Bestuurssecretaresse (Woudrichem)

Kenonz; Woudrichem; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Gemeente Altena zoekt een ervaren bestuurssecretaresse die de opdrachtgever en directie professioneel ondersteunt. Je zorgt voor overzicht, prioriteiten en een vlotte informatievoorziening richting bestuur en beleid.

Je werkt nauw samen met teamgenoten aan de stukkenstroom, voorbereidt vergaderingen en bewaakt voortgang van besluiten. Je combineert organisatorisch talent met bestuurlijke inzicht en levert een representatieve bijdrage aan kabinetszaken.

Job description

Als bestuurssecretaresse ben jij een onmisbare schakel binnen de gemeente Altena. Jij zorgt ervoor dat bestuur en directie kunnen vertrouwen op een professionele, goed georganiseerde ondersteuning. Dat betekent dat je vooruitkijkt, overzicht houdt en precies weet wat er nodig is om processen soepel te laten verlopen.

Je start je dag bijvoorbeeld met het controleren van agenda’s en het doornemen van de stukken die richting het bestuur gaan. Je weet welke afspraken prioriteit hebben, welke documenten nog aandacht vragen en waar je actie moet ondernemen. Met jouw scherpe blik zorg je ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het organiseren en optimaliseren van de stukkenstroom richting het bestuur. Je houdt het proces goed in de gaten en zorgt ervoor dat stukken zorgvuldig worden aangeleverd en verwerkt. Daarbij heb je oog voor kwaliteit en details. Je begrijpt dat goede bestuurlijke ondersteuning staat of valt met een complete en overzichtelijke informatievoorziening.

Ook rondom vergaderingen en besluitvorming speel je een belangrijke rol. Je bereidt vergaderingen voor, legt zaken vast en bewaakt vervolgens de voortgang en afdoening van afspraken en besluiten. Je houdt in de gaten wat er na een vergadering moet gebeuren en zorgt dat acties niet tussen wal en schip raken. Dankzij jouw nauwkeurigheid en organisatietalent blijft het proces in beweging.

Daarnaast ondersteun je bestuur en directie op inhoudelijk, secretarieel en administratief gebied. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet daarbij steeds de juiste prioriteiten te stellen. Het ene moment ben je bezig met een agenda of bestuurlijk stuk, het volgende moment stem je iets af met een collega of zorg je dat een actie uit een vergadering wordt opgevolgd.

Ook kabinetszaken kunnen onderdeel zijn van jouw werk. Waar nodig werk je hiervoor samen met communicatie en lever je een bijdrage aan representatieve taken van de burgemeester en wethouders. Je begrijpt dat dit soort werkzaamheden vragen om een professionele uitstraling, zorgvuldigheid en gevoel voor de bestuurlijke omgeving.

Je werkt bovendien samen met andere bestuurssecretaresses aan het collegeproces en de bijbehorende stukkenstroom. Je zoekt actief de verbinding, stemt af en zorgt er samen voor dat het geheel goed blijft functioneren.

Juist jouw combinatie van ervaring, overzicht en bestuurlijke sensitiviteit maakt het verschil. Je hoeft niet overal op te wachten: je ziet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en denkt vooruit. Tegelijkertijd weet je wanneer afstemming belangrijk is. Je bent benaderbaar, communiceert gemakkelijk met verschillende niveaus en voelt goed aan wat een bestuurlijke omgeving van je vraagt.

Je draagt daarmee bij aan iets dat groter is dan je eigen takenpakket. Door bestuur en directie professioneel te ondersteunen, help jij mee om de gemeente goed georganiseerd te laten werken. En daar profiteren uiteindelijk de inwoners van gemeente Altena van.