Backoffice Makelaardij - NVM Service Office Utrecht

Jobless; Utrecht; On-site; EUR 30,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

34-urige werkweek

25 vakantiedagen

Inwerktraject en opleidingsbudget

8,25% vakantiegeld

Pensioenbijdrage door werkgever

Reiskostenvergoeding 0,25 per km (10–

NS business kaart

Fiets- en/of wandelvergoeding

Job summary

NVM Service Office zoekt een Office Supporter die makelaarskantoren en klanten servicegericht ondersteunt. Je beheert telefoonverkeer, agenda's en mailboxen en voert backoffice taken en administratieve processen nauwkeurig uit.

Je werkt nauw samen binnen een hecht team en levert continue verbeteringen aan de dienstverlening. Een speler die klantgericht werkt en processen efficiënt bewaakt, past goed bij ons team.

Qualifications

• Mbo werk- en denkniveau vereist.
• 0–5 jaar werkervaring gewenst.
• Snel en accuraat typen en klantgericht telefonisch communiceren.
• Goede beheersing van Nederlands in woord en schrift; Engels gesprek mogelijk.

Responsibilities

• 75% Telefonie, agendabeheer, mail en administratieve verwerking.
• 15% Backoffice taken.
• 10% Overleg en dienstverlening optimaliseren.
• Ondersteunen van makelaarskantoren en klanten met duidelijke communicatie.

Skills

Klantgericht telefoneren

Snel accuraat typen

Nederlandse taalvaardigheid

Engels gesprek voeren

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Realworks

Move

Job description

Als Office Supporter bij NVM Service Office ben je verantwoordelijk voor het servicegericht ondersteunen van makelaarskantoren en hun klanten. Je vervult een belangrijke binnendienstfunctie waarbij je de dagelijkse werkzaamheden van de kantoren soepel laat verlopen. Dit varieert van klantvriendelijke telefoongesprekken en het beheren van agenda’s en mailboxen, tot het efficiënt uitvoeren van backoffice taken en administratieve processen. Je zorgt ervoor dat de informatie in de systemen van de opdrachtgevers foutloos wordt verwerkt en dat alle processen tijdig en volgens de richtlijnen worden uitgevoerd. Daarnaast identificeert je verbetermogelijkheden en lever je een actieve bijdrage aan de optimalisatie van de dienstverlening. Je onderhoudt contact met makelaarskantoren en hun klanten, waarborgt heldere communicatie en bouwt duurzame werkrelaties op. Bovendien blijf je voortdurend je kennis en vaardigheden ontwikkelen om de kwaliteit en efficiëntie van je werkzaamheden te garanderen. Dankzij jouw inzet en actieve houding blijft de ondersteuning van makelaarskantoren optimaal en professioneel. Je wordt onderdeel van een hecht team binnen NVM Service Office, waar samenwerking en collegialiteit centraal staan. Samen met je collega’s werk je continu aan het verbeteren van de dienstverlening en krijg je de ruimte om je professioneel verder te ontwikkelen binnen een ondersteunende werkomgeving.

Mocht je vragen hebben over de vacature, neem dan contact op met de teamleider:

Lianne Kok: [e-mail] / 06-19 95 50 70

Requirements

Wat is vereist?

• Mbo werk- en denkniveau
• 0-5 jaar werkervaring
• Je kunt snel en accuraat typen en klantgericht communiceren aan de telefoon
• Goede beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift; Daarnaast kun je Engelstalige telefoongesprekken voeren wanneer nodig.
• Je werkt nauwkeurig, hebt doorzettingsvermogen, bent stressbestendig en klantgericht

Wat krijg je?

• Startsalaris € 2.653 - € 3101 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring en op basis van 40 uur)
• Een 34-urige werkweek (4 dagen)
• 25 vakantiedagen (op basis van 40 uur)
• Uitgebreid inwerktraject en een opleidingsbudget
• 8,25% vakantiegeld
• Pensioenbijdrage betaald door werkgever
• Reiskostenvergoeding à € 0,25 per km (min. 10 km en max. 40 km per enkele reis)
• NS business kaart (kosten openbaar vervoer worden 100% vergoed)
• Fiets- en/of wandelvergoeding (onbeperkt aantal km, € 0,15 per km)

Wat doe je?

75% Telefonie, agendabeheer, mail en administratieve verwerking

15% Backoffice taken

10% Overleg en dienstverlening optimaliseren

Als je het leuk vindt om met mensen in contact te staan, zaken te regelen en je het een uitdaging vindt om prioriteiten te bewaken en onder tijdsdruk te presteren, dan is dit een baan voor jou.

Voorbeeld uit de praktijk

Een geïnteresseerde koper belt om een bezichtiging in te plannen voor een woning, maar alle tijdsloten zijn al volgeboekt. Wat doe je?

Je legt de beller vriendelijk en duidelijk uit dat alle beschikbare kijkmomenten helaas al zijn ingepland. Je biedt direct een alternatief aan, zoals een plek op de reservelijst, mocht er een annulering komen. Als de beller teleurgesteld reageert of aandringt op een uitzondering, blijf je rustig en professioneel. Je herhaalt de situatie en benadrukt dat je graag meedenkt binnen de mogelijkheden. Zo zorg je voor een klantgerichte benadering terwijl je de afspraken zorgvuldig bewaakt.

Werken bij NVM Service Office

Bij NVM Service Office draait alles om het ontzorgen van makelaars en makelaarskantoren. We zorgen ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun werk: het verkopen en taxeren van huizen, terwijl wij hen ondersteunen met flexibele en servicegerichte office support. NVM Service Office is ontstaan vanuit de vraag van NVM Makelaars en biedt praktische hulp bij dagelijkse backofficetaken. Onze office supporters zijn experts in systemen zoals Realworks en Move en helpen met onder andere telefoonbeantwoording, agendabeheer, het plannen van bezichtigingen, het opstellen van koopovereenkomsten, mailboxbeheer, sales support en taxatie support. We leveren altijd maatwerk, met veel flexibiliteit en een klantgerichte aanpak. Wat NVM Service Office echt uniek maakt, is onze persoonlijke werkwijze. We zijn een collega op afstand, maar weten precies wat er speelt. Vanuit kleine, hechte teams verspreidt over het land, ontzorgen we makelaarskantoren en zorgen voor een hoge kwaliteit van dienstverlening. NVM is de grootste branchevereniging voor makelaars in Nederland en wij dragen bij aan het succes van hun dagelijkse werkzaamheden.