Backoffice Assistant

kWh People; Nijmegen; Hybrid; EUR 39,060 - 44,640; Part time

Benefits offered by this job

Bonus bij bedrijfsresultaat

Pensioenregeling

Ontwikkelbudget

Lunch dagelijks

Stoelmassages

Teamuitjes met overnachting

Thuiswerkmogelijkheid

Job summary

kWh People biedt een Backoffice Assistant-functie in Nijmegen, gericht op administratieve vastlegging van afspraken voor zzp’ers en payrollcontracten. Je werkt mee aan compliant documentstromen en ondersteunt consultants, kandidaten en opdrachtgevers.

De rol vraagt HBO-niveau, 3 jaar ervaring en uitstekende Nederlandse taalbeheersing. Je werkt deels flexibel thuis en hebt een prettige, gestructureerde werkstijl met aandacht voor details.

Qualifications

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• 3 jaar ervaring in een administratieve functie binnen de commerciële arbeidsbemiddeling.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook).
• Ervaring met ATS (Otys is een pre).
• Affiniteit met verantwoordelijkheid tonen voor contractadministratie en administratieve processen.

Responsibilities

• Verwerken van nieuwe plaatsingen in administratieve systemen.
• Communicatie rondom opvragen, controleren en verwerken van documenten en persoonsgegevens.
• Opstellen, versturen en beheren van overeenkomsten en contractdocumentatie.
• Bewaken van voortgang van documentstromen en ondertekening door betrokken partijen.
• Controleren of dossiers volledig en compliant zijn.
• Onderhouden van contact met consultants, management, opdrachtgevers en zelfstandige professionals.

Skills

Communicatie

Nederlands

Organisatievermogen

Klantgericht

Nauwkeurigheid

Education

HBO-niveau

Tools

ATS (Otys)

Job description

Als Backoffice Assistant ben je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige administratieve vastlegging van gemaakte afspraken. Dit zijn financiële, juridische en verzekeringstechnische afspraken rondom plaatsingen van zelfstandig professionals (zzp'ers) en plaatsingen via onze contractmanagement partij (payrollconstructie) bij opdrachtgevers. Na de gunning, als een kandidaat mag starten bij een opdrachtgever, zorg jij ervoor dat alle benodigde documenten, gegevens en overeenkomsten compleet zijn en opgeslagen worden. Dit gebeurt volgens geldende regelgeving en de SNA-standaard. Samen met de Backoffice Manager ben je de laatste cruciale schakel in de samenwerking tussen kandidaten, opdrachtgevers en de consultants én zorg je voor compliancy.

Jij bent verantwoordelijk voor:

• Verwerken van nieuwe plaatsingen in de administratieve systemen
• Alle communicatie rondom het opvragen, controleren en verwerken van benodigde documenten en persoonsgegevens
• Opstellen, versturen en beheren van overeenkomsten van opdracht, contracten en overige relevante documentatie
• Bewaken van de voortgang van documentstromen en zorgen voor tijdige ondertekening door alle betrokken partijen
• Controleren of dossiers volledig en compliant zijn
• Onderhouden van contact met collega consultants en management, opdrachtgevers en zelfstandig professionals. Jij overziet dit hele proces
• Naleven van interne procedures en relevante wet -en regelgeving
• Signaleren en opvolgen van ontbrekende informatie of documenten en het verlopen van contracten en looptijden
• Beheren en archiveren van digitale dossiers conform SNA-standaarden
• Verwerken van wijzigingen, verlengingen en beëindigingen van opdrachten
• Meedenken over verbeteringen van administratieve processen en het standaardiseren van documenten en communicatie

Wat neem je mee?

De ideale kandidaat heeft ervaring in de commerciële arbeidsbemiddeling en werkt vanuit zijn/haar kracht als hij/zij verantwoordelijk is voor overeenkomsten en contracten. Werkt gestructureerd, nauwkeurig en vindt het prettig om meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren. Communiceert gemakkelijk met verschillende partijen en ziet het belang van deze communicatie. Woont bij voorkeur in of rondom Nijmegen. Laat zich niet snel uit het veld slaan wanneer het niet gaat zoals we willen. Dankzij jouw zorgvuldigheid en dienstverlenende instelling kunnen zelfstandig professionals compliant en zonder administratieve belemmeringen aan hun opdracht beginnen en weten opdrachtgevers dat alles goed geregeld is.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• 3 jaar ervaring in een administratieve functie binnen de commerciële arbeidsbemiddeling
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook)
• Ervaring met ATS (ervaring met Otys is een pre)
• Affiniteit met verantwoordelijkheid tonen voor de contractadministratie en administratieve processen
• Contract van 24 - 32 uur per week
• Salaris tussen € 3.500 en 4.000 per maand (afhankelijk van ervaring)
• Bonus bij positief bedrijfsresultaat
• Collectieve pensioenregeling en persoonlijk ontwikkelbudget
• Dagelijks verzorgde lunch
• Stoelmassages en gezellige borrels
• Jaarlijks teamuitje met overnachting
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken

Waar ga je werken?

kWh People bestaat sinds 2008 en is gespecialiseerd in recruitment, talentscouting, executive search, projectsupport en interim-opdrachten voor functies op hbo- en wo-niveau binnen de energiesector. Wij hebben een landelijk netwerk van professionals en werken voor utilities, overheden, consultancy- en ingenieursbureaus, grootverbruikers en organisaties actief in de duurzame energie. kWh People heeft een grote naamsbekendheid en hoge waardering in de sector.

We zitten in een prachtig kantoor met uitzicht over de Waal, aan de rand van het centrum van Nijmegen en op loopafstand van het stadscentrum en het station. In een leuk team van gedreven en betrokken collega’s werken wij dagelijks aan uiteenlopende en uitdagende vraagstukken; geen enkele opdracht is hetzelfde. Maar er is meer dan werk alleen. Bij ons heerst een informele sfeer en we hebben elke dag een gezamenlijke lunch. Daarnaast worden er regelmatig uitjes georganiseerd en duiken we af en toe na het werk een restaurant of kroeg in. Kortom: gezelligheid is voor ons net zo belangrijk als succes!