De Rijksoverheid zoekt: (Medior) Recordmanager Onbeheerde Documentcollecties

Ministerie van Justitie en Veiligheid; Den Haag; On-site; EUR 39,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Job summary

Ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een (medior) recordmanager met HBO+ niveau en kennis van Archiefwet en AVG om digitale archiefachterstanden weg te werken en advies te geven over informatiebeheer en dossiervorming. Je werkt nauw samen met senior adviseurs binnen het Dienstencentrum en draagt bij aan kwaliteitsverbetering van dienstverlening.

De functie biedt 32–36 uur per week, een tijdelijk contract met uitzicht op onbepaalde tijd, en een schaal 10 salaris van €3.496 tot €5.535 bruto

Qualifications

• HBO(+) werk- en denkniveau vereist.
• 2 tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van de Archiefwet, Wet open overheid, AVG en aanverwante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.
• Toepassingskennis van en -ervaring met selectielijsten.
• Goede Excel-vaardigheden.
• Analytisch vermogen.
• Nauwkeurigheid.
• Doorzettingsvermogen.
• Resultaatgerichtheid.
• In staat om langere tijd geconcentreerd en systematisch te analyseren, beoordelen en verwerken met behoud van kwaliteit en nauwkeurigheid.

Responsibilities

• Uitvoeren van operationele werkzaamheden gericht op het wegwerken van digitale archiefachterstanden binnen organisatieonderdelen van JenV.
• Praktisch en vakinhoudelijk adviseren van senior medewerkers over informatiebeheer, archivering en bewaartermijn.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan de kwaliteit en verdere ontwikkeling van de dienstverlening.
• Ondersteunen van taakorganisaties in het gebruik van de beschikbare tooling van het Dienstencentrum.

Skills

Analytisch vermogen

Nauwkeurigheid

Doorzettingsvermogen

Resultaatgerichtheid

Excel-vaardigheden

Education

HBO(+) werk- en denkniveau

Tools

Excel

Job description

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt planmatig toe naar een steeds volwassener informatiehuishouding. Tegelijkertijd is de hoeveelheid digitale informatie de afgelopen jaren sterk toegenomen. Binnen het ministerie bevinden zich omvangrijke onbeheerde documentcollecties, met name op netwerkschijven. Het ministerie zoekt een analytische recordmanager die een directe en zichtbare bijdrage wil leveren aan duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheerd maken van informatie.

Je belangrijkste taken zijn:

• Uitvoeren van operationele werkzaamheden gericht op het wegwerken van digitale archiefachterstanden binnen organisatieonderdelen van JenV.
• Praktisch en vakinhoudelijk adviseren van de senior medewerkers over informatiebeheer, archivering, bewaartermijn en dossiervorming.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan de kwaliteit en verdere ontwikkeling van de dienstverlening.
• Het ondersteunen van taakorganisaties in het gebruik van de beschikbare tooling van het Dienstencentrum.

De (medior) recordmanager is de inhoudelijk expert op het gebied van informatiebeheer- en archiveringswerkzaamheden en de daarvoor beschikbare tooling. Je beoordeelt documenten op archiefwaardigheid, voert analyses uit op netwerkschijven, ondersteunt bij migraties naar DigiJust en draagt bij aan het wegwerken van digitale archiefachterstanden. Daarbij werk je nauw samen met de senior adviseurs en lever je vakinhoudelijke input. Daarnaast ondersteun je organisatieonderdelen bij het gebruik van beschikbare tooling voor documentbeheer.

In jouw brief horen we graag in max. 400 woorden hoe jij bent omgegaan met onbeheerde documentcollecties. Maak daarin zo SMART mogelijk wat jouw rol, bijdrage en resultaat precies was.

Dit krijg je

• Schaal 10 €3.496 - €5.535 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• HBO(+) werk- en denkniveau.
• 2 tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van de Archiefwet, Wet open overheid, AVG en aanverwante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.
• Toepassingskennis van en -ervaring met selectielijsten.
• Goede Excel-vaardigheden.
• Analytisch vermogen
• Nauwkeurigheid
• Doorzettingsvermogen
• Resultaatgerichtheid
• In staat om langere tijd geconcentreerd en systematisch te analyseren, beoordelen en verwerken met behoud van kwaliteit en nauwkeurigheid

Hier kom je te werken

Meer over Dienstencentrum - AIV

Het Dienstencentrum zorgt ervoor dat medewerkers van het bestuursdepartement ongestoord kunnen werken. Centraal staat ondersteuning bij en advisering over verschillende dienstverleningsdomeinen zodat er geen zorgen zijn over ict, inkoop, informatievoorziening, huisvesting, meubilair, catering, post of een schone werkomgeving. Je werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de afdeling Relatie- en Informatiemanagement binnen het Dienstencentrum.

Het Dienstencentrum werkt dienstgericht. Er zijn op dit moment zes diensten: Facilitaire werkomgeving, Digitale werkomgeving, Informatiehuishouding, Inkoop en Identity & Accessmanagement. Een dienst is een samenwerkingsverband van collega’s uit verschillende afdelingen en directies om zo over de kolommen heen vanuit verschillende invalshoeken meer samen te werken om de dienstverlening verder te optimaliseren.

Team AIV

Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en Informatiemanagement. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding (voor samenwerken, digitaal vergaderen, vinden van informatie, electronisch ondertekenen, etc.)

Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom is voor deze functie een screening en verklaring van geen bezwaar (niveau) B vereist.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Er zijn twee plekken beschikbaar voor deze vacature. Voor één plek is een gerede kandidaat.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid