoekt een directieassistent voor de directeur HR in Amsterdam. Je bent de rechterhand van de directeur HR en zorgt voor een goed georganiseerde agenda en dagelijkse werkzaamheden zodat zij zich kan richten op strategische vraagstukken en belangrijke overleggen.

Je schakelt snel, bewaakt deadlines en geeft prioriteit aan urgente zaken. Je onderhoudt professionele relaties met interne en externe contacten en ondersteunt HR-projecten en -activiteiten binnen de HR-afdeling van ongeveer

Qualifications

• HBO denk- en werkniveau, aangevuld met relevante werkervaring.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer is vereist.

Responsibilities

• Beheren van de complexe agenda en mailbox van de directeur HR.
• Uitvoeren van overige administratieve taken en mailafhandeling.
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Zorgen voor tijdige beschikbaarheid van documenten en opvolging van acties.
• Functie als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en relaties onderhouden.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Communicatie

Organisatievermogen

Relatiebeheer

Education

HBO denk- en werkniveau

Tools

Outlook

Microsoft Office

Job description

GGZ inGeest zoekt een directieassistent voor de directeur HR in Amsterdam.

Als directieassistent ben je de rechterhand van onze directeur HR. Jij zorgt ervoor dat haar agenda en dagelijkse werkzaamheden goed georganiseerd zijn, zodat zij zich kan richten op strategische vraagstukken en belangrijke overleggen.

Met een volle agenda en mailbox houd jij het overzicht, bewaak je deadlines en zorg je dat afspraken worden opgevolgd. Je schakelt snel, stelt de juiste prioriteiten en denkt vooruit. Je weet wat direct aandacht nodig heeft en wat kan wachten en pakt zaken zelfstandig op wanneer dat kan.

Waar ga je werken?

• GGZ inGeest is een organisatie met ruim 1900 medewerkers. Hoewel je niet rechtstreeks met cliënten werkt, heeft jouw werk wél iedere dag invloed op de zorg.
• Je werkt voor de HR-directeur en ondersteunt de afdeling HR waar nodig. Het HR MT bestaat uit de HR-directeur en drie managers. Je hebt veel contact met de verschillende HR-collega's en managers en bent een belangrijke schakel binnen het geheel.
• Je schakelt met de andere directie- en managementassistentes en kunt elkaar in voorkomende gevallen vervangen.
• Als directie assistent maak je onderdeel uit van de HR-afdeling, die bestaat uit ongeveer 35 collega's, verdeeld over verschillende teams zoals HR Services, Leren & Ontwikkelen, Arbo & Verzuim, HR-advies en Recruitment.

Wat ga je doen?

In deze rol ben je meer dan een klassieke assistent. Het is een diverse en afwisselende rol voor iemand met organisatorisch talent. Vaak stem je aan het begin van de ochtend de belangrijkste zaken samen af. Voordatoverleggen en afspraken van start gaan. Je hebt gedurende de dag veel contact met de directeur HR om lopende zaken af te stemmen, acties uit te zetten en prioriteiten te bepalen.

• Je beheert de complexe agenda en mailbox van de directeur en brengt hier structuur in aan. Dit omvat het effectief plannen, coördineren en beheren van afspraken, evenals het prioriteren en filteren van e-mails.
• Je handelt mails en overige administratieve taken zelfstandig af of zorgt ervoor dat er tijdig gereageerd wordt.
• Je organiseert, bereidt voor en notuleert diverse in- en externe vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het opstellen en bewaken van actiepunten.
• Je zorgt ervoor dat alle benodigde documenten tijdig beschikbaar zijn en volgt de voortgang van afgesproken acties op.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten, onderhoudt professionele relaties en zorgt voor een vlekkeloze afhandeling van correspondentie.
• Je ondersteunt bij HR-projecten en activiteiten.
• Je houdt de intranetpagina’s bij voor de HR-afdeling.
• Je houdt het HR-contractbeheer bij en jaagt na waar nodig.
• Je bent contactpersoon voor Alleo (is een digitaal platform waarop medewerkers gebruik kunnen maken van verschillende personeelsvoordelen, waaronder culturele activiteiten) en Bedrijfsfitness en communiceert hierover richting de medewerkers.
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van uitjes en vieringen van de HR afdeling.

Ook belangrijk

• Je komt te werken op de afdeling HR op de Overschiestraat in Amsterdam.
• Je hebt HBO denk- en werkniveau, aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring.
• Natuurlijk heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en beschik je over een goede schrijfvaardigheid.
• Ervaring in de zorg of binnen HR is geen vereiste, we vragen wel vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je krijgt direct een vast dienstverband.
• De functie is ingeschaald in FWG 45 cao ggz. Je salaris hangt samen met je ervaring.
• Bekijk alle arbeidsvoorwaarden.

Interesse?

Voor inhoudelijke vragen over de functie, werkzaamheden of het team kun je contact opnemen met Merve Yilmaz (Manager Recruitment) via 06 14 42 06 42 of via [e-mail]

Werken bij GGZ inGeest is meer dan alleen een baan. Je kiest bewust voor een omgeving waar je serieus genomen wordt, maar nooit té serieus. Waar jouw talent telt, en zorgen voor elkaar heel normaal i s #Geestverwanten.