Assistant / Graduate School officer

LUMC; Leiden; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantiegeld

Fietsregeling

Sportbudget

Thuiswerkvergoeding

Uitstekende reiskostenregeling

ABP pensioenfonds

Job summary

LUMC zoekt een Graduate School officer die promovendis en hun begeleiders ondersteunt bij het promotieproces. Je beheert administratieve processen en werkt aan verbeteringen van werkprocessen en beleid in een klein team.

Je belangrijkste taken omvatten beantwoording van vragen, ondersteuning bij beoordelingen en het opstellen van rapportages. Daarnaast vorm je een steun voor het hoofd Graduate School en de decaan bij promotietrajecten.

Qualifications

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden.
• Bij voorkeur kennis van processen rondom het promotiereglement.

Responsibilities

• Beantwoorden van vragen van promovendi en hun begeleiders en organiseren van spreekuren.
• Ondersteunen bij de beoordeling van supervisieplannen, portfolios en commissies.
• Uitwerken van rapportages op basis van gegevens uit de Graduate School Module en interpreteren van de resultaten.
• Ondersteunen bij de ontwikkeling en implementatie van nieuw beleid en het aanpassen van werkprocessen.

Skills

Taalvaardigheid Nederlands/Engels

Digitale vaardigheden

Kennis promotiereglement (bij voorkeur

Job description

Je hebt nog 14 dag(en) om te solliciteren

Ondersteun jonge wetenschappers bij een belangrijke stap in hun academische carrière. Als graduate school officer bij het LUMC begeleid je internationale promovendi en hun begeleiders tijdens het promotieproces. In een klein team werk je aan uiteenlopende administratieve en organisatorische processen voor maar liefst 1700 promovendi. Daarbij krijg je de ruimte om het volledige promotieproces te leren kennen en bij te dragen aan de verbetering van werkprocessen en beleid.

Deel deze pagina

De administratieve begeleiding van (internationale) promovendi en hun begeleiders staat centraal in deze functie. Samen met een klein team help je hen zo goed mogelijk bij het doorlopen van het promotieproces. Het team is verantwoordelijk voor de administratieve begeleiding en het beantwoorden van vragen. Het contact met promovendi en hun begeleiders verloopt persoonlijk, telefonisch, via videogesprekken en per e-mail.

Je belangrijkste taken zijn:

• Beantwoorden van vragen van promovendi en hun begeleiders en organiseren van spreekuren waarin uiteenlopende vragen gesteld kunnen worden.
• Ondersteunen bij de beoordeling van supervisieplannen, portfolio's en promotie- en oppositiecommissies.
• Uitwerken van rapportages op basis van gegevens uit de Graduate School Module en interpreteren van de resultaten.
• Ondersteunen bij de ontwikkeling en implementatie van nieuw beleid en het aanpassen van werkprocessen.

Binnen een jaar leer je het volledige administratieve proces kennen. Daarnaast ben je een belangrijke steunpilaar voor het hoofd van de Graduate School en de decaan bij het zicht houden op promotietrajecten. Daarmee vervul je een cruciale functie voor het primaire proces en draag je bij aan de continuïteit ervan.

Waar ga je werken?

De Graduate School is een belangrijk onderdeel van het team Research beleid binnen het directoraat Onderzoek & Valorisatie en bepaalt het beleid en administratie van de opleiding van 1700 jonge LUMC wetenschappers die werken aan hun proefschrift. Binnen de Graduate School is het Office verantwoordelijk voor de informatievoorziening, administratieve en organisatorische processen, naleving van het promotiereglement van de Universiteit Leiden en het inventariseren van het onderwijsaanbod voor promovendi. Het Office is dus de plek waar allerlei administratieve en organisatorische processen bij elkaar komen, en is daarmee goed gepositioneerd om de jonge onderzoekers in het LUMC te helpen bij een goede start van hun carrière.

Wat neem je mee?

Een doortastende werkhouding en het vermogen om ook bij werkdruk het overzicht te behouden zijn belangrijk in deze functie. Daarbij communiceer je duidelijk en breng je informatie helder over. Nauwkeurig en gestroomlijnd werken gaat je goed af en veranderingen in procedures pak je snel op. Zelfstandig werken aan de taken die het team onderling verdeelt, combineer je met een prettige samenwerking binnen een klein team. Ook vind je het leuk om (internationale) promovendi en promotoren zo goed mogelijk te helpen bij hun vragen en het doorlopen van het promotieproces.

Daarnaast beschik je over:

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden.
• Bij voorkeur kennis van processen rondom het promotiereglement.

Wat bieden we jou?

Door gezondheid gedreven; dat is onze missie. Dit geldt uiteraard niet alleen voor onze patiënten maar ook voor onze medewerkers. We streven naar een veilige, inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin talentontwikkeling en verbindend leiderschap centraal staan. Om te kunnen blijven leren en ontwikkelen bieden wij interne opleidingen en bijscholing aan. Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld, fietsregeling, sportbudget, thuiswerkvergoeding en een uitstekende reiskostenregeling voor woon-werkverkeer. Ook ben je als medewerker van het LUMC aangesloten bij het ABP pensioenfonds. Dit betekent dat maar liefst 70% van je pensioenpremie betaald wordt door het LUMC en je daardoor netto meer salaris over houdt. Wel zo fijn!

Als academisch medisch centrum streeft het LUMC naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Wij zetten ons in voor de hoogste kwaliteit op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en (internationaal) onderzoek, waarbij diverse perspectieven van cruciaal belang zijn. Duurzaamheid staat bij ons ook hoog in het vaandel: we zetten ons in voor een gezonde toekomst, niet alleen voor mensen, maar ook voor de planeet. In lijn met deze waarden willen we een creatieve en inspirerende werkplek zijn, waar het voor ons van essentieel belang is dat iedereen zich thuis, veilig en erkend voelt. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond. Samen werken wij aan een duurzame en inclusieve toekomst, zowel voor de mensen om ons heen als voor de wereld waarin we leven. Samen zijn wij LUMC.

Meer informatie

• Als gedreven graduate school officer bedraagt je salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182,- bruto per maand (schaal 7, CAO UMC). Deze bedragen zijn op basis van een fulltime dienstverband.
• Per 1 mei 2027 geldt een loonsverhoging van 3,5%.
• Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband.
• De sollicitatieprocedure omvat verschillende fasen. Meer informatie over het verdere verloop van de procedure ontvang je tijdens het sollicitatieproces.
• Deze vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Conform het LUMC-beleid hebben interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang in de procedure.

Miriam Kantebeen, assistent / Graduate School officer, Directoraat Onderzoek & Valorisatie