Contractbeheerder Fiets & Garageparkeren

City of Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

Pensioen ABP

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Ziektekostenverzekering

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

City of Amsterdam zoekt een Contractbeheerder voor Fiets & Garageparkeren. Je werkt binnen de directie Parkeren aan contracten, dossiers en financiële voortgang, coördineert rapportages en bestellingen volgens afspraak en bevordert samenwerking met collega’s en leveranciers.

De functie vraagt kennis van contractmanagement, een HBO-opleiding en minimaal 2 jaar ervaring. Een proactieve houding en begrip van politiek-bestuurlijke omgeving zijn een pré.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring ervaring binnen het aandachtsgebied contractmanagement.
• Kennis en ervaring op vastgoed, beheer en onderhoud, IV en opdrachtgeverschap.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Voorbeelden toelichten in motivatiebrief.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

Responsibilities

• Verwerken van inkomende mail en agenda bijwerken; vergaderruimtes plannen en input voor rapportages of offertes verzamelen.
• Inhoudelijke voorbereiding van stukken en rapportages zodat besluiten snel genomen kunnen worden.
• Acties opvolgen en zorgen dat deze uitgevoerd worden.
• Toetsen van rapportages aan contracteisen en controleren dat alles volgens afspraak verloopt; bijhouden van Inkoop/AtB en informatie voor inkoop.
• Notulen maken tijdens vergaderingen en actielijst opstellen met opvolging.
• Documenten digitaal archiveren en archieven up-to-date houden; contactendatabase up-to-date houden.

Skills

Contractmanagement

Financieel inzicht

Rapportage

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO-opleiding

Tools

MS Teams

AFIS

Job description

• Je ondersteunt contractmanagers bij het efficiënt beheren van contracten, dossiers en financiële voortgang.
• Je coördineert en organiseert, zodat rapportages, contractaanpassingen en bestellingen volgens afspraak gebeuren.
• Je draagt bij aan een goede samenwerking tussen collega’s, leveranciers en andere betrokkenen.
  

• Je ondersteunt contractmanagers bij het efficiënt beheren van contracten, dossiers en financiële voortgang.
• Je coördineert en organiseert, zodat rapportages, contractaanpassingen en bestellingen volgens afspraak gebeuren.
• Je draagt bij aan een goede samenwerking tussen collega’s, leveranciers en andere betrokkenen.
  

De functie

Als Contractbeheerder werk je in het team van de afdeling Fiets & Garage binnen de directie Parkeren van de gemeente Amsterdam. De directie Parkeren is verantwoordelijk voor het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van de doelstellingen van het bestuur (beleidskaders) bij het exploiteren en beheren van het parkeren (op straat en in garages, in of ten behoeve van Amsterdam). Hierover legt zij verantwoording af aan het Bestuur. Binnen de afdeling Fiets & Garage is het team Projecten & Contracten verantwoordelijk voor het tot stand brengen en beheren van contracten en het vervullen van de opdracht gevende rol richting leveranciers, het in goede banen leiden van projecten en borgen dat het gewenste resultaat binnen de kaders wordt behaald, en het conform onze kaders verzorgen van de inkoop. Het team stuurt vooral op tactisch en strategisch niveau maar werkt daarin ook nauw samen met het team Beheer & Exploitatie en levert ondersteuning op inhoud waar nodig. De Contractbeheerder ondersteunt de Contractmanagers bij alle voorkomende werkzaamheden, met name op het gebied van rapportage, het bijhouden van wijzigen, controleren van offertes, monitoren van contractafspraken, uitnuttingen en het up-to-date houden van de contractdossiers in MS Teams en AFIS. De functie vraagt om inzicht in de behoeften van de afdeling en kennis van contractmanagement, communicatieve vaardigheden, financieel inzicht en kennis en ervaring met exploitatie en/ of beheer van vastgoed. De kwaliteit van de werkprocessen heeft aandacht van de wethouder, de burger en de leveranciers. Dit vraagt van de medewerker een flexibele en proactieve houding.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je begint met het verwerken van de binnenkomende mail en het bijwerken van de agenda. Je plant vergaderruimtes voor komende bijeenkomsten en controleert of alle benodigde input van collega’s voor rapportages of offertes binnen is.
• Je werkt aan de inhoudelijke voorbereiding van stukken en rapportages, zodat besluiten snel genomen kunnen worden.
• Je volgt acties op die eerder zijn afgesproken en zorgt dat deze worden uitgevoerd.
• Je toetst rapportages aan contracteisen en controleert of alles volgens afspraak verloopt. Je houdt aanvragen tot bestelling (AtB’s) bij en zorgt dat Inkoop alle benodigde informatie heeft om deze snel en efficiënt aan te maken. Je monitort de uitnutting van de daaruit volgende inkooporders en rapporteert hierover waar nodig.
• Tijdens vergaderingen maak je notulen en stel je direct daarna een actielijst op; je zorgt ook voor opvolging van deze acties met het team en eventueel externe partijen.
• Je archiveert alle documenten digitaal en zorgt dat het archief up-to-date blijft. Ook onderhoud je de contactendatabase, zodat alle gegevens actueel zijn.

Daarnaast:

• Help je collega’s met andere voorkomende activiteiten, en bouw je algemene kennis op over het functioneren van de afdeling.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Parkeren heeft een grote maatschappelijke impact. Bewoners, ondernemers en bezoekers hebben er dagelijks mee te maken. Daardoor staat ons werk regelmatig in de belangstelling van de stad, de media en de politiek. Dat maakt werken bij Parkeren afwisselend, zichtbaar en maatschappelijk relevant. De wereld om ons heen verandert snel. Daarom maken we gebruik van nieuwe technologieën en data om onze dienstverlening steeds verder te verbeteren. Dit doen we samen met verschillende partners binnen en buiten de gemeente. De directie Parkeren zorgt ervoor dat het parkeren en stallen van fietsen en auto's in Amsterdam goed geregeld is. Als Senior Adviseur maak je onderdeel uit van de afdeling Fiets & Garageparkeren. De afdeling bestaat uit ongeveer 42 collega's. Wat ons kenmerkt? Behulpzaamheid en collegialiteit. We helpen elkaar, delen kennis en werken samen aan een goede dienstverlening voor de stad.

Dit breng je mee

Voor deze functie Contractbeheerder Fiets & Garageparkeren beschik je over:

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring ervaring binnen het aandachtsgebied contractmanagement.
• Kennis en ervaring op het gebied van een van de taakvelden vastgoed, beheer en onderhoud, IV en ervaring op het gebied van opdrachtgeverschap.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je hebt bijvoorbeeld ervaring met het opstellen van samenvattingen uit kpi rapportages en/of ervaring met het formuleren offerte aanvragen. (licht dit toe met voorbeelden in je motivatiebrief).
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

Aan competenties breng je mee

• Initiatief: Je signaleert knelpunten in processen en komt met praktische oplossingen om deze te verbeteren.
• Omgevingsbewustzijn: Je begrijpt de behoeften en prioriteiten van de afdeling en speelt hier tijdig op in.
• Resultaatgerichtheid: Je zorgt dat taken en processen tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd, zodat contracten optimaal benut worden.
• Samenwerken: Je werkt effectief samen met verschillende partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.

Dit bieden we jou

Als Contractbeheerder Fiets & Garageparkeren kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.568,- tot € 5.096,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.