Afdelingsmanager/-secretaris Architectuur

Delft University of Technology (TU Delft); Delft; On-site; EUR 68,000 - 88,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris CAO Nederlandse Universiteiten

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Aantrekkelijke pensioenregeling ABP

Individueel arbeidsvoorwaardenpakket

Korting bij zorgverzekeraars

Flexibele werkweek

232 verlofuren per jaar

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkle

Ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbet

Job summary

TU Delft zoekt een afdelingsmanager/-secretaris die als rechterhand van de afdelingsvoorzitter zorgt voor efficiënte bedrijfsvoering en een responsieve steun aan bestuur en wetenschap.

Je geeft leiding aan zeven managementassistenten, stuurt budgetten aan, adviseert over projecten en bewaakt de HR-processen. Je vervult een brugfunctie tussen dagelijkse praktijk en beleid op faculteits- en universitair niveau.

Qualifications

• Academisch werk- en denkniveau en ervaring met bedrijfsvoering, beleid en bestuur.
• Affiniteit met financiën en interne communicatie toepassen.
• Verbindende schakel tussen onderwerpen, belangen en organisatieniveaus.
• Ervaring met leidinggeven en medewerkers richting en ruimte geven.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Coördineren van de bedrijfsvoering van de afdeling, incl. begroting en financieel toezicht.
• Leiding geven aan het secretariaat en richting geven aan prioriteiten.
• HR-processen coördineren en adviseren over projecten op afdelingsniveau.
• Beleid, afspraken en processen bewaken en de beleids- en bestuurscyclus faciliteren.

Skills

Academisch niveau

Bedrijfsvoering

Beleid

Bestuur

Financiën

Interne communicatie

Verbindend vermogen

Job description

Wil jij een centrale rol spelen binnen het hart van een toonaangevende academische afdeling? Als afdelingsmanager/-secretaris combineer je bedrijfsvoering, bestuur en leidinggeven in een dynamische en creatieve omgeving.

Functieomschrijving

Als afdelingsmanager/-secretaris ben je de rechterhand en het klankbord van de afdelingsvoorzitter. Je zorgt dat de bedrijfsvoering van de afdeling efficiënt en effectief verloopt en geeft leiding aan het secretariaat. Tegelijkertijd ben je een belangrijke gesprekspartner voor wetenschappers, ondersteuners en bestuur. Zo verbind je dagelijkse praktijk met beleid en strategie.

Je geeft leiding aan het secretariaat, bestaande uit zeven managementassistenten. Je geeft richting, stelt prioriteiten en maakt keuzes wanneer dat nodig is. Tegelijkertijd geef je het team de ruimte om werkzaamheden gezamenlijk in te vullen en stimuleer je eigenaarschap en samenwerking.

Daarnaast coördineer je de bedrijfsvoering van de afdeling. Je stelt de afdelingsbegroting op, bewaakt het financiële resultaat en adviseert wetenschappers bij het aanvragen van projecten. Ook coördineer je HR-processen en draag je bij aan een werkomgeving waarin medewerkers zich thuis voelen. Voor afdelingsbrede communicatie, zoals informatiemails, nieuwsbrieven en de website, neem je de regie. Je bent bovendien een belangrijke vraagbaak voor uiteenlopende onderwerpen.

Als secretaris bereid je vergaderingen en strategische overleggen voor. Je zorgt voor heldere agenda’s en voorstellen en adviseert gevraagd en ongevraagd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je faciliteert de beleids- en bestuurscyclus van de afdeling en bewaakt afspraken, beleid en processen. Ook neem je de regie over verschillende projecten en initiatieven binnen de afdeling en op facultair niveau.

Je werkt nauw samen met collega’s van onder meer HR en Finance. Zij adviseren en ondersteunen je bij hun expertise. Samen zorgen jullie ervoor dat de afdeling haar doelen kan realiseren en wetenschappers en andere medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken.

Functie-eisen

• Je hebt academisch werk- en denkniveau en ervaring met bedrijfsvoering, beleid en bestuur.
• Je hebt affiniteit met financiën en interne communicatie en weet deze kennis praktisch toe te passen.
• Je bent een verbinder die makkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen, belangen en organisatieniveaus.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet in een complexe organisatie voortgang en draagvlak te creëren.
• Je bent een overtuigende en resultaatgerichte adviseur, met oog voor de mens en verschillende perspectieven.
• Je hebt ervaring met leidinggeven en weet medewerkers duidelijk richting en ruimte te geven.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Bouwkunde

De faculteit Bouwkunde heeft wereldwijd een leidende rol in onderwijs en onderzoek. De drijvende kracht achter het succes van de faculteit is het robuuste onderzoeksprofiel in combinatie met de energie en creativiteit van de studenten en de academische gemeenschap. Het is een bruisende plek waar ruim vierduizend mensen vol passie en energie studeren, werken, ontwerpen, onderzoek doen en kennis vergaren en verspreiden. Onze faculteit heeft een sterke focus op ‘ontwerpgericht onderzoek' dat al enkele jaren wordt erkend en bekroond, met als resultaat een toppositie op de wereldranglijsten. Medewerkers en studenten werken aan de verbetering van de gebouwde omgeving met behulp van een breed scala aan disciplines, waaronder architectonisch ontwerp, stedenbouw, bouwtechnologie, sociale wetenschappen, procesmanagement en geo-informatiewetenschappen. De faculteit werkt nauw samen met andere faculteiten, universiteiten, private partijen en de publieke sector en heeft een uitgebreid netwerk, zowel in Nederland als internationaal.

Klik hier om naar de website van faculteit Bouwkunde te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 12 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €5.705 en een maximum van €7.297 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de functie en selectieprocedure kun je terecht bij Sofie Hennekens, HR adviseur, via e-mail: [e-mail].

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’.Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.