Bestuurssecretaresse

NVZ Kennisnet; Amsterdam; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Fiets

Laptop

Sportabonnement

Reiskostenvergoeding

Pensioen PFZW

Vakantietoeslag & eindejaarsuitkering

Job summary

BovenIJ zoekt een proactieve bestuurssecretaresse die de Raad van Bestuur ondersteunt in administratieve en organisatorische taken. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris, beheert agenda's en zorgt voor tijdige stukken en verslaglegging.

Je bent HBO opgeleid, weet met MS Office en hebt enkele jaren relevante ervaring. Een energieke, representatieve teamspeler met goede Nederlandse taalbeheersing past uitstekend bij ons team.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding en/of directiesecretaresseopleiding.
• Enkele jaren ervaring als directiesecretaresse, managementassistent of personal assistant in een complexe organisatie.
• Proactieve, daadkrachtige secretaresse die zelfstandig kan werken en een echte teamspeler is.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Digitaal vaardig en MS-Office vaardig.
• Goed plannen, organiseren, overzicht houden en prioriteiten stellen.
• Stressbestendig en flexibel; omgaan met weerstand en overtuigingskracht.
• Representatieve uitstraling en gevoel voor humor.

Responsibilities

• Je verzorgt agendabeheer van de Raad van Bestuur.
• Je verzorgt correspondentie en telefonie, bezoeksontvangst en tijdig de stukken voor de Raad van Bestuur.
• Je bereidt vergaderingen voor en bewaakt uitvoering van afspraken.
• Je signaleert deadlines en neemt tijdig actie.
• Je ondersteunt bestuurlijke besluitvormingsprocessen en helpt beleidsstukken opstellen.
• Je onderhoudt interne en externe contacten.
• Je handelt post en e-mail van de Raad van Bestuur zelfstandig af.
• Je draagt bij aan digitalisatie van het secretariaat.

Skills

Agenda beheer

Plan en organiseer

Teamspeler

Proactief

Stressbestendig

Nederlandse taalvaardigheid

Education

HBO-niveau opleiding

Directiesecretaresse opleiding

Tools

MS Office

Job description

Ben jij als bestuurssecretaresse klaar voor een dynamische en uitdagende functie in het BovenIJ? We zoeken een proactieve bestuurssecretaresse die zijn of haar talenten wil inzetten in een hecht en enthousiast team!

Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel in het BovenIJ. Jij ondersteunt onze tweehoofdige Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Je zorgt ervoor dat onze processen effectief en efficiënt verlopen. In het BovenIJ vind je een complexe, snel afwisselende en soms hectische omgeving waar we met veel plezier en humor samenwerken. Als bestuurssecretaresse heb je veel contact met diverse afdelingen, dit maakt jouw werk afwisselend! Op het secretariaat werk je nauw samen met twee collega’s.

Het BovenIJ is een persoonlijk, verbindend en ondernemend ziekenhuis in Amsterdam‑Noord dat passende zorg biedt aan onze patiënten. Vanwege onze omvang zijn de lijnen tussen de afdelingen, specialismen onderling en onze ketenpartners kort en boeken we snel resultaat. Ons motto is “zorg goed voor elkaar”. We zorgen goed voor onze patiënten én goed voor elkaar. Doe je mee?

Benieuwd naar onze Raad van Bestuur? Neemhier een kijkje.

Zo komt je functie eruit te zien

Als bestuurssecretaresse ben jij de spil in het ondersteunen en ontzorgen van de Raad van Bestuur op administratief en organisatorisch vlak. Jij bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• je verzorgt het agendabeheer van de bestuurders;
• je verzorgt decorrespondentie en telefonie, het ontvangen van bezoek en het tijdig verzorgen van de benodigde stukken voor Raad van Bestuur. Hierbij weet jij snel te schakelen en de juiste prioriteiten te stellen;
• je bereidt vergaderingen voor, maakt korte actiegerichte verslagen en je bewaakt de uitvoering van de gemaakte afspraken;
• je bewaakt deadlines waarbij je signaleert, constateert en tijdig actie onderneemt waar nodig;
• je ondersteunt bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en helpt beleidsstukken opstellen;
• je onderhoudt in- en externe contacten;
• je handelt een deel van de post en e-mail van de Raad van Bestuur zelfstandig af;
• je draagt bij aan het optimaliseren en verder digitaliseren van de werkwijze van het secretariaat: wij staan open voor jouw ideeën!

Hierin herken jij jezelf

Als BovenIJ’er heb je plezier in het zichtbare verschil dat jij maakt voor onze patiënten en medewerkers.Je werkt graag in een team waar persoonlijke aandacht, een fijne werksfeer en korte communicatielijnen voorop staan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende punten:

• je hebt een afgeronde opleiding op hbo-niveau en/of een directiesecretaresse opleiding;
• je hebt enkele jaren werkervaring als directiesecretaresse, managementassistent of personal assistent in een complexe organisatie;
• je bent een enthousiaste, proactieve en daadkrachtige secretaresse die zowel zelfstandig kan werken als een echte teamspeler is;
• je kunt goed plannen en organiseren, houdt overzicht en kunt prioriteiten stellen;
• je bent stressbestendig en flexibel. Je kan goed omgaan met weerstand en je hebt overtuigingskracht;
• je hebt een energieke en representatieve uitstraling, kritische houding en gevoel voor humor;
• je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• je bent digitaal vaardig en hebt een uitstekende beheersing van MS-office.

Meer weten over gerelateerde onderwerpen? Bekijk ook: Secretaresse Secretaris RvB bestuurssecretaresse

Heb je nog vragen, behoefte aan meer informatie en/of ben je nieuwsgierig of de functiebestuurssecretaressebij je past? Neem dan contact op met Marieke Huijskens via telefoonnummer 020-6346378.

Wat wij jou bieden

• een dienstverband tussen28 en 32uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Samen bespreken wij jouw inzetbaarheid op de afdeling zodat jouw werk en privé in balans blijft;
• arbeidsvoorwaarden conform de cao-ziekenhuizen, waaronder een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• secundaire arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zo heb jij de mogelijkheid om een nieuwe fiets, laptop, telefoon of sportabonnement met belastingvoordeel aan te schaffen;
• een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• een goede reiskostenvergoeding, zo wordt jouw OV-reis naar het BovenIJ volledig vergoed;
• een fijne werkplek met een uitstekende bereikbaarheid. Jijkunt het BovenIJ gemakkelijk bereiken met de fiets, eigen vervoer en het openbaar vervoer. Wij zijn gevestigd vlak naast de Noord/Zuid lijn en de bushalte bevindt zich op korte loopafstand van het BovenIJ.

Het overleggen van een "Verklaring omtrent gedrag"(VOG) maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.