Bid Manager bij Sodexo

Cinfield BV; Rotterdam; Hybrid; EUR 66,000 - 79,000; Full time

Benefits offered by this job

Variabele beloning

Vakantie en ADV

Opleiding en ontwikkeling

Vakantiegeld

Pensioen

Hybride werken

Laptop en telefoon

Reiskostenvergoeding

Extra ADV kopen

Internationale organisatie

Job summary

Cinfield zoekt een Bidmanager die het bidproces regisseert van planning tot indienen. Je coördineert Sales, Bid Writer, calculatoren, Operations en specialisten om tijdige en onderscheidende voorstellen te leveren.

Je beheert meerdere trajecten, bewaakt deadlines en signaleert risico’s vroeg, met focus op samenwerking en resultaat in een dynamische, facilitaire context in Rotterdam.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Ervaring met zowel RFP’s als aanbestedingen is cruciaal.
• Je begeleidt meerdere trajecten tegelijk en beheert planning.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in NL en EN.
• Je signaleert risico’s vroeg en komt met oplossingen.

Responsibilities

• Organiseer het proces: maak de planning, verdeel taken en bewaak deadlines van meerdere tendertrajecten.
• Breng mensen en input bij elkaar: begeleid overleggen en zorg voor tijdige bijdragen van Sales, Bid Writer, calculatoren, Operations en specialisten.
• Zie knelpunten aankomen: beoordeel capaciteit, deadlines en bespreek risico’s vroeg.
• Verzorg indieningen en presentaties: bewaak documentatie en registratie in Salesforce; presentaties worden voorbereid met Sales.
• Maak elk traject beter: evalueer processen en vertaal naar verbeteringen.

Skills

Hbo-niveau

RFP's & aanbestedingen

Projectmanagement

Nederlands & Engels

Multi-projecten

Risico signalering

Facilitair ervaring

Catering ervaring

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

DE KANS

Als Bidmanager ben jij de regisseur van het team. Je houdt overzicht, ziet knelpunten aankomen en zorgt dat iedereen op het juiste moment het beste levert. Geen traject is hetzelfde. Een RFP voor een productielocatie vraagt een andere aanpak dan een aanbesteding van een academisch ziekenhuis. Jij bepaalt per tender welke aanpak, planning en werkwijze passen bij de procedure en vraagstelling van de klant. Daarbij krijg je de ruimte om het bidproces zelf verder te ontwikkelen, van tooling en een bewijsbibliotheek tot een scherpere go/no-go-afweging.

Jouw plek in het proces

Zo’n 80% van de trajecten bestaat uit RFP’s van private opdrachtgevers, 20% uit publieke aanbestedingen. Een traject duurt gemiddeld vier tot acht weken. Dat verschil maakt de rol interessant. Een aanbesteding kent duidelijke spelregels, een RFP is vaak een benchmark. Daar wordt de deal gewonnen met een scherpe salesstrategie en een onderscheidend aanbod. Jij challenget het team op die strategie en bewaakt dat het aanbod echt verschil maakt. Het is een tactisch en strategisch spel. Sales en specialisten leveren de inhoud en dragen de commerciële verantwoordelijkheid, de Bid Writer verzorgt het schrijfwerk en jij zorgt dat alles op tijd op tafel komt. Je begeleidt meerdere trajecten tegelijk en levert ook Nederlandse informatie aan voor internationale bids.

Samen aan tafel

Sodexo heeft een duidelijke groeiambitie. Het commerciële team in Rotterdam groeit en richt zich vooral op new business, naast het behoud van bestaande klanten. Het gaat om contracten met een looptijd van vier tot tien jaar: elke gewonnen deal heeft dus langdurige impact. Je werkt samen met Sales Leads, calculatoren, Operations, inhoudelijke specialisten, een collega-Bidmanager en een nieuwe Bid Writer. De trajecten worden verdeeld op beschikbare capaciteit, zodat jullie elkaar kunnen vervangen. De opdrachtgevers lopen uiteen, van zakelijke dienstverlening en farmacie tot productie-industrie en ziekenhuizen. Catering speelt een belangrijke rol, aangevuld met schoonmaak en hard services.

DE OPDRACHT

Van eerste planning tot een aanbod dat naar meer smaakt.

• 01 Organiseer het proces
  Maak de planning, verdeel taken en bewaak de deadlines van meerdere tendertrajecten. Zorg dat iedereen weet wat er wanneer van hem of haar wordt verwacht.
• 02 Breng mensen en input bij elkaar
  Begeleid overleggen en organiseer tijdige bijdragen van Sales, de Bid Writer, calculatoren, Operations en specialisten. Jij houdt het gesprek gericht op wat de klant nodig heeft en challenget het team op strategie en onderscheidend vermogen.
• 03 Zie knelpunten aankomen
  Overzie capaciteit en samenlopende deadlines. Bespreek risico’s vroeg, stel oplossingen voor en betrek management waar nodig.
• 04 Verzorg indieningen en presentaties
  Bewaak documentatie, indieningen en registratie in Salesforce. Bereid presentaties voor en stel ze op met Sales; je presenteert niet zelf.
• 05 Maak elk traject beter dan het vorige
  Evalueer het proces en de samenwerking en vertaal de uitkomsten naar concrete verbeteringen.

