Managementondersteuner

Werkenbijdeoverheid; Assen; Hybrid; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 16,5%

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding/OV

Hybride werken

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

DICTU zoekt een ervaren managementondersteuner die een divisiemanager ondersteunt in een dynamische ICT-omgeving van de Rijksoverheid. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en bewaakt vragen en actiepunten.

Samen met een team van ervaren managementassistenten lever je een scherpe, proactieve ondersteuning. Deze functie biedt een fulltime werkweek van 36 uur, met hybride werken en aantrekkelijke vergoedingen zoals IKB en een ABP-pensioen.

Qualifications

• Een MBO-opleiding in secretariële richting afgerond.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complexe agendabeheer.
• Actueel en actief kennis van Microsoft-tools (Outlook/Word/Excel/PowerPoint).

Responsibilities

• Beheren van agenda en plannen van afspraken en vergaderingen.
• Afhandelen en bewaken van vragen, e-mails, telefoontjes en actiepunten.
• Regelen van logistieke zaken zoals vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen.
• Onderhouden van interne en externe contacten en begroeten van bezoekers.
• Notuleren waar nodig en archiveren van vergaderstukken.

Skills

Agenda beheer

Vergaderingen plannen

Communicatie

Zelfstandigheid

Education

MBO-opleiding secretariële richting

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ben jij een ervaren managementondersteuner die overzicht en rust weet te bewaren in een complexe, bestuurlijke omgeving? Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en het nemen van regie? Dan zijn wij van DICTU op zoek naar jou!

Als Managementondersteuner bij DICTU ondersteun je een divisiemanager binnen een dynamische ICT-organisatie van de Rijksoverheid. Je bent een stevige, proactieve professional met oog voor bestuurlijke verhoudingen en gevoel voor prioriteiten. Met jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en vooruitziende blik zorg je ervoor dat de manager zich kan richten op de belangrijkste opgaven.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van de agenda, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen.
• Het afhandelen en bewaken van vragen, e-mails, telefoontjes en actiepunten.
• Het regelen van praktische zaken, zoals vervoer, parkeerplaatsen, hotelovernachtingen en logistieke activiteiten.
• Het onderhouden van interne en externe contacten en gastvrij ontvangen van bezoekers.
• Het registreren van onder meer ziekmeldingen, voorbereiden en archiveren van vergaderstukken en waar nodig notuleren van vergaderingen.

Je maakt deel uit van een team van ervaren managementassistenten waarin samenwerking en professionaliteit centraal staan. Jullie ondersteunen elkaar, nemen werkzaamheden over bij afwezigheid en blijven continu werken aan verbetering. Je krijgt een veelzijdige functie waarin je zelfstandig verantwoordelijkheid neemt, snel schakelt en met jouw bijdrage zorgt voor een soepel draaiende organisatie. Geen dag is hetzelfde en jouw inzet maakt écht het verschil.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 Maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Een salaris in schaal 7 (€ 3.097 - € 3.984 bruto bij 36 uur), afhankelijk van je kennis en ervaring
• Een fulltime werkweek van 36 uur, met de mogelijkheid om (meer) uren te werken en extra verlof op te bouwen
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je salaris dat je kunt inzetten voor extra verlof, uitbetaling op momenten die jij kiest of fiscaal aantrekkelijke doelen zoals een fiets, woningverduurzaming of aflossing van je studieschuld
• Een goede pensioenregeling op grond van het ABP-pensioenreglement
• Wij bieden een uitdagende functie met een gezonde balans tussen werk en privé en daarom werken wij hybride. Voor de dagen dat je naar kantoor of een externe locatie komt, ontvang je reiskostenvergoeding of reis je gratis met het OV
• Uitstekende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via DICTU Academy en andere leerprogramma’s, zodat je je kennis continu kunt verdiepen
• Goede verlofregelingen (onder andere zorgverlof en ouderschapsverlof) en faciliteiten zoals bedrijfsfitness

Dit vragen wij

• Een MBO-opleiding in een secretariële richting hebt afgerond
• Over minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complexe agendabeheer beschikt
• Zowel actuele als actieve kennis van, en ervaring met, Microsoft-tools zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint hebt
• Ervaring hebt met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten
• Weet hoe het is om in teamverband te werken
• Over een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid beschikt

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Het team Bedrijfsbureau is een onmisbare schakel binnen de directie Bedrijfsvoering van DICTU. Wij zorgen dat onze organisatie soepel draait, van heldere communicatie tot een fijne en goed gefaciliteerde werkomgeving. Het team bestaat uit drie clusters: Communicatie, Huisvesting & Facilitair en Managementondersteuning. Samen ondersteunen we collega’s en management bij hun dagelijkse werk, projecten en strategische doelen. Of het nu gaat om het organiseren van een bijeenkomst, het verzorgen van interne communicatie of het creëren van een prettige werkplek; bij het Bedrijfsbureau draait alles om verbinden, ontzorgen en verbeteren.

Werken bij het Bedrijfsbureau betekent samenwerken met betrokken professionals die elkaar versterken, initiatief tonen en oog hebben voor kwaliteit. Zo bouwen we samen aan een toegankelijke, betrouwbare en toekomstgerichte organisatie.

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!

Bijzonderheden

De vacature kan bij voldoende geschikte kandidaten eerder worden gesloten. Na het sluiten van de vacature zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te bewaren. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een vaste overeenkomst bij de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet! Bij voldoende geschikte reacties zal de vacature eerder sluiten.

DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.

Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Acquisitie naar aanleiding van onze vacatures wordt niet op prijs gesteld.

Voor meer informatie over de vacature graag contact opnemen met: Michiel Groeneveld – [e-mail]

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Dienst ICT Uitvoering (DICTU) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.