Contractadministrateur

TU Delft, NL; Delft; Remote; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexibele werkweek

ABP pensioenregeling

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

TU Delft zoekt een Administratief Medewerker inhuur- en contractbeheer voor het administratief organiseren van contracten, inhuur en inkoopprocessen. Je werkt voor alle faculteiten en werkt samen met contractmanagers en Procurement.

De rol omvat maandelijkse rapportages, beheer van het contractmanagementsysteem en signaleren van knelpunten. Parttime functie van 32 uur per week met flexibele werktijden en mogelijk thuiswerken bij voldoende werk.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheer administratieve inhuur- en contractprocessen en ondersteun het inkoopproces.
• Zorg dat contractmanagementsysteem correct, volledig en actueel is.
• Verwerk invoer, registreer contracten en projecten en ondersteun bij datakwaliteit.

Skills

MBO niveau

Communicatie NL/EN

Tools

Power BI

ERP-systeem

Job description

Wil jij bijdragen aan baanbrekend onderzoek en onderwijs door grip te houden op contracten en inkoopprocessen? Als Administratief Medewerker inhuur- en contractbeheer zorg jij voor overzicht.

Functieomschrijving

Bij TU Delft werk je aan de uitdagingen van morgen: van quantumtechnologie tot duurzame luchtvaart en van slimme gebouwen tot de energietransitie. In deze rol ondersteun je dat werk achter de schermen door contracten en inkoop- en inhuurprocessen administratief stevig te organiseren.

Je werkt voor alle acht faculteiten en tien universiteitsdiensten en maakt deel uit van een team van acht contractmanagers en twee contractadministrateurs. Jij werkt binnen het accountteam faculteiten en inhuur. Vanaf je start word je goed ingewerkt in de organisatie, onze werkwijze en de CATS-CM-methodiek. Daarna ga je zelfstandig aan de slag met inhuur- en contractbeheer en werk je nauw samen met de inhuur- en (inkoop)contractmanagers Procurement. Ook heb je regelmatig contact met contracteigenaren en realisatie- en verificatiemanagers binnen de faculteiten.

Je bent verantwoordelijk voor het administratief inhuur- en contractmanagementbeheer en ondersteunt het inkoopproces binnen Procurement. Je zorgt dat het contractmanagementsysteem juist, volledig en actueel is ingericht op basis van aangeleverde informatie. Je controleert invoer op eenduidigheid en volledigheid, voert contracten en projecten in en ondersteunt collega’s bij het correct vastleggen van gegevens.

Daarnaast verzorg je maandelijkse rapportages over de status van projecten en contracten en stel je rapportages op over uitgaven en spend in relatie tot contracten, onder andere met Power BI en het ERP-systeem. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het contractmanagementsysteem en werkt samen met DAFS aan het operationeel verbeteren en actueel houden ervan.

Ook ondersteun je het inhuur-, inkoop- en contractmanagementproces administratief, bijvoorbeeld door het beheren van de centrale mailboxen van Procurement, het signaleren van knelpunten richting de afdelingshoofden en het beheren en actualiseren van standaardformulieren. Vanuit rapportages signaleer je waar het proces (niet) gevolgd wordt en werk je samen met de inhuur- of contractmanagers aan het beter naleven van de processen. Je levert een actieve bijdrage aan afdelingsbrede werkzaamheden en neemt deel aan overleg binnen Procurement en contractmanagement.

TU Delft vindt een gezonde werk-privébalans belangrijk. Daarom bieden we flexibele werktijden en, bij een fulltime dienstverband en als het werk het toelaat, de mogelijkheid om 40% per week vanuit huis te werken.

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee jaar relevante werkervaring in een administratieve functie, bij voorkeur met contractadministratie binnen een complexe organisatie.
• Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met oog voor naleving én optimalisatie van afspraken.
• Je communiceert helder met diverse stakeholders in het Nederlands en Engels.
• Je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met systemen en rapportagetools.
• Je bent leergierig en bereid je verder te ontwikkelen binnen het vakgebied inhuur- en contractmanagement.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

De ambitie van de TU Delft vraagt om investeringen in onderzoek, techniek, en onderwijs, en dat zegt direct alles over het belang van Finance. Wij adviseren het College van Bestuur, de faculteiten en diensten over financiële vraagstukken op het gebied van business control, procurement, treasury management, fiscaliteiten en verzekeringen. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus en de gehele financiële administratie. Dit alles is onmisbaar voor de TU Delft om hun ambities waar te maken. Je bent van harte uitgenodigd om hiervan deel uit te maken.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is1 jaar. Tijdelijk.
• Een functieomvang van 32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4673bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
  

Let op:

• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid .

Uren per week: 32