NA TWAALF MAANDEN

• Je kent de organisatie, de dienstverlening en de manier waarop Sodexo het bidproces organiseert.
• Collega’s weten je te vinden en leveren hun bijdrage op tijd, omdat de afspraken vanaf de start helder zijn.
• Je hebt een aantal bidtrajecten zelfstandig begeleid, van voorbereiding tot indiening.
• Het bidproces is aantoonbaar verder ontwikkeld op basis van jouw evaluaties.

JIJ

Sterk in het proces. Duidelijk in de samenwerking.

Je krijgt energie van het moment dat alle puzzelstukjes samenvallen en een aanbod op tijd en compleet de deur uitgaat. Je denkt vooruit, houdt overzicht als deadlines samenkomen en schakelt makkelijk tussen collega’s uit verschillende disciplines. Je maakt vanaf de start duidelijke afspraken en spreekt mensen aan als een bijdrage uitblijft, rustig en met oog voor de samenwerking.

Wat je meebrengt:

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Ervaring met zowel RFP’s als aanbestedingen, en inzicht in wat elk type traject vraagt om te winnen.
• Je hebt zelfstandig projecten van begin tot eind begeleid en verantwoordelijkheid genomen voor planning en stakeholders.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en het Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je overziet meerdere trajecten tegelijk en werkt zorgvuldig onder tijdsdruk.
• Je krijgt mensen mee, signaleert risico’s vroeg en komt met oplossingen.
• Ervaring met facilitaire dienstverlening is een pré, met name catering. Ook ervaring met schoonmaak of hard services is relevant.

Sterke punten die hier het verschil maken

• Strategisch en tactisch inzicht
  Je begrijpt wat een RFP anders maakt dan een aanbesteding en stuurt op wat nodig is om te winnen.
• Structuur
  Je houdt planning, taken en parallelle deadlines overzichtelijk.
• Samenwerkingskracht
  Je verbindt collega’s en motiveert hen om hun bijdrage te leveren.
• Rust onder druk
  Je blijft zorgvuldig en toegankelijk als de druk oploopt.
• Flexibiliteit
  Je stuurt bewust bij wanneer een traject om een andere aanpak vraagt.
• Duidelijke communicatie
  Je maakt concrete afspraken en spreekt collega’s tijdig aan.

De cultuur

Bij Sodexo werk je in een mensgerichte organisatie waar collega’s elkaar kennen en makkelijk opzoeken. De sfeer is informeel en de lijnen zijn kort. Je krijgt de ruimte en het vertrouwen om zelfstandig te werken, met collega’s om je heen die graag meedenken en elkaar helpen.

Die betrokkenheid gaat samen met duidelijke verwachtingen. Je neemt verantwoordelijkheid, komt afspraken na en spreekt het uit als iets dreigt vast te lopen. Zeker tijdens drukke tendertrajecten draait het om samenwerken: op tijd afstemmen, knelpunten bespreekbaar maken en samen zorgen dat het werk verder komt.

Over Sodexo?

Sodexo is een internationale food- en facilitaire dienstverlener. Wereldwijd werken meer dan 400.000 collega’s aan food services, hospitality, workplace services en facility management. In Nederland combineert Sodexo de kennis en slagkracht van een wereldwijde organisatie met korte lijnen, betrokken management en een sterke maatschappelijke oriëntatie. Als Bidmanager zorg jij dat die kennis samenkomt in aanbiedingen die klanten overtuigen.

HET AANBOD

Zelfstandig regie voeren.
Samen resultaat boeken.

• Tot € 6.500
• 40 uur
• Rotterdam
• bruto per maand, afhankelijk van ervaring
• fulltime functie
• woensdag op kantoor

• Variabele beloning
  70% is gekoppeld aan het organisatieresultaat en 30% aan persoonlijke doelstellingen.
• Vakantie en ADV
  26 vakantiedagen en 6 opneembare ADV-dagen bij een fulltime dienstverband.
• Opleiding en ontwikkeling
  Online trainingen en mogelijkheden voor aanvullende opleidingen via Sodexo.
• Vakantiegeld
  8% vakantiegeld.
• Pensioen
  Sodexo betaalt 11,4% plus kosten en risicopremies; de medewerker betaalt 6,5% van de pensioengrondslag.
• Hybride werken
  Woensdag werkt het team in Rotterdam. De overige dagen werk je flexibel binnen Nederland.
• Laptop en telefoon
  Je krijgt de middelen die nodig zijn om zelfstandig en professioneel te werken.
• Reiskosten
  OV tweede klas wordt volledig vergoed. Voor eigen vervoer geldt € 0,23 netto per kilometer vanaf kilometer 10.
• Extra ADV kopen
  Je kunt jaarlijks maximaal 6 extra ADV-dagen kopen, bij parttime naar rato.
• Internationale organisatie
  Je werkt in een compact Nederlands team met toegang tot internationale kennis en ervaring.

De selectie

• 01 Kennismaking met Cinfield
  Eén gesprek met Cinfield over jouw ervaring, motivatie en aansluiting op de rol.
• 02 Eerste gesprek bij Sodexo
  Een eerste gesprek om de functie en de wederzijdse verwachtingen te bespreken.
• 03 Tweede gesprek bij Sodexo
  Een vervolggesprek bij Sodexo. Het contact en de afstemming verlopen via Cinfield.