Ambtelijk secretaris

VNG International; Den Haag; Hybrid; EUR 64,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget (16,5%)

Reiskostenvergoeding NS Businesscard

ABP-pensioen

Job summary

VNG is op zoek naar een Ambtelijk Secretaris die het bestuur ondersteunt en bijdraagt aan een professioneel, warm netwerk. Je detacheert naar de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) en werkt in een hecht bureau van vier collega’s met direct zicht op besluiten en financiën.

Je ontvangt een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband en een salaris tot €5.535,40 bruto per maand bij een 36-urige werkweek, schaal 10.

Qualifications

• Minimaal mbo+- of hbo-werk- en denk niveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als ambtelijk secretaris, bestuurssecretaris, managementassistent, verenigingsmanager of in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende rol.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming, vergaderprocessen en governance vraagstukken.
• Ervaring met het opstellen van notities, verslagen en bestuurlijke stukken.
• Affiniteit met financiën, begrotingen en administratieve processen.
• Bij voorkeur ervaring binnen de publieke sector, een gemeentelijke omgeving of een ledenvereniging.

Responsibilities

• Bestuursondersteuning: vergaderingen voorbereiden en organiseren; benoemingen coördineren.
• Notities: schrijven van stukken richting bestuur.
• ALV & verslaglegging: statuten, Jaarverslag, jaarrekening, acties bewaken.
• Commissies: afstemming, overleg, advisering richting VNG.
• Kringen: afstemmen, inventariseren, overzichten bijhouden.
• Financiën: begroting, facturatie, jaarrekening, contact met administrateurs/accountant.
• Organisatie rondom Buddy’s: lijsten bijhouden.

Skills

Organisatie

Verbinding

Communicatie

Financieel inzicht

Notuleren

Governance

Education

MBO/HBO-niveau

Tools

MS Office

Excel

Job description

Ben jij iemand die graag het hart van een vereniging laat kloppen? Vind je het fijn om structuur te brengen, mensen te verbinden en te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit jouw kans.

De Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) is een vereniging die draait op verbinding: tussen gemeenten, tussen collega’s en tussen ervaring en vernieuwing. Als Ambtelijk Secretaris ben jij degene die ervoor zorgt dat dit netwerk stevig, professioneel en warm blijft functioneren. Je ondersteunt het bestuur en de vereniging bij uiteenlopende organisatorische, bestuurlijke en inhoudelijke vraagstukken. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor heldere stukken en verslaglegging en bewaakt dat gemaakte afspraken en acties worden opgevolgd.

Daarnaast onderhoud je contact met commissievoorzitters, regionale kringen en andere betrokkenen. Je brengt signalen en adviezen samen, stemt af met de juiste partijen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Ook houd je zicht op belangrijke formele en financiële zaken, zoals statuten, jaarstukken, facturen en het contact met de accountant. Zo zorg je voor overzicht, structuur en een goede ondersteuning van het bestuur en de vereniging.

Je hebt onder andere de volgende werkzaamheden:

• Bestuursondersteuning: vergaderingen voorbereiden en organiseren; benoemingen coördineren.
• Notities: schrijven van stukken richting bestuur.
• ALV & verslaglegging: statuten, Jaarverslag, jaarrekening, acties bewaken.
• Commissies: afstemming, overleg, advisering richting VNG.
• Kringen: afstemmen, inventariseren, overzichten bijhouden.
• Financiën: begroting, facturatie, jaarrekening, contact met administrateurs/accountant.
• Organisatie rondom Buddy’s: lijsten bijhouden.

Waar maak je deel van uit?

Je komt in dienst bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), maar wordt gedetacheerd naar de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS), hét netwerk van gemeentesecretarissen in Nederland. De VGS is een zelfstandige vereniging, waarbij een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering, zoals het werkgeverschap, zijn ondergebracht bij de VNG.

Je wordt onderdeel van een klein en hecht team met drie andere collega’s op het VGS-bureau. Daarnaast werk je samen met het dagelijks bestuur (7 gemeentesecretarissen) en het algemeen bestuur (16 gemeentesecretarissen). De lijnen zijn kort, de sfeer is warm en collegiaal en jouw bijdrage is direct zichtbaar binnen het netwerk. Het is een omgeving waarin samenwerken, betrokkenheid en professionaliteit centraal staan. Op dinsdag werken we regelmatig samen op kantoor.

Binnen het bureau heeft de directeur, Esther Sommers, de dagelijkse leiding. Zij bewaakt de koers, stuurt het team aan en zorgt voor een goede, prettige samenwerking. Als Ambtelijk Secretaris stem je regelmatig met haar af over lopende zaken en prioriteiten, zodat het bureau soepel functioneert en jij jouw werk met helderheid en focus kunt doen.

Wat bieden we jou?

Je krijgt een contract vooreen jaar,metuitzicht op een vast dienstverband. Jouw salaris bedraagt maximaal € 5535,40bruto per maand bij een 36-urige werkweek (inschaling vindt plaats volgens cao rijk schaal10). Daarnaast is de inschaling afhankelijk van opleiding en werkervaring met daarbij mogelijk plaatsing in een aanloopschaal. Je krijgt een individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,5% van jouw salaris en is opgebouwd uit het vakantiegeld van 8% en de eindejaarsuitkering van 8,5%. Je kunt zelf kiezen hoe je het IKB inzet. Bijvoorbeeld voor een fiets, sport of extra verlof. Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding met NS Businesscard én een uitstekende pensioenopbouw bij ABP waarvan de werkgever 70% betaalt.

Je geeft zelf sturing aan je carrière. Wij ondersteunen jou daarin met de benodigde faciliteiten om te leren en jezelf te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof.

Wat neem je mee?

Je beweegt je gemakkelijk in een bestuurlijke omgeving en krijgt energie van organiseren, helder communiceren en het verbinden van mensen. Je werkt zorgvuldig, gestructureerd en zelfstandig en weet goed overzicht te houden. Je hebt gevoel voor cijfers en administratieve processen en schakelt soepel tussen strategisch meedenken en praktisch uitvoeren. Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je helder en professioneel. Daarnaast ben je verbindend, betrokken en integer en draag je graag bij aan een vereniging die draait op vertrouwen en professionaliteit.

Verder herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt mbo+-of hbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als ambtelijk secretaris, bestuurssecretaris, managementassistent, verenigingsmanager of in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende rol.
• Je hebt ervaring met bestuurlijke besluitvorming, vergaderprocessen en governance vraagstukken.
• Je hebt ervaring met het opstellen van notities, verslagen en bestuurlijke stukken.
• Je hebt affiniteit met financiën, begrotingen en administratieve processen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen de publieke sector, een gemeentelijke omgeving of een ledenvereniging.

Bij de VNG hechten we waarde aan het vergroten van diversiteit binnen de organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht en handelingsperspectieven, zodat we optimaal aansluiten bij de behoeften van onze leden, de gemeenten. Ook als je jezelf niet 100% herkent in de gevraagde kenmerken van de functie, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Jouw persoonlijke ervaringen en/of levensverhaal kunnen behulpzaam zijn om buiten de kaders te denken.

Waar kom je te werken

Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken we vanuit de omkeringsgedachte. Voor ons zijn gemeenten de eerste overheid, omdat zij het dichtst bij de inwoner staan. Daarom helpen we gemeenten een stap naar voren te zetten, zodat ze hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Omdat we 342 gemeenten ondersteunen en zij ook onze agenda bepalen, maken we landelijk het verschil.

Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Esther Sommers, directeur VGS bureau: 06-81 17 13 42 of [e-mail]: