Contractadministrateur

Delft University of Technology (TU Delft); Delft; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werktijden

40% Thuiswerken mogelijk

32 uur per week

Job summary

TU Delft zoekt een Administratief Medewerker Inhuur- en Contractbeheer die contracten en inkoopprocessen administratief ordent. Je werkt met acht contractmanagers en twee contractadministrateurs en rapporteert over project- en contractstatus met Power BI.

Je werkt 32 uur per week, met flexibele werktijden en mogelijk 40% thuiswerken. Je hebt mbo-niveau en enige ervaring in een administratieve rol, bij voorkeur met contractadministratie.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Minimaal twee jaar relevante administratieve werkervaring, bij voorkeur met contractadministratie.
• Gestructureerd en resultaatgericht werken met aandacht voor naleving.
• Goede Nederlandse en Engelse communicatie met diverse stakeholders.
• Digitale vaardigheden en ervaring met systemen en rapportagetools.
• Leergierig en bereid je verder te ontwikkelen in contractbeheer.

Responsibilities

• Beheer en actualiseer het contractmanagementsysteem met geboden informatie.
• Invoer controleren op eenduidigheid en volledigheid.
• Verwerken van contracten en projecten in systemen.
• Maandelijkse rapportages over project- en contractstatus.
• Rapportages over uitgaven en spend ten opzichte van contracten.
• Eerste aanspreekpunt voor het contractmanagementsysteem.
• Ondersteunen van Procurement en inhuur- en contractmanagers.

Skills

Communicatie NL/EN

Systeem- en rapportagetools

Geordend en resultaatgericht

Contractbeheer kennis

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Power BI

ERP-systeem

Job description

Wil jij bijdragen aan baanbrekend onderzoek en onderwijs door grip te houden op contracten en inkoopprocessen? Als Administratief Medewerker inhuur- en contractbeheer zorg jij voor overzicht.

Functieomschrijving

Bij TU Delft werk je aan de uitdagingen van morgen: van quantumtechnologie tot duurzame luchtvaart en van slimme gebouwen tot de energietransitie. In deze rol ondersteun je dat werk achter de schermen door contracten en inkoop- en inhuurprocessen administratief stevig te organiseren.

Je werkt voor alle acht faculteiten en tien universiteitsdiensten en maakt deel uit van een team van acht contractmanagers en twee contractadministrateurs. Jij werkt binnen het accountteam faculteiten en inhuur. Vanaf je start word je goed ingewerkt in de organisatie, onze werkwijze en de CATS-CM-methodiek. Daarna ga je zelfstandig aan de slag met inhuur- en contractbeheer en werk je nauw samen met de inhuur- en (inkoop)contractmanagers Procurement. Ook heb je regelmatig contact met contracteigenaren en realisatie- en verificatiemanagers binnen de faculteiten.

Je bent verantwoordelijk voor het administratief inhuur- en contractmanagementbeheer en ondersteunt het inkoopproces binnen Procurement. Je zorgt dat het contractmanagementsysteem juist, volledig en actueel is ingericht op basis van aangeleverde informatie. Je controleert invoer op eenduidigheid en volledigheid, voert contracten en projecten in en ondersteunt collega’s bij het correct vastleggen van gegevens.

Daarnaast verzorg je maandelijkse rapportages over de status van projecten en contracten en stel je rapportages op over uitgaven en spend in relatie tot contracten, onder andere met Power BI en het ERP-systeem. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het contractmanagementsysteem en werkt samen met DAFS aan het operationeel verbeteren en actueel houden ervan.

Ook ondersteun je het inhuur-, inkoop- en contractmanagementproces administratief, bijvoorbeeld door het beheren van de centrale mailboxen van Procurement, het signaleren van knelpunten richting de afdelingshoofden en het beheren en actualiseren van standaardformulieren. Vanuit rapportages signaleer je waar het proces (niet) gevolgd wordt en werk je samen met de inhuur- of contractmanagers aan het beter naleven van de processen. Je levert een actieve bijdrage aan afdelingsbrede werkzaamheden en neemt deel aan overleg binnen Procurement en contractmanagement.

TU Delft vindt een gezonde werk-privébalans belangrijk. Daarom bieden we flexibele werktijden en, bij een fulltime dienstverband en als het werk het toelaat, de mogelijkheid om 40% per week vanuit huis te werken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee jaar relevante werkervaring in een administratieve functie, bij voorkeur met contractadministratie binnen een complexe organisatie.
• Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met oog voor naleving én optimalisatie van afspraken.
• Je communiceert helder met diverse stakeholders in het Nederlands en Engels.
• Je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met systemen en rapportagetools.
• Je bent leergierig en bereid je verder te ontwikkelen binnen het vakgebied inhuur- en contractmanagement.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Universiteitsdienst – Finance

De ambitie van de TU Delft vraagt om investeringen in onderzoek, techniek, en onderwijs, en dat zegt direct alles over het belang van Finance. Wij adviseren het College van Bestuur, de faculteiten en diensten over financiële vraagstukken op het gebied van business control, procurement, treasury management, fiscaliteiten en verzekeringen. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus en de gehele financiële administratie. Dit alles is onmisbaar voor de TU Delft om hun ambities waar te maken. Je bent van harte uitgenodigd om hiervan deel uit te maken.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is1 jaar. Tijdelijk.
• Een functieomvang van 32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4673bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
  

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Gerben Ouwens-Nooijen ([e-mail]) en indien afwezig via Odile Uijlenbroek ([e-mail]).