Bestuursassistent

Delft; Delft; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

TU Delft is op zoek naar een ervaren bestuursassistent die het bestuurssecretariaat ondersteunt en een belangrijk netwerk opbouwt. Je maakt deel uit van een team van bestuursassistenten en werkt nauw samen met beleidsmedewerkers en secretarissen binnen het Bestuursbureau.

Je beheert zelfstandig agendas, prioriteert en bewaakt informatiestromen, ontvangt gasten en ondersteunt HR- en inkoopprocessen. De rol vereist integriteit, discretie en proactief handelen in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau met relevante secretariële of managementassistentopleiding.
• Ten minste 5 jaar relevante ervaring in bestuurlijke of academische omgeving.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s, prioriteiten stellen en informatiestromen bewaken.
• Ontvangen van gasten en uitvoeren van secretariële en organisatorische taken.
• Afstemmen met Algemeen Bestuurssecretaris en proactief werkzaamheden uit handen nemen.
• Fungeer als schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
• Bijdragen aan optimalisatie van werkprocessen binnen het secretariaat.

Skills

Agendabeheer

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Organisatievermogen

Proactief

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretaresse/managementassistentopleiding

Tools

iBabs

AFAS/MyHR

Basware

Job description

Benieuwd wat er allemaal gebeurt in het bestuurlijke hart van de TU Delft? Je ontdekt het als bestuursassistent. Ondersteun de Algemeen Bestuurssecretaris en bouw daarbij een indrukwekkend netwerk op.

Functieomschrijving

Door de aanstaande pensionering van één van onze bestuursassistenten ontstaat een mooie kans voor een ervaren professional om ons bestuurssecretariaat te versterken.

In deze veelzijdige functie ondersteun je bij het College van Bestuur primair de Algemeen bestuurssecretaris van de universiteit. Daarnaast vervul je een belangrijke secretariële rol in het benoemingsproces van een nieuwe hoogleraar, waarbij je de Rector Magnificus ondersteunt.

Je maakt deel uit van een team van vier bestuursassistenten en werkt nauw samen met de collega’s binnen het Bestuursbureau. Je werkt voornamelijk op kantoor, dicht bij het bestuur, je directe collega's en de bestuurlijke processen. Juist die nabijheid stelt je in staat snel te schakelen, overzicht te houden en optimaal te ondersteunen.

De afwisseling en dynamiek van deze functie spreken je aan. Je bent goed georganiseerd, behoudt het overzicht en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en stelt de juiste prioriteiten. Als ervaren professional werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je werk. Je voelt je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar flexibiliteit en betrokkenheid essentieel zijn.

Naast de ondersteuning van de Algemeen Bestuurssecretaris werk je samen met diverse collega’s binnen het Bestuursbureau, waaronder beleidsmedewerkers, secretarissen voor de medezeggenschapsraad en de bestuurssecretaris van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Laatstgenoemde ondersteunen je onder meer bij de planning van vergaderingen en de organisatorische en logistieke voorbereiding daarvan. Daarnaast ondersteunt je de HR-processen van het Bestuursbureau en verzorg je de afhandeling van inkoopaanvragen en bijbehorende administratieve processen voor het College van Bestuur en het Bestuursbureau en ondersteunt je de Rector Magnificus in het benoemingsproces van hoogleraren.

Als bestuursassistent:

• Beheer je complexe agenda’s, stelt prioriteiten en bewaak je informatiestromen uit diverse kanalen.
• Ontvang je gasten en verricht je diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Stem je dagelijks af met de Algemeen Bestuurssecretaris, signaleer je knelpunten en neem je proactief werkzaamheden uit handen.
• Fungeer je als schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
• Lever je een actieve bijdrage aan het optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat.
• Ben je proactief en coördinerend in het benoemingsproces van hoogleraren
• Draag je bij aan de onderlinge vervangbaarheid binnen het team, zodat een optimale ondersteuning van het College van Bestuur is gewaarborgd

Wij zoeken een zeer ervaren bestuursassistent die gewend is te opereren op directie- of bestuursniveau binnen een complexe organisatie. Je combineert organisatiesensitiviteit met daadkracht, gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Je bent accuraat, reflectief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk

Verder beschik je over:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante secretaresse- of managementassistentopleiding.
• Ten minste 5 jaar relevante ervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke of academische omgeving.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen en vooruit te denken.
• Het vermogen tactvol te schakelen wanneer verschillende belangen, verzoeken en deadlines samenkomen.
• Een collegiale werkhouding en de bereidheid bij te dragen aan een professioneel team.
• Ruimte digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office-applicaties. Ervaring met iBabs, AFAS/MyHR en Basware is een pre.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je handelt discreet en integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt nauwkeurig en blijft ook onder druk stressbestendig en effectief.
• Je opereert zelfstandig en draagt tegelijkertijd actief bij aan het teamresultaat.
• Je werkt vanuit respect en professionaliteit samen met collega’s en draagt actief bij aan een open en veilige werksfeer, waarin ruimte is voor ieders inbreng en expertise.
• Je reflecteert op je eigen handelen en zoekt waar nodig naar mogelijkheden om het werk verder te verbeteren.
• Je bent betrokken bij je werk en hebt een flexibele instelling die past bij een dynamische omgeving.

Omdat samenwerking binnen het bestuurssecretariaat een belangrijke waarde is, hechten we veel waarde aan zowel inhoudelijke competenties als de persoonlijke klik tussen kandidaat en het team. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar je professionele profiel, maar ook verkennen of er een goede wederzijdse match is tussen jou, het team en de functie.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen.Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen.Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.