Bestuurs- en Directiesecretaresse

BlueTrail; Utrecht; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een bestuurssecretariaat/secretariële ondersteuner voor twee portefeuillehouders. Je beheert agenda's, bereidt stukken voor en zorgt voor een vlotte interne en externe communicatie.

Je mailbox, vergaderingen en representatieve activiteiten verzorgt en je werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Je draagt bij aan een soepele bedrijfsvoering en continuïteit.

Qualifications

• Ervaring als bestuurssecretariaat/secretariële ondersteuning.
• Kennis van agenda- en mailboxbeheer.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheer van de agenda van twee portefeuillehouders.
• Voorbereiden en coördineren van vergaderstukken en documenten.
• Beheer van de mailbox en snelle, zorgvuldige afhandeling van vragen.
• Ondersteunen bij representatieve activiteiten van het college en bij officiële gelegenheden.

Skills

Agenda management

Secretarial support

Communication skills

Dutch language

Tools

MS Office

Job description

Opdracht

Als bestuurssecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Jij zorgt ervoor dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn, dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie – zowel intern als extern – soepel verloopt. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorgt dat vragen en verzoeken snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig worden ingepland. En je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals bij lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.

Je komt terecht in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat is daarbinnen een hecht subteam van professionele collega’s. Zij bieden secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort. Dat maakt dat er een goede sfeer is waar iedereen zichzelf kan zijn en er ruimte is om het werk naar je eigen hand te zetten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.