Bestuurssecretaresse

BovenIJ; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Fiets

Laptop

Telefoon

Sportabonnement

Pensioen PFZW

Reiskostenvergoeding

Job summary

BovenIJ zoekt een proactieve bestuurssecretaresse die het bestuur en secretariaat ondersteunt in Amsterdam-Noord. Je werkt nauw samen met twee collega’s en beheert processen in een dynamische ziekenhuisomgeving.

Je bent betrokken bij agendabeheer, correspondentie en verslaglegging en draagt bij aan digitalisering van de werkwijze. De functie vraagt een HBO-niveau opleiding, ervaring als directiesecretaresse, en uitstekende Nederlandse taalbeheersing.

Qualifications

• U bestaat uit een HBO-niveau opleiding en/of een directiesecretaresse opleiding.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring als directiesecretaresse/managementassistent in een complexe organisatie.
• Je bent proactief, zelfstandig en kunt goed in team werken.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de Raad van Bestuur.
• Verzorging van correspondentie en telefoonverkeer en bezoekersontvangst.
• Vergaderingen voorbereiden, korte verslagen maken en afspraken bewaken.
• Deadlines signaleren en tijdig actie ondernemen.
• Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en beleidsstukken opstellen.
• Onderhouden van binnen- en externe contacten.

Skills

Plannen & organiseren

Stressbestendigheid

Proactief handelen

Teamwork

Education

HBO-niveau opleiding

Directiesecretaresse opleiding

Tools

MS Office

Job description

Ben jij als bestuurssecretaresse klaar voor een dynamische en uitdagende functie in het BovenIJ? We zoeken een proactieve bestuurssecretaresse die zijn of haar talenten wil inzetten in een hecht en enthousiast team!

Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel in het BovenIJ. Jij ondersteunt onze tweehoofdige Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Je zorgt ervoor dat onze processen effectief en efficiënt verlopen. In het BovenIJ vind je een complexe, snel afwisselende en soms hectische omgeving waar we met veel plezier en humor samenwerken. Als bestuurssecretaresse heb je veel contact met diverse afdelingen, dit maakt jouw werk afwisselend! Op het secretariaat werk je nauw samen met twee collega’s.

Het BovenIJ is een persoonlijk, verbindend en ondernemend ziekenhuis in Amsterdam-Noord dat passende zorg biedt aan onze patiënten. Vanwege onze omvang zijn de lijnen tussen de afdelingen, specialismen onderling en onze ketenpartners kort en boeken we snel resultaat. Ons motto is “zorg goed voor elkaar”. We zorgen goed voor onze patiënten én goed voor elkaar. Doe je mee?

Zo komt je functie eruit te zien

Als bestuurssecretaresse ben jij de spil in het ondersteunen en ontzorgen van de Raad van Bestuur op administratief en organisatorisch vlak. Jij bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• je verzorgt het agendabeheer van de bestuurders;
• je verzorgt decorrespondentie en telefonie, het ontvangen van bezoek en het tijdig verzorgen van de benodigde stukken voor Raad van Bestuur. Hierbij weet jij snel te schakelen en de juiste prioriteiten te stellen;
• je bereidt vergaderingen voor, maakt korte actiegerichte verslagen en je bewaakt de uitvoering van de gemaakte afspraken;
• je bewaakt deadlines waarbij je signaleert, constateert en tijdig actie onderneemt waar nodig;
• je ondersteunt bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en helpt beleidsstukken opstellen;
• je onderhoudt in- en externe contacten;
• je handelt een deel van de post en e-mail van de Raad van Bestuur zelfstandig af;
• je draagt bij aan het optimaliseren en verder digitaliseren van de werkwijze van het secretariaat: wij staan open voor jouw ideeën!

Hierin herken jij jezelf

Als BovenIJ’er heb je plezier in het zichtbare verschil dat jij maakt voor onze patiënten en medewerkers.Je werkt graag in een team waar persoonlijke aandacht, een fijne werksfeer en korte communicatielijnen voorop staan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende punten:

• je hebt een afgeronde opleiding op hbo-niveau en/of een directiesecretaresse opleiding;
• je hebt enkele jaren werkervaring als directiesecretaresse, managementassistent of personal assistent in een complexe organisatie;
• je bent een enthousiaste, proactieve en daadkrachtige secretaresse die zowel zelfstandig kan werken als een echte teamspeler is;
• je kunt goed plannen en organiseren, houdt overzicht en kunt prioriteiten stellen;
• je bent stressbestendig en flexibel. Je kan goed omgaan met weerstand en je hebt overtuigingskracht;
• je hebt een energieke en representatieve uitstraling, kritische houding en gevoel voor humor;
• je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• je bent digitaal vaardig en hebt een uitstekende beheersing van MS-office.

Voldoe je niet volledig aan bovenstaand profiel maar denk je toch goed te passen bij het BovenIJ? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!

Wat wij jou bieden

• een dienstverband voor32-36 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Samen bespreken wij jouw inzetbaarheid op de afdeling zodat jouw werk en privé in balans blijft;
• arbeidsvoorwaarden conform de cao-ziekenhuizen, waaronder een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• secundaire arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zo heb jij de mogelijkheid om een nieuwe fiets, laptop, telefoon of sportabonnement met belastingvoordeel aan te schaffen;
• een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• een goede reiskostenvergoeding, zo wordt jouw OV-reis naar het BovenIJ volledig vergoed;
• een fijne werkplek met een uitstekende bereikbaarheid. Jijkunt het BovenIJ gemakkelijk bereiken met de fiets, eigen vervoer en het openbaar vervoer. Wij zijn gevestigd vlak naast de Noord/Zuid lijn en de bushalte bevindt zich op korte loopafstand van het BovenIJ.

Klaar om elkaar te ontmoeten?

Benieuwd hoe onze medewerkers het BovenIJ ervaren? Bekijk danhier hun ervaringen.

Het overleggen van een "Verklaring omtrent gedrag"(VOG) maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.