Bestuursassisstent

Van Dorp; Zoetermeer; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

32–40 uur per week

Premievrij pensioen

25 vakantiedagen + 6 ADV-dagen

Scholingsfonds voor kinderen

Ontwikkelhuis met opleidings- en doorg

Opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Job summary

Van Dorp zoekt een Bestuursassistent voor de afdeling Bestuursondersteuning in Zoetermeer. Je ondersteunt de Bestuurscoördinator en verzorgt secretariële en operationele taken voor bestuur en directie, inclusief de Van Dorp Foundation.

Je hebt HBO werk- en denkniveau, meerdere jaren ervaring op directie-/bestuursniveau, affiniteit met technische dienstverlening en uitstekende organisatorische vaardigheden. Samen met een hecht team zorg je voor soepele processen en governance-ondersteuning.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Minimaal enkele jaren ervaring in een secretariële ondersteuningsfunctie op directie- of bestuursniveau.
• Affiniteit met technische dienstverlening en/of productie.
• Ervaring met complex agendabeheer en mailbox- en timemanagement.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Organisatiesensitiviteit, integriteit en discretie.
• Affiniteit met maatschappelijke doelstellingen van de Van Dorp Foundation.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en mailboxen voor bestuur en directie.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van afspraken, overleggen en evenementen.
• Ondersteunen van de Bestuurscoördinator en de organisatie op secretariëel en operationeel vlak.
• Verzorgen van correspondentie en administratieve processen.
• Beheren van de mailboxen voor de Van Dorp Foundation.
• Verzorgen van verslaglegging en actielijsten voor Foundation-overleggen.
• Ondersteunen bij sponsor- en donatieverzoeken en de administratie daarvan.
• Vervaardigen van het jaarverslag van de Van Dorp Foundation.

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een organisatietalent dat rust en overzicht brengt?

Krijg jij energie van plannen, organiseren en ontzorgen? Ben je een proactieve professional die ervoor zorgt dat afspraken, processen en administratie soepel verlopen en werk je graag samen binnen een hecht team? Voor onze afdeling Bestuursondersteuning zijn wij op zoek naar een Bestuursassistent die samen met de Bestuurscoördinator zorgt voor professionele ondersteuning van bestuur en organisatie. Daarnaast ben je zelfstandig verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de Van Dorp Foundation.

Als Bestuursassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Bestuursondersteuning. Binnen deze afdeling werk je nauw samen met de Bestuurscoördinator. Jullie vormen samen een sterk ondersteuningsteam waarbij ieder een eigen aandachtsgebied en verantwoordelijkheid heeft.

De Bestuurscoördinator is verantwoordelijk voor de inhoudelijke, bestuurlijke en governance-gerelateerde ondersteuning van de Raad van Bestuur en de directie van Van Dorp Installaties. Jij richt je op secretariële, organisatorische en operationele ondersteuning en bent zelfstandig verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Van Dorp Foundation.

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen voor 2 van de 4 leden van de Raad van Bestuur
• Voorbereiden, plannen en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en evenementen.
• Signaleren van planningsvraagstukken en afstemming met de Bestuurscoördinator.
• Operationele en secretariële ondersteuning bieden binnen de afdeling Bestuursondersteuning.
• Verzorgen van correspondentie, documentbeheer en administratieve processen.
• Beheren van mailboxen voor de Van Dorp Foundation.
• Verzorgen van agenda, verslaglegging, actielijsten en administratieve opvolging van Foundation-overleggen.
• Ondersteunen bij sponsor- en donatieverzoeken en het administratief verwerken hiervan.
• Verantwoordelijk voor het vervaardigen van het jaarverslag van de Van Dorp Foundation.

Bij Van Dorp geloven we dat goed werkgeverschap verder gaat dan alleen een salaris. Daarom bieden we jou een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden.

Je kunt rekenen op:

• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week.
• Een premievrij pensioen.
• 25 vakantiedagen en 6 ADV-dagen, met de mogelijkheid om extra ADV-dagen bij te kopen.
• Een scholingsfonds voor kinderen van medewerkers.
• Toegang tot ons eigen Van Dorp Ontwikkelhuis met volop opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Daarnaast kom je terecht in een betrokken team waar collegialiteit, werkplezier en ontwikkeling centraal staan.

Wie ben jij?

Jouw plek in de organisatie

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuursondersteuning en rapporteert hiërarchisch en functioneel aan de Bestuurscoördinator. De Bestuurscoördinator is verantwoordelijk voor de inhoudelijke, bestuurlijke en governance-gerelateerd ondersteuning van de Raad van Bestuur en de Directie van Van Dorp Installaties. Tevens. De Bestuursassistent richt zich primair op secretariële, organisatorische en operationele ondersteuning en heeft de Van Dorp Foundation als zelfstandig aandachtsgebied.

Waarom jij?

Omdat jij rust, overzicht en structuur brengt in een dynamische omgeving. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, acties en administratieve processen zorgvuldig worden opgepakt. Je bent energiek, servicegericht, proactief en werkt graag samen. Voor hard werken draai jij je hand niet om, maar binnen de afdeling is werkplezier door goede samenwerking heel belangrijk.

Verder breng je mee:

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal enkele jaren ervaring in een secretariële ondersteuningsfunctie op directie- of bestuursniveau.
• Affiniteit met technische dienstverlening en/of productie.
• Ervaring met complex agendabeheer en mailbox- en timemanagement.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Organisatiesensitiviteit, integriteit en discretie.
• Affiniteit met de maatschappelijke doelstellingen van de Van Dorp Foundation.

Wie is van dorp?

De afdeling Bestuursondersteuning is een nieuw ingerichte afdeling binnen Van Dorp en vormt het centrale aanspreekpunt voor hoogwaardige bestuurlijke ondersteuning. Binnen de afdeling wordt gewerkt vanuit duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en korte lijnen. De afdeling bestaat uit een Bestuurscoördinator en een Bestuursassistent die nauw samenwerken om continuïteit, kwaliteit en professionaliteit van de ondersteuning te waarborgen. De kracht van de afdeling ligt in de combinatie van inhoudelijke bestuurlijke ondersteuning, governance en procesbewaking enerzijds en professionele secretariële en organisatorische ondersteuning anderzijds. Deze rollen vullen elkaar aan en vormen samen een solide basis voor de ondersteuning van bestuur en organisatie.

Word jij onze nieuwe dorpsgenoot?

Geïnteresseerd na het lezen van deze vacature?

Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.