Adviseur Inkoop en Contractmanagement

Openbare Scholengroep Schiedam; Vlaardingen; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

0,8–1,0 fte

Salarisschaal 10/11 cao VO

Opleidingsmogelijkheden

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Job summary

Openbare Scholengroep Schiedam zoekt een ervaren inkoper/contractmanager die medewerkers ondersteunt bij de inkoopwerkwijze en samenwerkingsprocessen verbetert.

Je begeleidt Europese aanbestedingen, contractbeheer en spendanalyse met focus op structuur en tijdige evaluaties.

Je werkt op het bestuursbureau Financiën, Inkoop en Controle en hebt ruimte voor opleiding en professionele ontwikkeling.

Qualifications

• Goede onderhandelings- en communicatieve vaardigheden.
• Inzicht in inkopen en contractmanagement.
• Vloeiend kunnen schakelen tussen afdelingen en processen.

Responsibilities

• Ondersteunen van collega's bij de afgesproken inkoopwerkwijze en verantwoordelijkheidsverdeling.
• Begeleiden van inkooptrajecten vanaf behoefte tot en met contractafsluiting.
• Ondersteunen van contractbeoordeling en vastleggen van afspraken.

Skills

Communicatie

Analytisch inzicht

Procesmatige aanpak

Inkoop en contractmanagement

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Binnen OSVS hebben we de basis gelegd voor professioneel inkopen. We werken met een hybride inkoopwerkwijze, hebben op onze scholen bestellers aangewezen en gebruiken een digitaal systeem voor bestellingen en contractbeheer. De volgende stap is om dezewerkwijze verder te verbeteren en stevig te verankeren in de organisatie.

Wat ga je doen

Je helpt collega's om binnen de afgesproken inkoopwerkwijze hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Je legt uit welke route zij moeten volgen, denkt mee over praktische oplossingen en spreekt hen constructief aan wanneer afspraken niet worden nageleefd.

Inkoop en contractering

Bij grotere of complexere inkopen begeleid je scholen en afdelingen vanaf de inkoopbehoefte tot en met het afsluiten van de overeenkomst. Je helpt bij het formuleren van de behoefte, het bepalen van de juiste inkooproute, het benaderen en beoordelen van leveranciersen het vastleggen van afspraken. We verwachten gemiddeld ongeveer twee Europese aanbestedingen per jaar. Afhankelijk van je kennis en ervaring begeleid je deze zelfstandig of samen met een extern gespecialiseerd inkoopbureau.

Contractbeheer

Je ondersteunt contracteigenaren bij het beoordelen van offertes en overeenkomsten. Je kijkt kritisch naar voorwaarden, looptijden, verplichtingen en andere afspraken en signaleert onduidelijkheden, risico's of voor OSVS ongunstige bepalingen. Samen met decontracteigenaar bepaal je wat nodig is voordat een overeenkomst wordt gesloten. Na het afsluiten van een contract zorg je er samen met de contracteigenaar voor dat de contractgegevens volledig en actueel zijn. Je bewaakt looptijden en belangrijke momenten, zodat tijdig wordt gehandeld bij evaluatie, verlenging, beëindiging of een nieuweinkoopprocedure. De contracteigenaar blijft inhoudelijk verantwoordelijk; jij zorgt voor structuur, overzicht en begeleiding.

Analyse en planning

Je analyseert periodiek onze inkoopgegevens en stelt onder andere de inkoopscan en spendanalyse op aan de hand van de inkooppakketten van PIANOo. Daarmee maak je kansen, risico's en aandachtspunten zichtbaar, zoals versnippering over leveranciers, mogelijkeaanbestedingsverplichtingen, ontbrekende contracten en mogelijkheden om inkopen organisatiebreed te bundelen. Ook breng je in beeld welke inkooptrajecten eraan komen en waarop OSVS tijdig moet anticiperen.

Wie zoeken wij

Je combineert kennis van inkoop en contractmanagement met het vermogen om collega's mee te nemen in processen en werkwijzen. Je kunt uitleggen waarom afspraken nodig zijn, helpt collega's om daarnaar te handelen en bent duidelijk wanneer dat niet gebeurt. Omdatje binnen OSVS de inkoopfunctie grotendeels zelfstandig vervult, zoeken we iemand met relevante ervaring. Je hoeft niet op ieders onderdeel specialist te zijn.

Je brengt het volgende mee

• hbo-werk- en -denkniveau;
• relevante ervaring met inkoop en/of contractmanagement;
• ervaring met het zelfstandig organiseren en begeleiden van inkooptrajecten;
• sterke communicatieve vaardigheden en het meenemen collega’s in nieuwe processen en werkwijzen;
• een zorgvuldige, gestructureerde werkwijze en goed overzicht;
• analytisch inzicht om inkoopgegevens te vertalen naar concrete aandachtspunten;
• een praktische instelling en de durf om collega’s op een constructieve manier aan te spreken.

Kennis van Europese aanbestedingswetgeving en andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkoop is een pré, maar geen vereiste. Belangrijker is dat je ervaring hebt met inkoopprocessen, nieuwe materie snel eigen maakt en weet wanneer specialistischekennis nodig is.

Jouw plek binnen OSVS

Je werkt op het bestuursbureau binnen de afdeling Financiën, Inkoop en Controle en valt rechtstreeks onder de Manager Financiën, Inkoop en Controle. Je werkt organisatiebreed samen met bestellers, contracteigenaren, medewerkers van het bestuursbureau en dedirecties van onze scholen.

Over OSVS

Openbare Scholengroep Vlaardingen Schiedam verzorgt openbaar voortgezet onderwijs op acht scholen in Vlaardingen en Schiedam. Vanuit het bestuursbureau ondersteunen wij onze scholen onder andere op het gebied van financiën, HR, ICT, huisvesting en communicatie. De afdeling Financiën, Inkoop en Controle ondersteunt de scholen en het bestuur bij een gezonde, transparante en toekomstbestendige bedrijfsvoering. We zorgen voor een betrouwbare administratie, heldere managementinformatie en professionele processen.

Wat bieden wij

Je krijgt een afwisselende functie met veel contact binnen onze scholen en het bestuursbureau, waarin je zichtbaar kunt bijdragen aan de verdere professionalisering van inkoop binnen OSVS.

• een dienstverband van 0,8 tot 1,0 fte;
• inschaling in schaal 10 of 11 van de cao voortgezet onderwijs, afhankelijk van je kennis, ervaring en de zelfstandigheid en expertise die je meebrengt;
• ruimte om je vakgebied verder vorm te geven;
• ruimte voor opleiding en professionele ontwikkeling;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao voortgezet onderwijs.