Coördinator bestuurlijke processen

Werken bij ProRail; Utrecht; Hybrid; EUR 52,000 - 74,000; Full time

Job summary

ProRail in Utrecht zoekt een coördinator bestuurlijke processen die direct samenwerkt met de directieadviseur. Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van Capaciteitsmanagement.

Je bewaakt de planning en levert onderwerpen en stukken tijdig en helder aan voor besluitvorming. Daarnaast coördineer je correspondentie richting het ministerie via het brievenspreekuur, organiseer je kwartaalbijeenkomsten en zorg je voor duidelijke interne

Responsibilities

• Je bewaakt de planning en levert onderwerpen en stukken tijdig en helder aan voor besluitvorming.
• Je coördineert correspondentie richting het ministerie via het brievenspreekuur, organiseert kwartaalbijeenkomsten en zorgt voor duidelijke interne communicatie.
• Je verzorgt agendaramingen en abstracts van vergaderingen, zodat besluiten en acties goed vastgelegd en opgevolgd worden.

Job description

Het Nederlandse spoor is druk, complex en constant in beweging. De afdeling Capaciteitsmanagement zorgt ervoor dat we voor alle reizigers, verladers en omgeving de capaciteit op het spoor ontwikkelen, aanbieden en verdelen. De afdeling stuurt de belangrijkste processen aan waarmee ProRail de spoorcapaciteit definieert, ontwikkelt en verdeelt.

Als coördinator bestuurlijke processen werk je direct samen met de directieadviseur. Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van de afdeling. Je houdt zicht op wat er speelt, denkt vooruit en zorgt dat onderwerpen, stukken en acties op het juiste moment op de juiste plek komen. Zo help je de afdeling om zorgvuldig, tijdig en toekomstgericht te werken. Daarbij kijk je continu waar het slimmer, eenvoudiger of sneller kan. Je benut AI en digitale tools om informatie beter te ordenen, processen efficiënter te ondersteunen en collega’s sneller te helpen met heldere overzichten, agenda’s, acties en conceptteksten. Daarmee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige manier van werken binnen Capaciteitsmanagement.

Samen met de directieadviseur geef je invulling aan vijf belangrijke taken:

• Je zorgt ervoor dat bestuurlijke documenten tijdig, volledig en gestructureerd worden voorbereid en aangeleverd voor besluitvorming door de directie en de raden van bestuur en commissarissen. Je bewaakt de planning, legt verbanden tussen onderwerpen en helpt behandelvoorstellen helder en compleet aan te leveren, zodat besluitvorming goed voorbereid en zorgvuldig kan plaatsvinden.
• Je coördineert de correspondentie vanuit Capaciteitsmanagement richting het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat via het brievenspreekuur. Je begeleidt het proces van aanmelden, voorbereiden, reviewen en aanleveren, stemt af met betrokken collega’s en zorgt dat vragen, reacties en stukken tijdig worden opgevolgd.
• Je zorgt voor heldere communicatie en verbinding binnen het team. Je organiseert kwartaalbijeenkomsten en jaarlijkse teamactiviteiten, werkt samen met het communicatieteam en zorgt dat relevante ontwikkelingen en nieuws tijdig worden gedeeld. Ook houd je de interne informatievoorziening actueel, zodat collega’s goed geïnformeerd blijven en zich betrokken voelen.
• Je zorgt dat de tweewekelijkse managementagenda staat als een huis. Je maakt de agendamap en agenda gereed, zet behandelvoorstellen uit, bereidt het notulenformat voor en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je bewaakt de jaarplanning van het team en houdt belangrijke momenten binnen ProRail in beeld, zoals het opstellen van het jaarplan, kwartaalrapportages en managementbijeenkomsten. Zo zorg je dat het team op tijd kan inspelen op deze momenten en dat afspraken, deadlines en onderlinge afhankelijkheden duidelijk zijn.

In deze veelzijdige rol krijg je de ruimte om echt verschil te maken. Met jouw organisatietalent, procesgevoel, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je dat de dagelijkse samenwerking soepel verloopt én dat het cluster vooruit kan kijken.