Contractbeheerder Facilitaire Zaken

Overheidzzp; Zaandam; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Job summary

Gemeente Zaanstad zoekt een Contractbeheerder Facilitaire Zaken voor 32 uur per week. Je beheert operationeel en administratief een eigen contractenportefeuille, bewaakt afspraken en zorgt voor een goede dagelijkse uitvoering.

Je bent de schakel tussen leveranciers en de organisatie, onderhoudt contacten, ziet toe op prestaties en signaleert knelpunten. Ervaring met aanbestedingsdocumenten en offertes is een pré.

Qualifications

• Detacheringsdienstverband
• Ervaring met contractbeheer en leveranciersmanagement
• Kennis van contractuele afspraken en bewaking daarvan
• Ervaring met het beoordelen van offertes en aanbestedingsdocumenten is een pré
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden
• Proactieve houding en zelfstandig beslissen binnen kaders
• Analytisch vermogen om afwijkingen en risico's te signaleren
• Gestructureerde manier van werken en oog voor detail

Responsibilities

• Beheren van contractenportefeuille en afspraken bewaken
• Regelmatig contact met leveranciers over uitvoering van contracten
• Aanspreken van leveranciers op naleving en kwaliteit
• Beoordelen van leveranciersrapportages en signaleren van afwijkingen
• Uitzetten van bestellingen binnen lopende contracten
• Registreren en afhandelen van klachten en meldingen
• Opstellen van eisen voor aanbestedingen
• Beoordelen van offertes bij aanbestedingen
• Opstellen van eenvoudige contracten en verlengingsbrieven
• Signaleren van risico's en adviseren aan contractmanager

Skills

Contractbeheer

Leveranciersmanagement

Communicatieve vaardigheden

Organisatorische vaardigheden

Proactieve houding

Analytisch vermogen

Oog voor detail

Education

MBO-werk- en denkniveau

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat facilitaire contracten beheren, leveranciers aansturen, prestaties en risico’s bewaken, klachten afhandelen en aanbestedingsdocumenten en eenvoudige contracten opstellen binnen de facilitaire dienstverlening van de organisatie.

Contractbeheerder Facilitaire Zaken

Gemeente Zaanstad | 32 uur per week

Ben jij iemand die graag de regie houdt, afspraken bewaakt en energie krijgt van samenwerken met leveranciers en collega's? Heb je oog voor kwaliteit, ben je communicatief sterk en weet je hoe je contractafspraken vertaalt naar een goede dagelijkse uitvoering? Dan zoeken wij jou!

Voor de afdeling Facilitaire Zaken van gemeente Zaanstad zijn wij tijdelijk op zoek naar een Contractbeheerder Facilitaire Zaken. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het operationele en administratieve beheer van een eigen contractenportefeuille. Je zorgt ervoor dat leveranciers hun afspraken nakomen, de dienstverlening op niveau blijft en contracten goed worden uitgevoerd. Daarbij krijg je de ruimte om zelfstandig te handelen en verantwoordelijkheid te nemen.

Als Contractbeheerder Facilitaire Zaken ben je de verbindende schakel tussen leveranciers en de interne organisatie. Je onderhoudt zelfstandig de dagelijkse contacten met leveranciers en ziet erop toe dat de gemaakte afspraken worden nagekomen. Je kijkt verder dan alleen de administratie: je volgt de prestaties, signaleert knelpunten en onderneemt actie wanneer dat nodig is.

Je Werkzaamheden Bestaan Onder Andere Uit

• Beheren van de aan jou toegewezen contractenportefeuille en bewaken van de gemaakte afspraken.
• Onderhouden van zelfstandig en regulier contact met leveranciers over de dagelijkse uitvoering van contracten.
• Aanspreken van leveranciers op het nakomen van contractuele afspraken en de kwaliteit van de dienstverlening.
• Beoordelen van leveranciersrapportages en prestatie-informatie en signaleren van afwijkingen.
• Uitzetten van bestellingen binnen de kaders van de lopende contracten.
• Registreren, verwerken en bewaken van klachten en meldingen en zorgen voor een passende opvolging.
• Uitzetten van acties binnen Facilitaire Zaken en bewaken dat deze tijdig worden uitgevoerd.
• Zelfstandig maken van afspraken met leveranciers over de uitvoering en verbetering van de dienstverlening.
• Signaleren van financiële, juridische, operationele en strategische risico's en hierover adviseren en rapporteren aan de contractmanager.
• Opstellen van Programma's van Eisen voor meervoudige onderhandse aanbestedingen.
• Opstellen van aanbestedingsdocumenten en bijbehorende formulieren, zoals prijzenbladen, beoordelingsformulieren en concept-uitvraagdocumenten.
• Beoordelen van offertes bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen.
• Opstellen van eenvoudige contracten en verlengingsbrieven.

Je bent zelfstandig verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van jouw contracten. Daarbij werk je binnen de afgesproken kaders en bevoegdheden. Wanneer vraagstukken complexer worden of buiten jouw mandaat vallen, stem je af met de contractmanager.

Waar ga je werken?

Je komt te werken binnen de afdeling Facilitaire Zaken van gemeente Zaanstad. Samen met collega's en leveranciers zorg je ervoor dat de facilitaire dienstverlening binnen de gemeentelijke organisatie goed is georganiseerd en blijft aansluiten op de behoeften van de organisatie.

Je contractenportefeuille heeft betrekking op verschillende gemeentelijke locaties Je legt verantwoording af aan de afdelingsmanager Facilitaire Zaken en de contractmanager Facilitaire Zaken. In je dagelijkse werk heb je contact met leveranciers, interne opdrachtgevers en verschillende collega's binnen de organisatie.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante opleiding.
• Ervaring met contractbeheer en leveranciersmanagement.
• Kennis van contractuele afspraken en inzicht in de praktische uitvoering en bewaking daarvan.
• Ervaring met het beoordelen van offertes en het opstellen van aanbestedingsdocumenten is een pré.
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een proactieve houding en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen binnen afgesproken kaders.
• Analytisch vermogen om afwijkingen, knelpunten en risico's tijdig te signaleren.
• Een gestructureerde manier van werken en oog voor detail.

Wensen

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Onbekend

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Zaanstad is gelegen in Noord-Holland en omvat verschillende kernen waaronder Zaandam, Koog aan de Zaan, Zaandijk, Westzaan, Krommenie en Assendelft. Zaanstad is een dynamische gemeente met ongeveer 153.000 inwoners. De gemeente staat bekend om haar rijke historie in de Zaanstreek met de Zaanse Schans als bekende toeristische trekpleister. Zaanstad is een gemeente die zich inzet voor een prettige leefomgeving en economische groei. Vele bedrijven en ondernemers vinden hier hun plek en er is aandacht voor duurzaamheid en innovatie. In Zaanstad wordt samengewerkt met bewoners, ondernemers en organisaties om de leefbaarheid te versterken en de gemeente verder te ontwikkelen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.