Coördinator Directie & Events

Topicus; Deventer; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Topicus.Healthcare zoekt een Coördinator Directie & Events die nauw samenwerkt met de directie en interne relaties. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties en zorgt voor overzicht, verbinding en uitvoering van plannen.

Je werkt intensief samen met marketing, HR en Office Management zodat de organisatie professioneel en toekomstgericht blijft. De rol vraagt organisatietalent, prioriteitenstelling en discrete omgang met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Verstrekken van efficiënte organisatorische vaardigheden en prioriteitenstelling.
• Inzicht in interne communicatie en samenwerking tussen afdelingen.
• Betrouwbaar omgaan met vertrouwelijke informatie en discrete communicatie.

Responsibilities

• Organiseren en coördineren van events, zowel nationaal als internationaal.
• Versterken van interne communicatie zodat de organisatie als één geheel vooruitgaat.
• Ondersteunen van de directie bij praktische zaken en voorbereidende werkzaamheden voor vergaderingen.

Skills

Organisatietalent

Proactieve instelling

Discreet en communicatief sterk

Job description

• Organisatietalent
• Proactieve instelling
• Discreet en communicatief sterk

Bij Topicus.Healthcare ontwikkelen we software die de zorg slimmer, toegankelijker en toekomstbestendig maakt. Inmiddels bestaat onze Healthcare-organisatie uit 600 collega’s en we verwachten te blijven groeien, zowel binnen als buiten Nederland. Tegelijkertijd verandert AI de manier waarop we samenwerken, communiceren en ons organiseren. Dat vraagt om iemand die overzicht brengt, verbinding creëert en ervoor zorgt dat onze organisatie wendbaar blijft.

Als Coördinator Directie & Events werk je nauw samen met de directie, bestaande uit Hugo, Rosa en Wouter. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, businessline managers en externe relaties. Geen dag is hetzelfde. Het ene moment organiseer je een event, het volgende moment zorg je ervoor dat een belangrijk intern bericht de organisatie bereikt of ondersteun je de directie bij praktische zaken. Zo verbind je mensen, houd je overzicht en zorg je ervoor dat plannen ook echt worden uitgevoerd.

Concreet betekent dit dat:

• Je events organiseert die bijdragen aan de zichtbaarheid en groei van Topicus.Healthcare, in Nederland en steeds vaker internationaal;
• Je de interne communicatie versterkt, zodat collega's verbonden blijven en de organisatie als één geheel vooruitgaat;
• Je ervoor zorgt dat de directie zich kan richten op strategische keuzes, doordat jij overzicht creëert, processen bewaakt en helpt prioriteiten te stellen.

Als Coördinator Directie & Events combineer je organisatietalent met een scherp gevoel voor prioriteiten. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende onderwerpen en weet precies wat op welk moment aandacht nodig heeft. Daarbij werk je intensief samen met de directie, het marketingteam, onze Head of HR en onze Office Manager. Samen zorgen jullie ervoor dat de organisatie professioneel, verbonden en toekomstgericht blijft.

Daarnaast houd jij je bezig met:

• Het organiseren en coördineren van externe events, van concept en planning tot uitvoering en evaluatie, inclusief logistiek, deelnemersbeheer en afstemming met externe partners;
• Het samenwerken met het marketingteam om events te realiseren die bijdragen aan de positionering en zichtbaarheid van Topicus.Healthcare;
• Het ondersteunen van de directie bij interne communicatie door berichten op te stellen, communicatiemomenten te coördineren en informatie op het juiste moment bij de juiste doelgroep te krijgen;
• Het organiseren van interne bijeenkomsten, zoals management offsites, ontwikkeldagen en andere organisatiebrede sessies, in samenwerking met de Head of HR;
• Het voorbereiden van vergaderingen, het organiseren van complexe afspraken en het bewaken van besluiten en actiepunten voor de directie;
• Het signaleren van kansen, verbeteringen en mogelijke risico's, zodat werkzaamheden slimmer en efficiënter worden georganiseerd;
• Het ondersteunen van interne communicatie-initiatieven, zoals Topicast Inside, en bijdragen aan een sterk, gedeeld verhaal binnen de organisatie.

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je denkt vooruit, houdt gemakkelijk overzicht en weet mensen op een natuurlijke manier met elkaar te verbinden. Daarnaast ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en vind je het leuk om de directie optimaal te ondersteunen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Ervaring als managementassistent, eventcoördinator of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen;
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve houding, waarbij je kansen signaleert en verantwoordelijkheid neemt;
• Een integere en discrete manier van werken met vertrouwelijke informatie.