De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner

DICTU; Assen; Hybrid; EUR 3,100 - 4,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 7

36-ur werkweek

IKB 16.5%

ABP pensioen

Hybride werken

Reiskostenvergoeding

Opleiding en ontwikkeling

Zorgverlof

Job summary

DICTU zoekt een ervaren managementondersteuner die rust en overzicht brengt in een bestuurlijke ICT-omgeving. Je beheert de agenda, regelt afspraken, bewaakt vragen en actielijsten en regelt reizen en bezoekers.

Je werkt nauw samen met de divisiemanager en zorgt dat prioriteiten helder zijn. Je hebt minimaal een mbo-opleiding secretarieel, meer dan vijf jaar ervaring, en uitstekende kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complex agendabeheer.
• Opleiding in secretariële richting is vereist.
• Goede kennis van Microsoft Office en moderne communicatietools.

Responsibilities

• Beheren van de agenda, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen.
• Afhandelen en bewaken van vragen, e-mails, telefoontjes en actiepunten.
• Regelen van praktische zaken zoals vervoer, parkeren en hotelovernachtingen.

Skills

Klantgericht

Voortgangscontrole

Plannen en organiseren

Organisatiesensitief

Samenwerkend

Integer

Zelf ontwikkelend

Education

MBO-opleiding secretariële richting

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

• Klantgericht
• Organisatiesensitief
• Integer

Op deze pagina:

• Dit ga je doen
• Dit krijg je
• Dit bieden we nog meer
• Dit vragen wij
• Hier kom je te werken
• Bijzonderheden
• Over de functiegroep
• Stel gerust je vraag

Dit ga je doen

Ben jij een ervaren managementondersteuner die overzicht en rust weet te bewaren in een complexe, bestuurlijke omgeving? Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en het nemen van regie? Dan zijn wij van DICTU op zoek naar jou! Als Managementondersteuner bij DICTU ondersteun je een divisiemanager binnen een dynamische ICT-organisatie van de Rijksoverheid. Je bent een stevige, proactieve professional met oog voor bestuurlijke verhoudingen en gevoel voor prioriteiten. Met jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en vooruitziende blik zorg je ervoor dat de manager zich kan richten op de belangrijkste opgaven.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van de agenda, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen.
• Het afhandelen en bewaken van vragen, e-mails, telefoontjes en actiepunten.
• Het regelen van praktische zaken, zoals vervoer, parkeerplaatsen, hotelovernachtingen en logistieke activiteiten.
• Het onderhouden van interne en externe contacten en gastvrij ontvangen van bezoekers.
• Het registreren van onder meer ziekmeldingen, voorbereiden en archiveren van vergaderstukken en waar nodig notuleren van vergaderingen.

Dit krijg je

• Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 Maanden
• 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Een salaris in schaal 7 (€ 3.097 - € 3.984 bruto bij 36 uur), afhankelijk van je kennis en ervaring
• Een fulltime werkweek van 36 uur, met de mogelijkheid om (meer) uren te werken en extra verlof op te bouwen
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je salaris dat je kunt inzetten voor extra verlof, uitbetaling op momenten die jij kiest of fiscaal aantrekkelijke doelen zoals een fiets, woningverduurzaming of aflossing van je studieschuld
• Een goede pensioenregeling op grond van het ABP-pensioenreglement
• Wij bieden een uitdagende functie met een gezonde balans tussen werk en privé en daarom werken wij hybride. Voor de dagen dat je naar kantoor of een externe locatie komt, ontvang je reiskostenvergoeding of reis je gratis met het OV
• Uitstekende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via DICTU Academy en andere leerprogramma’s, zodat je je kennis continu kunt verdiepen
• Goede verlofregelingen (onder andere zorgverlof en ouderschapsverlof) en faciliteiten zoals bedrijfsfitness

Dit vragen wij

• Een MBO-opleiding in een secretariële richting hebt afgerond
• Over minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complexe agendabeheer beschikt
• Zowel actuele als actieve kennis van, en ervaring met, Microsoft-tools zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint hebt
• Ervaring hebt met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten
• Weet hoe het is om in teamverband te werken
• Over een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid beschikt

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

• Klantgericht
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitief
• Samenwerkend
• Integer
• Zelf ontwikkelend

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Het team Bedrijfsbureau is een onmisbare schakel binnen de directie Bedrijfsvoering van DICTU. Wij zorgen dat onze organisatie soepel draait, van heldere communicatie tot een fijne en goed gefaciliteerde werkomgeving. Het team bestaat uit drie clusters: Communicatie, Huisvesting & Facilitair en Managementondersteuning. Samen ondersteunen we collega’s en management bij hun dagelijkse werk, projecten en strategische doelen. Of het nu gaat om het organiseren van een bijeenkomst, het verzorgen van interne communicatie of het creëren van een prettige werkplek; bij het Bedrijfsbureau draait alles om verbinden, ontzorgen en verbeteren.

Werken bij het Bedrijfsbureau betekent samenwerken met betrokken professionals die elkaar versterken, initiatief tonen en oog hebben voor kwaliteit. Zo bouwen we samen aan een toegankelijke, betrouwbare en toekomstgerichte organisatie.

Over Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!

Bijzonderheden

De vacature kan bij voldoende geschikte kandidaten eerder worden gesloten. Na het sluiten van de vacature zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te bewaren. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een vaste overeenkomst bij de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.