Bestuurssecretaresse

SVn; Amersfoort; Hybrid; EUR 51,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantiegeld

Kantoor Amersfoort

Thuiswerken mogelijk

Keuzebudget + persoonlijk budget

Job summary

SVn in Amersfoort zoekt een ervaren en zelfstandige ondersteuner voor een bestuurlijke omgeving. Je ondersteunt de CEO en Bestuurssecretaris, beheert agenda en mailbox, en bereidt vergaderingen en besluitvorming proactief voor.

Je werkt samen met twee secretaresses in het team Bestuurssecretariaat, bewaakt stukken en deadlines, publiceert vergaderstukken, maakt notulen en zorgt voor opvolging. Het biedt autonomie, samenwerking en een salaris tot maximaal €5.000 bruto per maand bij een 40-urige

Qualifications

• Ruime ervaring als bestuurssecretariaat of executive assistant.
• Ervaring met voorbereiden, notuleren en ondersteuning van bestuurlijke vergaderingen.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie en zelfstandig werken.

Responsibilities

• Proactief beheren en coördineren van de agenda en mailbox van de CEO.
• Organiseren en prioriteren van interne en externe afspraken.
• Notuleren en opvolging van besluiten en actielijsten.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Executive support

Vertrouwelijke informatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

iBabs

SharePoint

Teams

Microsoft Office

Job description

Ben jij een ervaren en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Houd je overzicht, denk je vooruit en weet je wat er nodig is om vergaderingen en besluitvorming goed voor te bereiden? Dan zijn wij bij SVn op zoek naar jou.

Wie zoeken wij?

Je ondersteunt de CEO en samen met de Bestuurssecretaris zorg je ervoor dat de bestuurlijke overleggen soepel en zorgvuldig verlopen. Je beheert niet alleen de agenda en mailbox, maar denkt actief vooruit, bereidt agenda's en vergaderingen van het bestuur en Raad van Toezicht voor, bewaakt of de benodigde stukken tijdig en compleet beschikbaar zijn en maakt de notulen. Je werkt zelfstandig en bent gewend om verantwoordelijkheid te nemen voor een goede voorbereiding en opvolging.

Je maakt deel uit van het team Bestuurssecretariaat, waar je samenwerkt met twee andere secretaresses. Samen zorgen jullie voor een professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het bestuur en de Raad van Toezicht. Je rapporteert aan de Bestuurssecretaris.

Je houdt overzicht over afspraken, vergaderingen, stukken, acties en deadlines en zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarnaast werk je nauw samen met de Bestuurssecretaris bij het organiseren en voorbereiden van de wekelijkse vergaderingen van het bestuur.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren en coördineren van de agenda en mailbox van de CEO.
• Organiseren en prioriteren van interne en externe afspraken.
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen en proactief een conceptagenda opstellen.
• Verzamelen en gereedmaken van de benodigde vergaderstukken.
• Bewaken of stukken tijdig, volledig en van de juiste kwaliteit worden aangeleverd en hier waar nodig actief achteraan gaan.
• Publiceren en beschikbaar stellen van vergaderstukken, onder andere via iBabs.
• Uitwerken van notulen en bewaken van actie- en besluitenlijsten en toezien op de opvolging van gemaakte afspraken.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden en digitale archivering van documenten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor correspondentie, telefoontjes en zakelijke bezoekers.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen en waar nodig boeken van reizen en accommodaties.
• Ondersteunen bij de jaarplanning, agenda's en voorbereiding van vergaderingen van de Raad van Toezicht.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren en zelfstandige ondersteuner die vooruitdenkt en niet afwacht totdat werkzaamheden bij je worden neergelegd. Je overziet wat er nodig is, stelt prioriteiten en spreekt collega's aan wanneer informatie of stukken ontbreken.

Je bent zorgvuldig en voelt je comfortabel in een omgeving waarin omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie onderdeel is van je dagelijkse werk. Je werkt zelfstandig, maar zoekt tegelijkertijd gemakkelijk de samenwerking en afstemming met anderen.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse, Executive Assistant of vergelijkbare ondersteuner op C-level.
• Ervaring met het voorbereiden, notuleren en ondersteunen van bestuurlijke vergaderingen.
• Sterk ontwikkeld organisatievermogen en het vermogen om meerdere deadlines en prioriteiten tegelijkertijd te bewaken.
• Ervaring en affiniteit met digitale hulpmiddelen zoals iBabs, SharePoint, Teams en Microsoft Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Een flexibele instelling en, waar nodig, beschikbaarheid buiten reguliere kantoortijden.

Wat bieden wij?

Een verantwoordelijke en afwisselende functie waarin je dicht op het bestuur van SVn werkt en een belangrijke bijdrage levert aan een professionele en goed georganiseerde ondersteuning.

Je krijgt veel zelfstandigheid in je werkzaamheden en werkt nauw samen met de CEO, de Bestuurssecretaris en collega's binnen verschillende onderdelen van SVn. Je maakt deel uit van een professionele en informele organisatie waarin samenwerking en eigenaarschap centraal staan.

• een basissalaris tot maximaal € 5.000,-bruto per maand (afhankelijk van relevante werkervaring) op basis van een 40-urige werkweek.
• vakantiegeld
• een fijn kantoor in Amersfoort dat goed bereikbaar is met het openbaar vervoer
• de mogelijkheid om een deel van de week thuis te werken
• een keuzebudget (12,5%) een persoonlijk budget (17%) (te besteden aan bijvoorbeeld pensioen, extra verlof, extra salaris of een sabbatical).

Wie zijn wij?

Wij zijn SVn (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten). Wij zijn een onafhankelijke financiële dienstverlener zonder winstoogmerk. Dagelijks werken we met ruim 200 enthousiaste collega’s aan maatschappelijke uitdagingen in de gebouwde omgeving, zoals de verduurzaming van Nederland en de woningmarkt. Bij SVn is samenwerken het fundament van onze organisatie. Wij willen daarbij de nummer één samenwerkingspartner zijn voor al onze partners. Samen met gemeenten, provincies en andere partners helpen wij bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties bij het financieren van maatregelen die anders misschien niet mogelijk waren geweest. We kijken daarbij steeds vooruit en zijn ambitieus. We vragen ons dus voortdurend af met welke innovatieve financieringsoplossingen wij nieuwe initiatieven kunnen helpen realiseren.

Onze financieringsoplossingen kunnen een rol spelen waar verduurzaming gewenst is, gebieden ontwikkeld moeten worden of waar ondernemerschap gestimuleerd mag worden. Maar we ondersteunen ook bij allerlei wensen op het gebied van wonen. Zo helpen we bijvoorbeeld starters bij het kopen van hun eerste woning, VvE’s en woningcorporaties om woningen te verduurzamen, ondernemers om te innoveren en bewoners om hun woning aan te passen zodat ze langer thuis kunnen blijven wonen. Misschien ken je ons van de Starterslening, het BNG Duurzaamheidsfonds of de Europese JESSICA fondsen? Maar we bieden veel meer duurzame financieringsoplossingen! Dat lees je in ons verhaal.

Meer informatie?

Meer informatie over onze organisatie en verhalen van collega’s vind je op de Over ons-pagina. Wil je meer weten over deze functie of heb je andere vragen? Neem dan contact op met Jeffrey Henn, Recruiter via [e-mail].

Je gegevens worden gedeeld met SVn. Meer weten over je privacy?

Lees het SVn Privacyreglement: Privacyreglement | SVn

Een screening door een extern bureau maakt onderdeel uit van selectieproces. Wij zijn als financiële instelling verplicht dit te doen.